Workshop Rensa: disrupties de baas met scenarioplanning

Kun je disrupties als een pandemie, een handelsoorlog of een grondstoffentekort zien aankomen? En kun je er met je supply chain ook op anticiperen, zodat je er als bedrijf concurrentievoordeel uit kunt halen? Ja, dat kan, bleek tijdens een workshop ‘Scenarioplanning & Backcasting’ voor supply chain-directeuren bij technische groothandel Rensa Family Company.

Door Harm Beerens

Het door Supply Chain Media georganiseerde event werd gehouden op het hoofdkantoor van Rensa in Didam. Aan de internationaal toeleverancier voor de installatiesector is een workshop over scenarioplanning wel besteed, zegt CEO Henk-Jan Wegman tijdens zijn welkomstwoord. ‘We zijn een innovatief bedrijf dat erg hard groeit; in vijf jaar tijd is onze omzet verdubbeld. Er zijn verschillende trends waar we als bedrijf actief op inspelen, zoals zonnepanelen en warmtepompen, maar waarvan we nooit precies weten hoe hard ze gaan lopen. Als we daar met scenarioplanning meer grip op krijgen, zou dat ons erg helpen.’

Als voorbeeld noemt hij het distributiecentrum (dc) in Doetinchem waar het bedrijf zijn warmtepompen op voorraad houdt en dat de afgelopen jaren al meermaals uit zijn jasje is gegroeid. ‘Het ging zo hard, telkens als we klaar waren met de verbouwing moesten we alweer opnieuw uitbreiden. Bij het bouwen van een nieuw dc zou je eigenlijk vijf of tien jaar vooruit willen kijken en daar dan de capaciteit op afstemmen, anders blijf je telkens pleisters plakken.’

Visualiseer oorzaak en gevolg

Na de presentatie van Wegman en een rondleiding door het centrale dc van waaruit Rensa zijn dochterbedrijven bedient, is het tijd voor de workshop. Deze wordt geleid door Martijn Lofvers, chief trendwatcher bij Supply Chain Media. Bij scenarioplanning breng je in kaart welke ontwikkelingen er op je afkomen en wat de effecten zijn voor je bedrijf. Hoe doe je dat? Lofvers’ tip is zaken te visualiseren en met pijltjes de oorzaak- en gevolgrelaties aan te geven.

Als voorbeeld laat hij een plaat zien waarin corona, de oorlog in Oekraïne en de CSRD-wetgeving als stenen in een vijver tot allerlei ripple effects leiden. Als gevolg van Covid en de lockdowns ontstonden er grondstoftekorten en stegen de prijzen, door de oorlog in Oekraïne ging de gasprijs omhoog en door CSRD zullen bedrijven extra kosten moeten maken. Dat leidt dan weer tot inflatie en ook bullwhip-effecten. ‘Om ergens op te kunnen anticiperen, moet je snappen waar iets vandaan komt en waar het toe gaat leiden’, aldus Lofvers.

Bedenk doemscenario

Dan is het tijd voor de aanwezige supply chain-directeuren om zelf aan de slag te gaan met scenarioplanning. De opdracht luidt: bedenk een nieuwsfeit dat het einde van jouw bedrijf inluidt. Is dit een totale handelsboycot tussen Europa en China, een nieuwe pandemie of een concurrent die jouw hele markt overneemt?

In groepjes wordt er gediscussieerd over de mogelijke doemscenario’s. ‘Wat voor ons funest zou zijn, is als er iets gebeurt met de koffieplantages waardoor er geen koffie meer kan worden verbouwd’, zegt directeur Linda van de Maat van Etna Coffee Technologies. ‘Voor ons zou het rampzalig zijn als het Europees Geneesmiddelenbureau EMA één van onze medicijnen afkeurt’, vult Yoeri Sanstra van biotechbedrijf Pharming aan.

Oppassen voor bijeffecten

Wat scenarioplanning complex maakt, is dat je ook de indirecte gevolgen van een ontwikkeling wilt voorspellen. Want ook die onverwachte bijeffecten kunnen voor een individueel bedrijf grote impact hebben, stelt Lofvers. ‘Een voorbeeld is de campinggroothandel die door de oorlog in Oekraïne geen voortenten meer geleverd kreeg. Waarom niet? Omdat de leveranciers in Oost-Europa waren overgestapt op kogelvrije vesten voor Oekraïne.’

Een soortgelijke ervaring had Rensa tijdens de coronapandemie, meldt logistiek directeur Job Schouten, die ook meedoet met de workshop. ‘Wij hadden tijdelijk een groot probleem met het karton voor onze verpakkingen. Niet omdat er opeens minder karton werd geproduceerd, maar omdat tijdens de lockdowns iedereen online ging shoppen. Al het karton ging toen naar de Wehkamps van deze wereld die het nodig hadden om aan de enorme vraag te voldoen.’

CO2-neutraal in 2030

De laatste oefening van de middag gaat over backcasting. Hierbij bepaal je waar je als bedrijf over vijf of tien jaar wilt staan en ga je ‘terugrekenen’ wanneer je welke stappen moet zetten om daar te komen. Veel bedrijven doen dit wel voor één of twee jaar vooruit, maar niet voor de langere termijn. Dit is een manier van denken die ook Rensa steeds meer toepast, zegt Schouten. Als voorbeeld noemt hij Rensa’s ambitie om in 2030 een CO₂-neutraal bedrijf te zijn. ‘Dit betekent onder andere dat de vrachtauto’s die je de komende tijd aanschaft elektrisch moeten zijn en dat je daarvoor dus ook nu al de voorbereidingen rondom bijvoorbeeld laadpalen moet treffen.’

Na afloop kijken de directeuren terug op een leerzame middag. ‘Ik vond het vooral interessant om te zien hoe je macro-economische trends en bedrijfsspecifieke ontwikkelingen met elkaar in verband leert brengen’, vertelt Frank van der Weide van Tegelgroep Nederland tijdens het evaluatierondje. ‘Deze workshop was absoluut nuttig, al blijft het lastig te bedenken wat er in de toekomst allemaal zou kunnen gebeuren’, aldus Pieter-Jelle van Dijk van Ricoh Europe. Om hierbij te helpen, heeft Martijn Lofvers tot slot nog een mooie tip: lees boeken. ‘Er zijn de afgelopen 25 jaar tal van interessante boeken over dit onderwerp verschenen, zoals recent nog Imaginable van Jane McGonigal en The Upside of Uncertainty van Nathan Furr.’