Zwakste of sterkste schakel?

De mensen op de werkvloer kunnen een voorraadstrategie maken of breken. Zij maken er een succes van, maar als je ze niet meeneemt in je plannen, kunnen ze ook flink dwarsliggen. Ik zag daar laatst een frappant voorbeeld van bij een bedrijf dat de non-foodschappen op tankstations bevoorraadt. De supply chain-afdeling had een perfect algoritme gemaakt waarmee per winkelschap de optimale mix van producten kon worden berekend. De tankstations werden hierin helemaal ontzorgd; de spullen werden automatisch geleverd en het personeel hoefde deze alleen maar in de schappen te zetten.

Goed geregeld, zou je zeggen. Gas erop. Maar dat pakte anders uit. Na een tijdje bleek namelijk dat de mensen in de tankstations heel andere producten in de schappen zetten. De mix die ze maakten, week significant af van wat de supply chain-specialisten hadden bedacht en daarmee bleef ook de omzet achter. De mensen op de tankstations werkten er al lang en hadden in de loop der jaren zo hun eigen mening gevormd over welke producten er in het betreffende hoekje ‘behoorden’ te staan.

Het lijkt misschien een onbenullig voorbeeld, maar ik denk dat iets soortgelijks zich op heel veel plekken voordoet. Op directieniveau wordt iets nieuws bedacht, een nieuwe koers bepaald, en op operationeel niveau blijven mensen doen wat ze altijd al deden. Om het wat meer naar ons vakgebied te trekken: een bedrijf heeft een bepaalde strategie, wil bijvoorbeeld uitblinken in leverbetrouwbaarheid, maar de inkopers kopen in op laagste prijs, zonder naar de leverprestatie van de toeleverancier te kijken. Strategie en voorraadbeheer raken uit balans.

Ambassadeurs

Ook een supply chain-organisatie is zo sterk als de zwakste schakel, dus u zult daar iedere medewerker in mee moeten krijgen. Of omgedraaid: als u erin slaagt de mensen enthousiast te maken voor een strategisch plan, ze begrijpen wat hun rol hier in is en u ze voorziet van de juiste tools, dan wordt het geheid een succes. Dan gaan die operationele mensen niet dwarsliggen, maar gaan ze juist met u meedenken over hoe het nog beter kan. Dan worden ze de ambassadeurs van de verandering.

Hoe u dit laatste voor elkaar krijgt, daarover zijn vele boeken geschreven. Het begint er denk ik mee dat u over de juiste mensen met de juiste supply chain-kennis beschikt. Verder is het zaak dat u ze meeneemt in de bedrijfsstrategie en duidelijk maakt wat uw plannen zijn om deze te verwezenlijken. Dit was ook wat er bij de genoemde tankstations mis ging, er was sprake van een ‘disconnectie’ tussen bedrijfsstrategie en voorraadbeheer. Concepten als S&OP en Integrated Business Planning (IBP) zijn hierin nuttige instrumenten, maar het belangrijkste zijn de mensen die het moeten doen. Zij zijn uw sterkste schakel.

Jan Kraaijeveld, Business Development Manager bij Slimstock