Voorraadbeheer is meer dan ooit een kwestie van keuzes maken

Terwijl sommige producten niet of nauwelijks beschikbaar zijn, houden andere producten kostbare voorraadruimte eindeloos bezet. Veel bedrijven zijn door alle verstoringen in de supply chain de grip op voorraadbeheer kwijtgeraakt. Tijdens een geanimeerd gesprek op Dialoog Donderdag gaan Jan Kraaijeveld van Slimstock en Martijn Lofvers van Supply Chain Media dieper in op oorzaken en oplossingen. ‘De A staat voor aandacht, de C voor cancellen.’

Door Marcel te Lindert

Door de pandemie is vrijwel elke supply chain op drift geraakt. Ruim twee jaar later is de rust nog altijd niet teruggekeerd. Integendeel. ‘Wat we nu meemaken, is ongekend’, stelt Martijn Lofvers, chief trendwatcher van Supply Chain Media. ‘Meerdere bedrijven geven aan dat de impact van de pandemie verbleekt bij die van de oorlog in Oekraïne. Misschien wordt er niet zoveel geproduceerd in Oekraïne, maar indirect zijn de repercussies voor de supply chain erg groot.’

Verstoringen zijn van alledag

De oorlog is niet de enige verstoring die supply chains parten speelt. De lockdown in Shanghai heeft geleid tot grote vertragingen in de afhandeling van containerschepen. Die arriveren straks allemaal tegelijk in Europa, wat voor congestie zorgt in Rotterdam, Antwerpen en Hamburg. ‘Ik ken geen enkele klant die geen last had van de blokkade van het Suezkanaal in maart vorig jaar of nu van de lockdown in Shanghai. Dergelijke verstoringen zijn van alledag’, weet Jan Kraaijeveld, sales & business development manager bij Slimstock.

Die verstoringen blijven aanhouden. De oplopende inflatie heeft haar weerslag op de economie. Nu al zien we de e-commerce-bestedingen onverwacht teruglopen. In het eerste kwartaal spendeerden Nederlanders 12 procent minder op internet, in België was dat 9 procent. Kraaijeveld: ‘Natuurlijk, een aantal bedrijven draait nog steeds heel goed. Denk aan leveranciers van huisdierbenodigdheden. Maar in andere sectoren zien we de groei afvlakken. Neem de hele hausse rond woninginrichting die tijdens de eerste lockdowns is ontstaan. Die blijft niet aan de gang. Dat raakt met name e-commerce-partijen erg hard.’

Balans is zoek

Door alle verstoringen groeit de onzekerheid in de supply chain. Dat heeft impact op de voorraad, die dient om die onzekerheid op te vangen. Je weet immers nooit precies wat klanten gaan kopen en of leveranciers op tijd kunnen leveren. ‘Voorraad zorgt voor balans in de supply chain, maar die balans is nu zoek. In principe maakt het niet uit hoeveel voorraad er op de plank ligt, als die voorraad maar rendeert. Maar als de omzet afneemt en de operationele kosten toenemen – magazijnruimte is schaars door de hoge voorraden – begint het te wringen’, verklaart Kraaijeveld.

Lofvers wijst op de Inventory Strategy Survey, het onderzoek dat Slimstock en Supply Chain Media vorig jaar samen hebben uitgevoerd. Volgens de 175 ondervraagde supply chain professionals is betrouwbare levering veruit de belangrijkste orderwinner. ‘Vóór de pandemie scoorde snelle levering erg hoog, maar dat is nu veel minder belangrijk. Klanten zijn allang blij dat ze krijgen wat ze bestellen, wanneer maakt niet uit. Alles draait nu om beschikbaarheid.’

Wat ga je wel en niet doen?

Meer dan ooit zijn bedrijven gedwongen om keuzes te maken. Betrouwbare, snelle en goedkope service: het kan niet allemaal tegelijk. ‘De vraag die nu opkomt in veel bedrijven is: wat ga je doen’, stelt Kraaijeveld. ‘En wat ga je níet doen’, vult Lofvers aan. ‘Nu bedrijven kampen met een tekort aan personeel, kunnen ze vaak niet de service leveren die ze willen. Het Financieele Dagblad kopte dat bedrijven door het personeelstekort worden gedwongen om hun bedrijf te verkopen. Ik denk dat het andersom is: bedrijven kopen minder presterende bedrijven op vanwege de extra handjes. En behalve handjes krijgen ze ook er een hoop voorraad bij.’

Om de juiste keuzes te kunnen maken, is een goede voorraadanalyse van essentieel belang. Daaraan ontbreekt het vooralsnog bij veel bedrijven. Kraaijeveld: ‘Regelmatig krijgen wij de vraag of we eens langs willen komen, want de voorraad is te hoog. Hoezo? Of de voorraad te hoog is, hangt af van omloopsnelheid en marge. Maar Finance kijkt alleen naar de kapitaalkosten en Logistiek naar de capaciteit. Terwijl het hele bedrijf draait om service aan de klanten. Voorraad dient om klanten tevreden te houden.’

Bedrijfsstrategie is bepalend

Alleen omloopsnelheid is geen goede graadmeter. Bij Action is de omloopsnelheid bijvoorbeeld hoog, maar de marge laag. Bij Rituals ligt de omloopsnelheid laag, maar is de marge juist hoog. Wat is dan beter? ‘Beide bedrijven presteren goed’, weet Lofvers. ‘De bedrijfsstrategie is bepalend voor wat je wel en niet doet. Action bezorgt geen spullen, want dat past niet in de strategie van operational excellence. Rituals bezorgt wel aan huis, en als het moet op dezelfde dag vanuit de winkel met een bakfiets.’

Kraaijeveld adviseert om alle artikelen te rangschikken op basis van twee factoren: omzet en orderregels. ‘Je kunt ook kijken naar de marge per product, maar dat is vaak te ingewikkeld om te achterhalen. Omzet en orderregels zijn cijfers waarover iedereen moet kunnen beschikken. En kijk dan eens welke artikelen prioriteit moeten krijgen. Welke artikelen zijn echt belangrijk voor je? Ik verbaas me erover hoeveel bedrijven geen antwoord op die vraag hebben.’

Altijd op voorraad leggen

De artikelen die zowel qua omzet als orderregels in de A-categorie vallen, zijn de artikelen die volgens Kraaijeveld de meeste aandacht verdienen. ‘Stel dat je een assortiment van 10.000 artikelen hebt, waarvan er vijftig of honderd in de AA-categorie vallen. Die artikelen moeten altijd op voorraad liggen. En het maakt niet als je er daarvan te veel hebt liggen, want die raak je toch wel kwijt. Ook dure artikelen in de CA-categorie met veel omzet en weinig orderregels vragen aandacht. Wat mij betreft staat de A voor aandacht. Artikelen die goedkoop zijn maar wel veel besteld worden, moet je zonder nadenken op voorraad leggen.’

Lofvers pleit voor een analyse op basis van het rendement van artikelen en het rendement van klanten. ‘Dan zijn er dus producten die vallen in de CC-categorie. Dat zijn laagrenderende artikelen die je verkoopt aan laagrenderende klanten. Van die artikelen moet je het liefst nog vandaag afscheid nemen. Als de A staat voor aandacht, staat de C voor cancellen. Ik ken een groothandel in bouwmaterialen die elke maand een dergelijke analyse maakt en afscheid neemt van vijftien artikelen. Verkoop krijgt niet meer dan vijf jokers die ze kunnen inzetten voor artikelen die ze toch willen behouden. Dat is keuzes maken.’

Voorraad laten renderen

Zowel Kraaijeveld als Lofvers stelt dat Supply Chain de aangewezen functie is om dit proces te regisseren. Daar is het overzicht aanwezig over de hele operatie. Supply Chain kent de verschillende belangen, kan Inkoop en Sales bij elkaar brengen en voorraad laten renderen. ‘De best presterende bedrijven zijn de bedrijven waarin Supply Chain in de lead is. Supply Chain bepaalt wat wordt ingekocht en verkocht. En zelfs de CFO luistert daarnaar.’