Voorraad is emotie

Eén van de lessen die ik tijdens deze coronaperiode heb geleerd, is hoe belangrijk de mensfactor is in ons vakgebied. Nu iedereen thuis werkt, merk je hoeveel behoefte we er met z’n allen aan hebben elkaar fysiek te ontmoeten. Om elkaar in de ogen te kijken, om vrijuit met elkaar te kunnen sparren over supply chain-oplossingen en via lichaamstaal te ervaren waar iemand echt enthousiast van wordt.

Voorraadbeheer is van nature een rationeel vakgebied. Op basis van data over historische verkopen, inkoopprijzen, levertijden en wat statistiek kun je precies berekenen hoeveel je van een product op voorraad moet leggen. Maar voorraad is ook emotie. Supply chain-mensen die wel eens de discussie zijn aangaan met hun collega’s van Sales over de betrouwbaarheid van forecasting en wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor voorraad, weten hier alles van.

Onderbuikgevoel

Ook het introduceren van nieuwe producten is bij veel bedrijven met een hoop emotie omgeven. Het initiatief wordt vaak op onderbuikgevoel genomen, door een inkoper of iemand uit de directie. Die loopt bijvoorbeeld tijdens een beurs ergens tegenaan en besluit vanuit zijn ondernemersinstinct dat dit product weleens een succes zou kunnen worden.

Rondom het introductiemoment zelf hangt altijd een prettig soort spanning. Hoe gaat het product lopen? Wordt dit de knaller van het jaar? Iedereen is hoopvol en doet z’n best om er een succes van te maken. Marketing maakt een mooie campagne en voorraadbeheer is de eerste dagen 100 procent gefocust om geen nee te hoeven verkopen… en tegelijkertijd niet meteen al overvoorraad te veroorzaken.

Nadeel van ‘emotiegedreven’ voorraadbeheer

Het grote nadeel van dit ‘emotiegedreven’ voorraadbeheer is dat de aandacht voor een product vroeg of laat ook weer gaat verslappen. Het is voor planners nu eenmaal onmogelijk om voor een heel assortiment, bestaande uit tienduizenden artikelen, op gevoel alle bestellingen te blijven plaatsen. Producten in de volwassenheidsfase kun je sowieso beter door systemen laten aansturen. Marktgevoel en ondernemerschap hebben in die fase weinig toegevoegde waarde.

Het vinden van de juiste balans tussen mensen en systemen is wat mij betreft een belangrijk onderdeel van supply chain management. Voorraad is emotie. De kunst is om die emotie goed in te zetten, op de momenten dat deze echt iets toevoegt.

Jan Kraaijeveld, Business Development Manager bij Slimstock