Voorbereiden op het ergste

Humanitaire hulporganisaties die tijdens rampen essentiële goederen zoals voedsel en tenten verschaffen, zijn sterk afhankelijk van donororganisaties. Deze donororganisaties willen zichtbare resultaten zien van hun geld. Ze geven er bijvoorbeeld sterk de voorkeur aan dat het geld wordt besteed aan duidelijk zichtbare hulp tijdens de ramp, in plaats van het te besteden aan voorbereidend werk en materialen in afwachting van een potentiële ramp die misschien nooit zal plaatsvinden.

Onderzoek van mijn collega’s bij het Tilburgse Zero Hunger Lab laat onomstotelijk zien dat dollars die slim tevoren worden besteed vele malen effectiever en efficiënter zijn dan dollars die pas na de ramp worden uitgegeven. Effectiever omdat de goederen al ter plekke zijn, hierdoor sneller kunnen worden ingezet en daardoor meer levens kunnen worden gered. Efficiënter omdat die goederen buiten een crisissituatie worden gekocht en geleverd, waardoor dit tegen veel lagere kosten kan worden uitgevoerd. Geen rocket science, maar het blijft niettemin uitermate lastig om donorgeld te verkrijgen voor deze anticiperende actie.

Anticiperende actie

Toen ik dit onderwerp deze week besprak, gaf een van mijn collega’s die onderzoek doet naar anticiperende actie aan dat dit weliswaar in een humanitaire context lastig is, maar in commerciële organisaties veel beter is geregeld. Ik waag dat te betwijfelen. Niet alleen omdat ik denk dat bedrijven niet bepaald goed zijn in het creëren van dit soort reële opties, maar ook omdat de afweging bij bedrijven in vrijwel alle gevallen substantieel anders is.

De weging om te investeren in voorraad of capaciteit die alleen benut wordt indien een onwaarschijnlijk hoge vraag zich voordoet, wordt grotendeels bepaald door wat de kosten van niet-leveren zijn. Bij een humanitaire ramp is dat helder en gaat het om leven en dood. Die hoge kosten komen in commerciële ketens zelden voor, en hierbij gaat het om gemiste marge, of misschien gemiste klanten of marktaandeel. Hoewel ik betwijfel of veel bedrijven ze expliciet maken, durf ik wel te stellen dat deze kosten van niet-leveren veel lager zijn dan de kosten van niet-leveren bij een humanitaire ramp.

Reële optie

Zelfs als die kosten het voortbestaan niet bedreigen, kan het nog steeds rationeel zijn om je erop voor te bereiden. Het creëren van dergelijke opties is sinds jaar en dag bekend als een ‘reële optie’: wat extra capaciteit in een fabriek, de mogelijkheid om in een fabriek ook andere producten te maken dan in een reguliere situatie, of extra ijzeren voorraad voor echte noodgevallen. De investering in zo’n reële optie ben je kwijt als die verstoring of extra vraag zich niet voordoet. Maar dat is ook het geval bij de premie voor de brandverzekering.

Met een fatsoenlijke risicoanalyse is deze berekening te maken. Echt gemaakt wordt die nog maar in weinig gevallen. Misschien dat we ook in commerciële ketens maar eens over anticiperende actie moeten gaan praten, en leren van hoe de beste humanitaire organisaties dat doen.

Jan Fransoo, hoogleraar Operations en Logistiek Management aan de Tilburg School of Economics and Management