Visibility is een must

Planning is altijd een belangrijk onderdeel in supply chain management geweest. Het verbeteren van de planning heeft dan ook voortdurend onze aandacht; niet alleen door betere processen zoals S&OP, ook door systemen. Maar ik denk dat we als supply chain professionals planning ook een leuk onderwerp vinden vanwege de intellectuele uitdaging. Misschien met een onbewuste aanname dat systemen toch beter kunnen plannen dan mensen, zeker met al die krachtige ICT-tools die nu beschikbaar zijn. Maar moet dit ook een fors deel van onze aandacht krijgen?

Ik werd hiermee geconfronteerd bij een implementatieproject in een Duitse foodfabriek. We wilden een productieplanningsysteem invoeren en vertelden de productieplanner dat het nieuwe systeem zo’n planning in een paar minuten kon maken. Hij vond dat interessant en vroeg of het systeem ook de actuele productievolumes kon meenemen. Jazeker, bevestigden we, dat was ook onderdeel van het systeem. Nou, zei hij, geef dan alleen maar dat scherm, de rest is niet nodig. Wat bleek: hij was een groot deel van zijn tijd kwijt met het achterhalen hoe ver de productie was gevorderd; die planning kon hij zelf ook zo maken. Het was duidelijk dat visibility voor hem belangrijker was dan de planning. Ik denk dat dit voor de meeste supply chains geldt, want in de praktijk loopt het zo dikwijls niet volgens die opgestelde (en wellicht zeer optimale) planning.

Analyse van kritische gegevens

Visibility begint niet met het implementeren van een systeem. Het vergt eerst een analyse van kritische gegevens die nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering. Wie heeft welke informatie wanneer nodig voor te nemen beslissingen of om bij te kunnen sturen? Deze stap is nodig, want ik merk regelmatig dat belangrijke informatie zoals volumes, orderstatus of sommige events zoals een productiestop niet goed worden geregistreerd bij bedrijven. Of de informatie komt (te) laat door, vooral bij slecht nieuws. Toegegeven, het kan soms lastig zijn om ‘de’ status van een parameter vast te stellen. Neem zoiets simpels als voorraden: die staan in het ERP-systeem, maar zijn in die cijfers de ontvangen leveringen en klantenorders al verwerkt ?

Zicht op transportstromen

Grote stappen zijn niet altijd nodig om een betere visibility te creëren. Bij een bedrijf waar ik heb gewerkt, bleek het probleem dat er te weinig zicht was op de transportstromen tussen fabrieken en Europese distributiecentra. We kozen voor een simpel cloudbased transportsysteem. Het systeem was bekend bij vervoerders en gebruikersvriendelijk, dus makkelijk in te voeren. Binnen een paar maanden hadden we inzicht in alle stromen inclusief vertrek- en aankomsttijden, waardoor allerlei verbeteracties geïnitieerd konden worden. Een succesvol project dus.

Aanvullend voordeel

Een betere visbility heeft nog een belangrijk aanvullend voordeel: door de relevante informatie op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar te hebben, kan de aansturing van de supply chain organisatorisch beter worden ingericht. Bijvoorbeeld door beslissingen te delegeren, of om het oplossen van problemen meer centraal te leggen voor een meer integrale afweging. Snellere, proactieve en betere beslissingen helpen om de responsiveness te verbeteren en de kosten te verlagen. Welke supply chain manager wordt daar nu niet enthousiast van?

Lex Kop, supply chain consultant en interim-projectmanager bij bedrijven in FMCG, B2B, energy en logistiek dienstverlening