Vertragen of bijdragen

Ik las recent in de offerte van de ERP-implementatiepartner bij één van mijn opdrachtgevers dat als het bedrijf niet bereid is om proces- en organisatiewijzigingen door te voeren, dit zou leiden tot veel maatwerk en dus hogere kosten. Briljante zin en de spijker op z’n kop.

Deze zin kun je natuurlijk interpreteren als een vrijbrief tot maatwerk (maar dat beperk je door besluitvorming in de stuurgroep), óf als de waarschuwing dat nieuwe ERP-software, al dan niet aangevuld met verschillende add-ons zoals een warehouse management-systeem, nooit één op één kan worden geïmplementeerd. Ofwel: op dezelfde manier als ‘vroeger’ willen blijven werken, is eigenlijk dé garantie tot mislukken.

Om die reden zie je bij grote(re) systeemimplementaties vrijwel altijd hetzelfde: een forse budget- en planningsoverschrijding en, nog veel belangrijker, de verwachte procesverbeteringen blijven uit doordat nieuwe functionaliteiten niet goed uit de verf komen. Deze worden namelijk belemmerd door verkeerde inrichtingskeuzes, die vervolgens weer het gevolg zijn van te weinig inhoudelijke kennis.

De vraag wát aan te passen, het systeem of het proces – en dus ook de organisatie –, is hiermee beantwoord. Je past een standaardsysteem niet aan. Zo gezegd, zo vrijwel nooit gedaan!

Uitdaging vooral aan de inhoudelijke kant

Natuurlijk voldoen standaardsystemen nooit voor 100 procent, maar dat is met wat organisatorische aanpassingen en met een iets andere manier van werken nog wel op te vangen. Daar zit bij systeemimplementaties het probleem nog niet zozeer. De uitdaging zit vooral aan de inhoudelijke kant en aan ‘de wil’.

Het is niet voor niets dat veel bedrijven die een projectleider zoeken voor de implementatie van een ERP- of WMS -systeem iemand zoeken met inhoudelijke kennis van zaken. Medewerkers die als gebruikers met systemen werken, hebben namelijk vaak onvoldoende inhoudelijke technische en proceskennis. De ICT-implementatiepartner zorgt wel voor de softwarekennis, maar niet voor de benodigde specifieke bedrijfsproceskennis.

Voor- en tegenstanders

Daarbij komt ook nog dat er bij systeemimplementaties voor- en tegenstanders zijn. Ofwel: wil iemand wel écht gaan werken conform nieuwe processen en de daarbij behorende systeeminrichting? Uiteindelijk zégt iedereen ‘ja’ maar voelt het soms toch als een ‘nee’, want niet willen meewerken aan een nieuw systeem laat geen goede indruk achter bij de baas.

Eigenlijk is het vrij helder: implementeer alleen systemen als de mate van fit 80 procent of meer is. Zorg vervolgens voor voldoende inhoudelijke proces- en ICT-kennis binnen de integrale projectorganisatie en onderneem als bedrijf stappen tegen mensen die toch meer lijken te vertragen dan bij te dragen aan de vooruitgang. De houding van de betrokkenen kan de implementatie vertragen, maar kan er ook voor zorgen dat er een goede totaaloplossing komt.

Het is niet simpel, maar wel eenvoudiger dan je zou denken.

Edward Heijnen, zelfstandig interim-professional supply chain-procesverbeteringen