Verstoringen vóór zijn met geïntegreerde planning en executie

Supply chain-planners zijn bedreven in forecasting, maar niet goed in het reageren op onverwachte gebeurtenissen. Dat is het sterke punt van hun collega’s in warehousing en transport, maar die vergeten vaak weer te forecasten. Op zijn klantenevenement in Barcelona, medio oktober, liet softwareleverancier Manhattan zien wat integratie van planning en executie kan opleveren.

Door Marcel te Lindert

Mensen in supply chain mogen graag geloven dat ze goed kunnen voorspellen. Op basis van hun voorspelling maken ze een plan dat tot in detail is uitgewerkt. ‘Maar de praktijk verloopt altijd anders dan we hadden voorspeld. Zeker in deze volatiele tijden’, stelt Kevin Overdulve, supply chain-specialist en partner bij Deloitte Consulting. ‘Uit ons eigen onderzoek blijkt dat de helft van het succes wordt bepaald door de wijze waarop we omgaan met risico’s en uitzonderingen. Anders gezegd: het is cruciaal dat we de afwijkingen tussen planning en realiteit kunnen detecteren en weten hoe we die moeten afhandelen.’

Niet meer nodig

Vaak is dat vermogen beperkt. Het duurt al snel een paar dagen om data uit de verschillende systemen te downloaden, te analyseren en te ontdekken wat het probleem is: een leverancier die te laat levert, een productielijn die hapert of een klant die 20 procent meer bestelt dan voorspeld. ‘Vervolgens gaan we bellen en mailen omdat we niet eigenhandig een beslissing durven te nemen. Tegen de tijd dat we een oplossing hebben, is die niet meer nodig’, aldus Overdulve. Hij wijst erop dat driekwart van alle supply chain-data binnen een paar dagen waardeloos wordt.

Overdulve pleit ervoor om supply chain planning en -executie meer met elkaar te verbinden. Hij wijst op de planningstools die bedrijven implementeren voor het berekenen van veiligheidsvoorraden. ‘Terwijl de wereld flink verandert, worden cruciale instellingen zoals levertijden na de implementatie vaak niet meer aangepast. Door de planningstools te verrijken met levertijden uit de praktijk kunnen we die instellingen up-to-date houden.’

Moet- en mag-producten

Met Manhattan Active Supply Chain Planning wil softwareleverancier Manhattan een brug slaan tussen planning en executie. Deze vernieuwde software is net als Manhattans warehouse management- en transportmanagementsoftware ontwikkeld op hetzelfde platform, wat verregaande integratie mogelijk maakt. Neem de forecast die met behulp van machine learning wordt gegenereerd en vertaald in concrete ordervoorstellen. Door de integratie met het WMS kunnen die tot op het laatste moment worden aangepast. ‘Denk aan een retailer die ’s ochtends ziet dat de verkoop in zijn winkels een stuk groter is dan verwacht. Die kan zijn winkelorders eenvoudig ophogen, zelfs als ze in het warehouse al zijn gestart met orderpicken’, zegt Brian Kinsella (foto), binnen Manhattan verantwoordelijk voor productmanagement.

Een toepassing die nog een stap verder gaat, betreft de ritplanning voor bevoorrading van winkels. De winkelorders die daarvoor als input dienen, vormen doorgaans een vast gegeven waaraan niet meer kan worden getornd. ‘Met onze software kijken we naar de exacte samenstelling van die winkelorders’, stelt Kinsella. ‘Wij maken onderscheid tussen de producten die beslist mee moeten om lege schappen te voorkomen en producten die mogen wachten tot de volgende levering. Door eerst alleen te kijken naar de moet-producten, kunnen we winkelorders combineren die anders niet in één vrachtauto passen. Met de mag-producten kunnen we de laadruimte verder opvullen. Dat leidt tot een efficiëntere ritplanning met minder kilometers.’

Personeelskosten

Ook in het warehouse biedt de integratie van planning en executie voordelen. Denk aan het gebruik van de forecast om te berekenen hoeveel medewerkers op welk moment nodig zijn. ‘Als een warehouse niet genoeg medewerkers heeft om alle binnenkomende goederen te verwerken, leidt dat tot lange wachttijden of extra kosten voor overuren of uitzendkrachten’, aldus Kinsella.

Het probleem is dat bedrijven hun goederen zo laat mogelijk laten binnenkomen om de voorraadkosten te beperken, wat leidt tot pieken in de goederenontvangst. ‘Maar als we behalve naar voorraadkosten ook naar transportkosten en personeelskosten kijken, is het misschien handiger om bepaalde goederen wat eerder te laten binnenkomen. Dat leidt tot een betere verdeling van de werklast op de goederenontvangst en een daling van de totale kosten.’

Met de integratie van de software voor planning en executie claimt Manhattan een alternatief te hebben voor Sales & Operations Execution (S&OE). Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren een dergelijk beslissingsproces opgezet, vaak met een wekelijkse frequentie, om te kunnen reageren op verstoringen. ‘Maar deze handmatige S&OE-processen zijn niet real-time en niet geïntegreerd’, stelt Manhattan-CEO Eddie Capel. ‘Ze nemen simpelweg te veel tijd in beslag. En staan op te grote afstand van de dagelijkse operatie.’