Veerkracht in de keten: cash is koning?

Door Covid-19 en de geopolitieke spanningen in Oekraïne zijn steeds meer bedrijven en ketens bezig hun veerkracht te vergroten. Uit onderzoek van Hogeschool Windesheim, gebaseerd op interviews en focusgroepen met zeventig deelnemende bedrijven, blijkt dat het aanleggen van extra voorraad daarbij de afgelopen jaren de meest toegepaste strategie is. Deze strategie kan in tijden van schaarste zorgen voor continuïteit in de productie, terwijl concurrenten moeten afhaken. Het is echter niet zonder gevaren: eind 2022 kwamen er volop berichten in het nieuws over overvolle warehouses met onverkochte producten. Met name de gevolgen voor het werkkapitaal krijgen te weinig aandacht.

Door meer voorraad aan te houden, blijft er meer cash vastzitten in voorraden. Om die reden proberen bedrijven op andere wijzen cash vrij te maken. Net als in de nasleep van de financiële crisis van 2008 zijn de afgelopen jaren de betaaltermijnen opgerekt. Cijfers van Intrum Justitia tonen dat het verschil tussen contractueel afgesproken en daadwerkelijk nagekomen betaaltermijnen groter wordt in de EU: in 2022 was in B2B de contractuele betaaltermijn 39 dagen en de nagekomen betaaltermijn gemiddeld 52 dagen. Dit is een verschil van dertien dagen ten opzichte van elf dagen in 2021. In de publieke sector zijn de betaaltermijnen gemiddeld nog langer; de contractuele betaaltermijn was 49 dagen en de nagekomen betaaltermijn 62 dagen in 2022. Opnieuw een verschil van dertien dagen ten opzichte van elf dagen in 2021.

Boemerangeffect

Afnemers betalen hun leveranciers niet alleen later, ze vragen hun ook vaker om meer voorraad aan te houden. Dit kan daarom dubbele liquiditeitsshocks veroorzaken bij leveranciers. Er zijn echter niet alleen consequenties voor leveranciers. Het kan ook een boemerangeffect voor de afnemer hebben: het zorgt voor hogere inkoopprijzen en meer strikte kredietlimieten die kunnen leiden tot een groter leveringsrisico en vertraagde orders.

Veerkracht is meer dan voorraad

Er is meer aandacht nodig voor de overlap en de spanningsvelden die bestaan tussen werkkapitaal- en veerkrachtstrategieën. Wanneer er wordt gekozen voor meer voorraad, kunnen de effecten op het werkkapitaal niet worden onderschat. Maar veerkracht draait om meer dan alleen voorraden. De meest benoemde veerkrachtstrategie als voornemen voor de toekomst is het vergroten van transparantie in de keten. Bedrijven zijn daarbij vooral geneigd te denken aan informatiedeling over goederenstromen. Door ook te focussen op transparantie in order- en facturatieprocessen kunnen facturen sneller goedgekeurd worden en kan sneller betaald worden.

Daarnaast zijn er veel bedrijven die meer ‘agile’ willen worden, en daarbij benadrukken dat zij snellere levering en productie willen realiseren. Met een breder perspectief kan ook gericht worden op het verbeteren en verkorten van het Order-to-Cash-proces. O2C is het proces dat start als een order wordt ontvangen en eindigt wanneer er betaald wordt door de klant. Dit proces is bij veel bedrijven meer dan honderd dagen, bij afgesproken betaaltermijnen van dertig dagen. Door meer efficiëntie in en digitalisering van de processen kan veel tijd en geld bespaard worden in het versturen, checken, goedkeuren en uitbetalen van orders en facturen. 

De rol van samenwerking

Het samenwerken tussen leveranciers en afnemers is nog belangrijker geworden in de afgelopen jaren. Een eendimensionale kijk op werkkapitaal, waarin afnemers druk leggen op leveranciers met lange betaaltermijnen en strenge voorraadeisen, is niet alleen gevaarlijk voor de leveranciers, maar kan de hele keten onder druk zetten. Een gezamenlijke visie van leverancier en afnemer op voorraden, snellere betalingen en goed ingerichte order- en facturatieprocessen zorgt voor doeltreffende en goed realiseerbare tools om ketens veerkrachtiger te maken. Ze kunnen de relatie met leveranciers verbeteren, en zelfs zorgen voor ‘preferred customer’-status in tijden van schaarste. Daarom hebben in 2023 de veerkrachtstrategieën met een duidelijke plek voor cashflow-perspectieven een betere kans van slagen.

Christiaan de Goeij, senior onderzoeker Supply Chain Finance bij Hogeschool Windesheim