Trade compliance: voorkom onnodige vertragingen in de supply chain

De naleving van wet- en regelgeving is in internationale supply chains een heikel punt. Zeker in deze tijd waarin bedrijven door leveringsproblemen op zoek gaan naar alternatieve leveranciers en transportroutes. Dan Ipsen van Pincvision vertelde tijdens Webinar Wednesday wat de consequenties kunnen zijn. ‘Als je niet oppast, loop je kans op grotere vertragingen dan je al had.’

Door Marcel te Lindert

Dan Ipsen herinnert zich een zending naar Egypte waarvoor veel meer invoerrechten moesten worden betaald dan verwacht. Aan de grens werd de volledige zending zelfs tegengehouden. Als douanespecialist van het betrokken bedrijf werd hij pas ingeschakeld toen het leed al was geschied. ‘De goederen waren in ons systeem correct geclassificeerd, maar de inkoopafdeling had ervoor gekozen om onze leverancier direct te laten leveren aan de eindgebruiker in Egypte. Daarom gebruikte de Egyptische douane de goederencodes op de factuur van de leverancier’, vertelt de managing director van Pincvision UK.

Op basis van de goederencodes van de leverancier werd een deel van de zending aangemerkt als goederen voor “tweeërlei gebruik”. Die term betekent dat goederen ook kunnen worden ingezet voor militaire doeleinden. “Daarom mochten we ze niet invoeren. We hebben contact opgenomen met de Egyptische douane en zijn erin geslaagd om het probleem op te lossen. Dat lukte alleen omdat we de goederen in ons eigen systeem correct hadden geclassificeerd volgens de juiste procedures. Het vergde meer dan zes maanden om de douane daarvan te overtuigen.’

Verbod op importeren

Inmiddels is Ipsen werkzaam bij Pincvision, de dienstverlener die bedrijven wereldwijd helpt om te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van internationale handel. Als geen ander kent hij de risico’s die bedrijven met grensoverschrijdende supply chains lopen, met name omdat daar zoveel interne en externe schakels bij betrokken zijn. ‘Neem het betalen van invoerrechten, wat meestal een taak is van de financiële afdeling. Daarvoor zijn data nodig over de oorsprong van de goederen, die moeten worden aangeleverd door inkoop of productie. Diezelfde data zijn ook nodig voor douaneaangiften en exportdocumenten.’

De risico’s kunnen groot zijn. Ipsen noemt foutieve instructies aan douaneagenten, die kunnen leiden tot onjuiste douaneaangiften en vertragingen van zendingen. ‘Als dat een terugkerend probleem wordt, kan dat leiden tot intensievere controles van de douane. Dat leidt mogelijk tot nog meer vertragingen, zware boetes, ontevreden klanten en wellicht zelfs een verbod om goederen te importeren in bepaalde landen. Als dat betekent dat je niet kunt leveren aan klanten in die landen, leidt dat tot imagoschade.’

Persoonlijk aansprakelijk

De grootste uitdaging op dit moment is de toenemende regelgeving rondom duurzaamheid. ‘Die regelgeving is vaak streng. Veel bedrijven hebben moeite om daaraan te voldoen. Ze krijgen maar lastig grip op die regels omdat ze voor veel bedrijven nieuw zijn. En het afbreukrisico is groot. Denk aan hoge boetes, negatieve aandacht in de pers en in sociale media en schade aan het merk. Het is zelfs mogelijk dat directieleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor misstanden.’

De huidige problemen met tekorten aan onderdelen en vertragingen in de containervaart leiden eveneens tot uitdagingen. ‘Elke keer als je je supply chain anders inricht en bijvoorbeeld containers per trein in plaats van per schip uit China laat komen, krijg je opeens te maken met landen waarmee je waarschijnlijk nog niet eerder zaken hebt gedaan. Die stellen andere eisen, waardoor het soms niet meer mogelijk is om gebruik te blijven maken van vrijhandelsovereenkomsten. Dat moet je allemaal checken voordat je je goederenstromen aanpast. Anders loop je de kans op grotere vertragingen dan je al had.’

Classificatie van goederen

Met name de genoemde goederencodes vragen extra aandacht. De douane maakt wereldwijd gebruik van een “harmonised system” van goederencodes. Ipsen adviseert om de classificatie van goederen over te laten aan experts. ‘Als je geen eigen afdeling voor trade compliance hebt, is het zaak dat dit vraagstuk serieus wordt genomen op de afdeling die de informatie invoert en vastlegt. Op die manier zorg je ervoor dat de informatie altijd correct is, zodat iedereen dezelfde informatie gebruikt. Het is zaak om voor iedereen in de supply chain, zowel stroomopwaarts als stroomafwaarts, één versie van de waarheid te creëren. Dat moet je niet overlaten aan inkoop of verkoop, maar als supply chain zelf oppakken.’

De juiste goederencode kan een groot verschil maken. ‘Neem scootmobielen. Importeurs geven die het liefst de goederencode die hoort bij invalidevoertuigen. Die code gaat gepaard met een invoertarief van 0 procent. Maar de douane gebruikt de goederencode voor golfkarren met een invoertarief van 10 procent. Je kunt die beslissing aanvechten bij de rechter, maar dat biedt geen garantie op succes’, stelt Ipsen. Hij noemt nog een voorbeeld: een cadeauverpakking voor bijvoorbeeld parfum. ‘Voor importeurs is dit een verpakking met een invoertarief van 0 procent, maar voor de douane is dit net zo’n verpakking als een sierradendoosje met een invoertarief van 3,7 procent. In dit geval heeft de rechter de importeurs gelijk gegeven, omdat dit geen verpakking is voor meermalig gebruik.’

Checklist trade compliance

Samen met Supply Chain Media heeft Pincvision een checklist opgesteld. Aan de hand van tien stellingen kunnen bedrijven vaststellen hoe goed ze hun zaken op het gebied van trade compliance voor elkaar hebben. De stellingen gaan over correcte masterdata en een centraal systeem voor opslag van data en documenten tot processen voor douaneaangiften en screening van handelspartners. ‘Als je niet meer dan drie stellingen met “nee” beantwoordt, kun je stellen dat je supply chain compliant is. Maar als je zeven tot tien stellingen met “nee” beantwoordt, loopt je supply chain serieuze risico’s. Bovendien mis je dan waarschijnlijk commerciële kansen.’

Tot slot stelt Ipsen dat trade compliance voortdurend aandacht blijft vragen. De wet- en regelgeving voor internationale handel wijzigt voortdurend. Hij noemt de overstap van de Nederlandse Douane naar een nieuw aangiftesysteem (DMS), waardoor de bestaande procedures voor periodieke aangiften verdwijnen. Een ander voorbeeld is de nieuwe EU-belasting op eenmalige plastic verpakkingen en de Brexit. ‘Het Verenigd Koninkrijk heeft nu zijn eigen stelsel van invoertarieven. Bedrijven die in het Verenigd Koninkrijk actief zijn, kunnen tijdelijk korting of ontheffing daarvan krijgen. Zaak dus om te blijven opletten of je als bedrijf met vestigingen in het Verenigd Koninkrijk daarvoor in aanmerking komt.’