Terugkijken voordat je vooruitkijkt

Een goed ingericht Sales & Operations Planning-proces begint met terugkijken. Hoe zag ons plan er in de vorige cyclus uit? Welke afwijkingen waren er in het plan? Welke leveranciers leverden slecht? Welke onderdelen arriveerden later dan verwacht? En hoe weken de verkopen af van de verwachtingen? Vervolgens moet worden geanalyseerd waarom die afwijkingen er waren. Hadden we een bias in onze verwachtingen? Waren we onrealistisch optimistisch of pessimistisch? Hebben we doelstellingen verward met voorspellingen? En daarna moet het S&OP-team leren van die analyses en het de volgende cyclus beter doen.

In mijn gesprekken met supply chain managers die elke maand of elke week in een S&OP-cyclus zitten, wordt vrijwel altijd mijn veronderstelling bevestigd dat dit terugkijken wordt overgeslagen. Of vervangen door jij-bakken waarin deelnemers worden verweten zich niet aan de afspraken te hebben gehouden. Systematisch analyseren van de fouten om zo het proces te verbeteren, maakt zelden onderdeel uit van de S&OP-meeting.

Proces van continue verbetering

Eigenlijk is het heel merkwaardig. Al sinds medio jaren 80 weten we (nadat de Japanners dat al een jaar of tien eerder in gang hadden gezet) dat een proces van continue verbetering (kaizen) in elke operations-omgeving centraal zou moeten staan. Terugkijken – waarnemen – leren – verbeteren. Mijn vuistregel zou zijn dat in elke S&OP-meeting tenminste een derde van de tijd zou moeten worden besteed aan terugkijken, analyseren en leren. Bewust. Zonder enig strategisch gedrag om middels een jij-bak voor de volgende cyclus wat binnen te halen.

Dat terugkijken begint met een goede analyse van het team dat de S&OP-meeting voorbereidt. Dat zet datagedreven op een rijtje wat er is gebeurd, en bereidt het onderzoek voor naar de oorzaken. Daarbij zijn feitelijke oorzaken net zo belangrijk als gedragsoorzaken. De deelnemers aan de S&OP-meeting zijn vrijwel altijd mensen. En mensen hebben nu eenmaal menselijke biases: systematische afwijkingen in ons gedrag. Hoewel er de afgelopen twintig jaar veel wetenschappelijke kennis is opgebouwd over dergelijke biases, hebben we nog verrassend weinig kennis van hoe deze biases zich ontwikkelen in het groepsproces van de S&OP-meeting.

Terugkijken helpt

Ik hoop dat meer bedrijven zich rekenschap zullen geven van het feit dat terugkijken helpt, en dit terugkijken en leren expliciet gaan inbouwen in hun S&OP-meetings. En als wetenschapper schuif ik graag aan om hierin patronen te ontdekken.

Jan Fransoo, hoogleraar Operations en Logistiek Management aan de Tilburg School of Economics and Management