Spraakverwarring

Nergens zoveel spraakverwarring als in supply chain-land, zeker op het gebied van voorraad. Komt allereerst doordat je met verschillende afdelingen te maken hebt. Finance, Sales, Productie, Inkoop; allemaal hebben ze hun eigen ideeën en jargon. De één denkt in cashflow en wil zo min mogelijk voorraad (Finance), de ander denkt in omzet en wil zoveel mogelijk voorraad (Sales), weer een ander denkt in stuks en wil een zo efficiënt mogelijk proces (Operations).

Wat ook veel misverstanden oplevert, zijn de planningsniveaus en dwarsverbanden. Je kunt voorraadbeheer op strategisch, op tactisch en op operationeel niveau insteken en indelen naar land, verkoopkanaal, productcategorie, klantgroep of welk criteria dan ook. Iedereen die iets over voorraad roept, redeneert vanuit zijn eigen referentiekader. Wat je ziet, is dat medewerker X op het ene niveau een vraagt stelt en medewerker Y hier, zonder dat hij het beseft, op een heel ander niveau op reageert.

Ik geef een voorbeeld. De baliemedewerker van een groothandel baalt als hij aan een goede klant nee moet verkopen als die om een specifiek artikel vraagt. Als hij aan de voorraadplanner vraagt waarom dat er niet ligt, krijgt hij een wollig verhaal over ABC-analyses, C-artikelen en gedifferentieerde servicelevels, waar hij niks mee kan. Willen we nu tevreden klanten of niet?, denkt hij bij zichzelf.

Ander voorbeeld: een supply chain planner bestookt zijn Sales-collega met lijstjes van artikelen die nauwelijks nog worden verkocht, maar waarvan nog wel heel veel voorraad ligt. De verkoper wordt er chagrijnig van en opent de mailtjes niet eens meer. Wat moet hij ermee? Hij is bezig met omzet maken, met promoties, nieuwe producten introduceren en inspelen op de actuele behoefte van klanten. Daar gaat het toch om in dit bedrijf? Dat zo’n voorraadplanner dat niet begrijpt!

Overvol magazijn

Laatste voorbeeld: een bedrijf groeit in omzet en het magazijn raakt overvol. ‘Onze voorraad gaat door het dak, en niemand doet er iets aan’, klaagt de financieel directeur. De voorraadplanner trekt het zich aan, maar weet niet wat hij moet doen. De servicelevels verlagen? Het assortiment verkleinen? Grote artikelen voortaan dropshippen? Dat het magazijn gewoon te klein is, wordt niet benoemd en ondertussen stapelt de frustratie zich op.

Wees je er bij voorraad altijd van bewust dat de ander op een heel verschillend abstractieniveau kan zitten dan jij. Alleen al door dit te beseffen, kun je veel misverstanden voorkomen. Probeer in een gesprek elkaar te begrijpen – waar zit jij, waar zit ik – en vanuit een gemeenschappelijk niveau tot een oplossing te komen. Je zult zien, uiteindelijk ben je het dan (bijna) altijd met elkaar eens.

Jan Kraaijeveld, Business Development Manager bij Slimstock