S&OP Selection Day ontkracht hardnekkige mythes

Sales & Operations Planning, afgekort S&OP, is populairder dan ooit, bleek tijdens de S&OP Selection Day die Supply Chain Media vorige week organiseerde. De congreszaal in het Utrechtse Van der Valk-hotel, waar het event plaatsvond, zat bomvol supply chain professionals die wilden horen hoe je in deze turbulente tijden een robuust businessplanningsproces neerzet. Ze kregen nuttige adviezen van internationale topsprekers en werden gewezen op hardnekkige misverstanden. Keynote-spreker Jonathon Karelse ontkrachtte de drie grote mythes rondom S&OP.

Door Harm Beerens 

Het zijn uitdagende omstandigheden waarin bedrijven vandaag de dag hun supply chains moeten organiseren. Lange en onbetrouwbare levertijden, volatiele vraag, inflatie, oorlog, geopolitieke spanningen, de nasleep van corona, personeelsgebrek; alles wat ketenlogistiek uit het lood kan slaan, lijkt allemaal tegelijk te gebeuren. Hoe breng je dan je demand plan, je voorraadplan en je productieplan nog zodanig met elkaar in lijn dat je strategische/financiële doelen worden bereikt? Hoe implementeer je een goed S&OP-proces als alles tegenzit? Welke software heb je daarbij nodig? Daarover ging de S&OP Selection Day.

‘Wij schrijven al vijftien jaar over S&OP en hebben het vakgebied jaarlijks met sprongen zien ontwikkelen’, stelde trendwatcher Martijn Lofvers van Supply Chain Media tijdens zijn welkomstwoord. ‘In de beginjaren ging het vooral over forecasting, toen over conflicterende KPI’s, daarna over scenarioplanning en de stap naar Integrated Business Planning. Daarna was data science in opkomst en lieten we zien hoe je hiermee tot betere beslissingen komt. Vervolgens hadden we artificial intelligence en machine learning en vorig jaar ging het over concurrent planning, planning towers en de koppeling tussen Sales & Operations Execution en financiële doelen. S&OP-software is in al die jaren steeds geavanceerder geworden, maar toch hebben bedrijven moeite om het goed in te zetten in de huidige, ongekend chaotische marktomstandigheden.’

Drie S&OP-mythes

Waarom S&OP vaak mislukt en hoe dit te voorkomen, daarover ging de keynote van de Canadese supply chain expert Jonathon Karelse. Volgens de managementconsultant die eerder dit jaar het boek Histories of the future uitbracht, zijn er drie mythes die zorgen dat S&OP zijn hooggespannen verwachtingen niet altijd waar kan maken. Eén daarvan is dat tijdens een S&OP-meeting stakeholders altijd tot consensus moeten komen. Dat slaat volgens hem nergens op. ‘Dit leidt tot group thinking, en in de geschiedenis van de mensheid zijn daar de meest slechte beslissingen uit voortgekomen. Juist in een tijd waarin je niet kunt terugvallen op bestaande planningsscenario’s heb je mensen nodig die tegen de rest in durven te gaan. Streef niet naar consensus, maar creëer constructieve conflicten en zorg voor diversiteit binnen planningsteams.’

Een andere veelgemaakte fout is wat Karelse ‘the myth of accuracy’ noemt: bedrijven zijn geobsedeerd door de kwaliteit van hun sales forecasts en overschatten de impact. ‘Het verbeteren van de forecastbetrouwbaarheid lijkt voor veel bedrijven een doel op zich, terwijl het vaak nauwelijks nog iets bijdraagt aan de financiële KPI’s.’ Hij vindt het onzin dat bedrijven zo ingewikkeld doen over het selecteren van een forecastpakket, omdat die volgens hem allemaal op dezelfde algoritmen zijn gebaseerd. ‘Ook artificial intelligence voegt lang niet zo veel toe als mensen denken. Ik zal niet ontkennen dat in specifieke gevallen met machine learning veel betere voorspellingen kunnen worden gemaakt dan met statistische forecasttechnieken, maar in veel gevallen zijn de aloude technieken goed genoeg.’

Leading indicators voor toekomstige vraag

Welke forecastmethode het beste werkt, hangt sterk af van je positie binnen de keten, meldde keynote-spreker Bram Desmet. Als hoogleraar aan de Vlerick Business School, CEO van softwarebedrijf Solventure en schrijver van boeken over strategiegedreven supply chains, weet hij waar hij over praat. Hij toont hoe tier n-leveranciers, dus bedrijven aan het begin van de keten, momenteel nauwelijks nog met traditionele forecasttechnieken uit de voeten kunnen. Die gaan namelijk uit van historische afzetgegevens die als gevolg van onzekerheid, verstoringen en opslingereffecten een compleet vertekend beeld geven van de daadwerkelijke vraag. Desmet: ‘Nu er zoveel disrupties door elkaar heen lopen, zijn alle bedrijven in de keten de weg kwijtgeraakt. Ze gaan hamsteren en overreageren op vraagveranderingen en werken daarmee weer nieuwe bullwhip-effecten in de hand.’

Hij vertelt over een project bij chemiebedrijf Solvay Speciality Polymers, dat als toeleverancier aan de automotive-industrie met alleen interne data geen goede forecast meer kon maken. Er was een enorme disbalans tussen het aantal auto’s dat aan het einde van de keten bij de dealer werd verkocht en wat OEM’ers en toeleveranciers bij elkaar bestelden. ‘We zijn daarom eens gaan kijken of er externe indicatoren zijn die wél voorspellende waarde hebben. Voor elke industrie zijn er wel branche-data die voor iedereen beschikbaar zijn. In de automotive zijn dat bijvoorbeeld het totaal aantal verkochte auto’s en de voorraden nieuwe auto’s in het dealerkanaal. Uit het onderzoeksproject bleek dat Solvay met deze externe data tot een veel betere forecast kon komen dan met hun traditionele manier van forecasten.’

S&OP legt onderliggende problemen bloot

Aan het einde van de dag was het podium voor Alberto Lupano van Reckitt, de Britse multinational die bekend is van merken als Strepsils, Durex en Calgon. Als vice president van supply chain services and transformation gaf Lupano leiding aan een omvangrijke en complexe S&OP-implementatie waarbij hij veel van de adviezen die in Utrecht werden gegeven aan den lijve ondervond. Eén daarvan is wat Karelse ’s ochtends ‘the myth of supply chain magic’ noemde: S&OP is geen tovermiddel dat bestaande supply chain-problemen oplost, maar legt deze problemen alleen maar bloot. Lupano: ‘S&OP is als een dak op een huis waar je alleen wat aan hebt als je eerst de fundering en de rest van het huis goed hebt neergezet. In ons geval was dat een volledig end-to-end planningsysteem waarbij we alle processen met elkaar hebben geconnecteerd. Maar we hebben ook veel tijd gestoken in basale zaken als masterdata en processen. Als je al die zaken niet op orde hebt, hoef je niet aan S&OP te beginnen.’

Bepaal eerst je S&OP-volwassenheid

Tussen de keynotes door kwamen ook leveranciers van S&OP-software en consultancybureaus aan het woord tijdens de S&OP Selection Day. Ze gaven een mooi beeld van wat er momenteel op de markt beschikbaar is en waarin systemen van elkaar verschillen. ‘Kijk tijdens een selectieproces niet alleen naar de technologie en de functionaliteit die een S&OP-platform biedt, maar ook wie deze komt implementeren’, benadrukte Martijn Lofvers in zijn slotwoord. ‘Heeft een leverancier consultants beschikbaar in de landen waar jij actief bent? Beschikken die over voldoende expertise? Het valt mij op dat bedrijven bij een Request For Proposal nog steeds enorme vragenlijsten naar leveranciers sturen. Ze baseren hun keuze op gelikte Powerpoint-presentaties terwijl ze eigenlijk naar referenties moeten vragen.’ Het advies van Lofvers: ‘Ga in gesprek met branchegenoten die deze software ook hebben geïmplementeerd, want daar leer je uiteindelijk het meeste van.’

S&OP Selection Day 2022 gemist?

Lees hier alle verslagen over de S&OP Selection Day 2022. Liever de sessies zelf zien? Bekijk dan hier de opname van dit event.