Softwareselectie: focus op resultaat, niet op functionaliteit

Veel trajecten voor softwareselectie eindigen met een keuze op basis van buikgevoel. Dat moet anders volgens Criona, het bureau dat bedrijven helpt om de juiste supply chain software te kiezen. Tijdens Webinar Wednesday geeft oprichter Alan Duncan tekst en uitleg: ‘In plaats van softwareleveranciers voor te schrijven waaraan hun oplossing moet voldoen, vertellen we ze wat het beoogde resultaat is. Laat ze zelf maar aantonen hoe ze dat willen realiseren.’ 

Door Marcel te Lindert 

De meeste bedrijven die op zoek zijn naar supply chain software, hanteren dezelfde aanpak. Die begint met het samenstellen van een longlist, gevolgd door een request for information (RFI) en een request for proposal (RFP). Daarna volgen demo’s en discussies met de twee of drie laatst overgebleven softwareleveranciers, waarna de beste wordt gekozen. Dat laatste is nog niet zo gemakkelijk, stelt oprichter en directeur Alan Duncan van Criona. ‘De laatst overgebleven softwareleveranciers kunnen doorgaans allemaal de functionaliteit leveren die je zoekt.’

Het resultaat is een langdurig en zorgvuldig selectie- en evaluatietraject waar bedrijven een goed gevoel aan overhouden. Onterecht, stelt Duncan. ‘Want er zijn wel degelijk verschillen tussen die laatste overgebleven softwareleveranciers. Denk aan de kennis en vaardigheden van de mensen die daar werken. Wat dan vaak de doorslag geeft, is het gevoel dat de ene leverancier de business beter begrijpt of een robuuster implementatieplan heeft dan de andere. Ondanks het uitvoerige, rationele selectietraject wordt de uiteindelijke beslissing dus genomen op basis van emotie.’

Beter onderbouwde beslissing

Het selecteren van een ERP-systeem duurt al snel twaalf tot achttien maanden. Wie een oplossing voor supply chain planning zoekt, is al snel vijf tot zes maanden kwijt. Dat de uiteindelijke keuze wordt gemaakt op buikgevoel, noemt Duncan niet per definitie fout. Maar volgens hem is het niet nodig. ‘Het is wel degelijk mogelijk om dieper in de software te duiken en nog meer te weten te komen over de technologische verschillen. Door een andere aanpak te kiezen, is het mogelijk om een beter onderbouwde beslissing te nemen.’

Dat bedrijven blijven vasthouden aan de traditionele aanpak, is verklaarbaar. ‘Veel supply chain professionals doen dit misschien maar één of twee keer in hun loopbaan. Dan is het logisch dat je blind de aanpak volgt die je wordt aangereikt. Die aanpak is niet fout, maar levert niet de beste uitkomst op’, stelt Duncan. ‘Het punt is dat bedrijven de softwareleveranciers bewust op afstand houden. Ze willen niet te veel informatie delen, want dat verzwakt de onderhandelingspositie. Met als gevolg dat de geselecteerde oplossing vaak niet de maximale waarde oplevert. En omdat softwareleveranciers niet precies weten wat ze kunnen verwachten, bouwen ze extra zekerheid in in de vorm van tijd en geld. Met andere woorden: de implementatie kost meer en duurt langer.’

Deel de gewenste uitkomst

Criona helpt bedrijven met het selecteren van de juiste software. Daarvoor hanteert het adviesbureau een methodologie die ook geschikt is voor de cloudapplicaties en SaaS-contracten (software-as-a-service) die vandaag de dag in zwang zijn. In die methodologie onderscheidt Duncan vier dimensies: behoefte, risico, waarde en levensduur. ‘Bij behoefte doelen we niet op lijsten met 180 functionaliteiten die allemaal in de software moeten zitten, maar op de gewenste uitkomst. Wat zijn de doelen die je met de software wilt bereiken? Over welke mate van flexibiliteit of veerkracht wil je beschikken? Als je je doelen deelt met de softwareleveranciers, zijn al die functionaliteiten niet meer dan tools om die te bereiken. En zullen softwareleveranciers zich committeren aan die uitkomsten.’

De gewenste uitkomst is niet hetzelfde als de businesscase. Die hoeven we volgens Duncan niet te delen als dat ten koste gaat van de onderhandelingspositie. ‘Maar alle softwareleveranciers kunnen wel tot op zekere hoogte een bijdrage leveren aan de businesscase. Ze hebben elk unieke competenties, waardoor de waarde die ze met hun oplossing genereren van leverancier tot leverancier zal verschillen. Overigens zit die waarde niet alleen in de bijdrage aan de businesscase, maar ook de bruikbaarheid van de oplossing. We kennen allemaal de bedrijven die Excel naast hun ERP- en planningssystemen gebruiken omdat ze er niet in slagen de beoogde waarde uit die systemen te halen.’

Softwareleverancier als risicofactor

Het beoordelen van risico’s is doorgaans al onderdeel van de traditionele aanpak. Maar vaak blijft dit beperkt tot de mogelijke risico’s van de software. De mogelijke risico’s van de leverancier blijven buiten beschouwing. ‘Soms is de software gebouwd op technologie uit 2009 en dus niet zo modern als de cloudapplicaties die daarna op de markt zijn gekomen. Ook de financiële stabiliteit van de leverancier is belangrijk: is het een beursgenoteerd bedrijf of zit er een investeringsmaatschappij achter? En wat als die investeringsmaatschappij de softwareleverancier wil verkopen?’

De laatste dimensie is longevity, dat zich het beste laat vertalen met levensduur. ‘Dat gaat over het opbouwen van een langdurige partnerschapsrelatie met de softwareleverancier’, legt Duncan uit. ‘Een belangrijke vraag is wat de onderneming drijft. Zijn dat de targets aan het eind van elk kwartaal? En hoeveel investeren ze in innovatie? Veel SaaS-contracten hebben een looptijd van misschien drie of vijf jaar, maar de realiteit is dat de meeste systemen meer dan tien jaar in bedrijf zijn. Dus is het zaak om te achterhalen in hoeverre de softwareleverancier in staat is om je al die tijd te ondersteunen.’

Commitment vanaf de eerste dag

Met de Criona-methodologie wordt vanaf dag één gewerkt aan het bouwen van langdurige partnerschapsrelaties met softwareleveranciers. ‘Deze leveranciers weten beter dan wie ook waartoe ze in staat zijn. In plaats van hen voor te schrijven wat ze moeten doen, leggen we uit wat het beoogde resultaat is. Laat de leveranciers vervolgens maar aantonen welke bijdrage ze daaraan kunnen leveren’, stelt Duncan. ‘Je wilt niet pas tijdens de contractonderhandelingen starten met het bouwen van die partnerschapsrelatie. Je wilt dat softwareleveranciers vanaf de eerste dag commitment tonen.’