Servicegrossistene houdt tijd over voor tactische en strategische inkoopvraagstukken

Hoe moet je de supply chain aansturen als de vraag sterk fluctueert? Servicegrossistene heeft veel baat bij de supply chain-software van Blue Ridge, waarmee de Noorse foodservicegroothandel de forecastbetrouwbaarheid en de voorraadniveaus wist te verbeteren. Tijdens Webinar Wednesday geeft managing director Jan van der Burg inzicht in de gerealiseerde verbeteringen. ‘We houden nu meer tijd over voor onderhandelingen met leveranciers.’

Door Marcel te Lindert

Op de termijnmarkt is de prijs van koffie in een jaar tijd ongeveer verdubbeld. Wie een dergelijke prijsstijging ziet aankomen, kan daarop anticiperen. ‘Het liefst kopen we dan meer koffie in dan we de eerstvolgende drie weken nodig hebben, zodat we kunnen profiteren van een betere marge. Maar als je het hele assortiment handmatig moet managen, ontbreekt de tijd voor dergelijke tactische en strategische inkoopbeslissingen’, meldt Jan van der Burg, managing director van Servicegrossistene.

Servicegrossistene is eigendom van zeventien lokale groothandels in Noorwegen die samen opereren als een landelijke foodservicegroothandel. Eén van die zeventien groothandels had tot voor kort vier inkopers die verantwoordelijk waren voor het totale assortiment, inclusief drank en versproducten. ‘Die waren elke ochtend druk met het plaatsen van bestellingen bij onze leveranciers om te zorgen voor voldoende voorraad. ’s Middags deden ze niets anders dan het corrigeren van die bestellingen, omdat ze toch iets meer of juist iets minder nodig bleken te hebben’, weet Van der Burg.

Van vier naar twee inkopers

De vier inkopers zagen de tekortkomingen van hun werkwijze. Ze probeerden te leren van alle bestelfouten, maar de dagelijkse operatie slokte alle tijd en aandacht op. De ommekeer volgde na een pilot met de supply chain-software van Blue Ridge. ‘Deze groothandel is erin geslaagd om over te stappen van een reactieve naar een proactieve aanpak. De inkopers zijn nu nog maar 20 procent van hun tijd bezig met het controleren van het assortiment en het corrigeren van bestellingen.’

Het pilotbedrijf heeft twee van de vier inkopers weten vrij te maken voor andere werkzaamheden. De twee overgebleven inkopers houden nu meer tijd over voor het voorkomen van fouten en voor tactische en strategische inkoopbeslissingen. ‘Zij zijn erin geslaagd hun competenties te verbeteren. We hebben nu ook tijd om te onderhandelen met leveranciers’, zegt Van der Burg, die blij is met de software van Blue Ridge. ‘We hebben wel gemerkt dat het beter is om onze werkwijze aan te passen aan het systeem dan andersom. En dat het belangrijk is om voldoende tijd vrij te maken voor het leren begrijpen van al het jargon.’

Servicelevel richting 99 procent

Voor Servicegrossistene waren de goede resultaten van het pilotbedrijf voldoende reden om de software te implementeren binnen het hele bedrijf, inclusief de zestien andere aangesloten groothandels. Ondanks de pandemie is deze implementatie in recordtijd afgerond. Dat de training van de meer dan veertig gebruikers noodgedwongen via Microsoft Teams moest worden uitgevoerd, heeft geen nadelige impact gehad. ‘Binnen het pilotbedrijf zagen we de betrouwbaarheid van de forecast al na enkele maanden verbeteren. Binnen de hele groep zien we nu dezelfde trend. Alleen in de week dat de horeca in Noorwegen weer open mocht, zagen we een afwijking. Dat signaal weet de software nog niet op te pikken’, lacht Van der Burg.

De managing director van Servicegrossistene toont grafieken van de servicelevels van de groothandels, die net als bij het pilotbedrijf stijgen richting de 99 procent. ‘Dit is waarop we ons onderscheiden. Als ons servicelevel boven de 97,5 procent ligt, zijn klanten zoals grote bedrijfskantines al tevreden. Soms vraag ik me af of ons servicelevel niet te hoog ligt’, licht Van der Burg toe. ‘Eigenlijk ligt het servicelevel zelfs nog hoger. Als we geen rijst kunnen leveren van merk A, nemen de meeste klanten ook genoegen met rijst van merk B. Maar dat zien we in de statistieken niet terug.’

Van 22 naar 5 procent overstock

De grootste verbetering betreft de overstock. Het pilotbedrijf had vóór de ingebruikname van de software maar liefst 22 procent te veel voorraad liggen. Nu is dat nog maar 5 procent. ‘Minder overstock betekent allereerst minder verspilling, maar ook een langere houdbaarheid van onze producten. We houden daarnaast meer ruimte over in onze warehouses. Belangrijk omdat we al jarenlang stabiel groeien met 7 tot 8 procent per jaar. En minder voorraad betekent ook dat we minder een beroep hoeven te doen op onze bank voor voorraadfinanciering.’

Binnen de hele groep is de overstock gedaald van 40 naar 28 procent. Dat lijkt nog steeds hoog, maar dat heeft volgens Van der Burg ook te maken met de geografie van Noorwegen. De groothandels in het hoge noorden hebben hogere veiligheidsvoorraden nodig omdat het nu eenmaal twee dagen duurt om die voorraden via het centrale crossdockcentrum in Oslo aan te vullen. ‘Desondanks zien we de overstock nu snel dalen. Een verdere daling tot 14 procent moet mogelijk zijn, maar dat is niet het belangrijkste. Uiteindelijk draait het om de service aan onze klanten.’

Plannen per kanaal

Nu de software overal goed functioneert, is Servicegrossistene in staat om op centraal niveau Integrated Business Planning op te zetten. ‘Voor het eerst kunnen we nu een planning maken voor alle zeventien groothandels. Een planning op productniveau, maar ook per locatie of per kanaal. We hebben tijdens de pandemie gezien hoe belangrijk het is per kanaal te kunnen plannen. Op last van de overheid hebben de horecagelegenheden hun deuren moeten sluiten, maar de ziekenhuizen en fastfoodrestaurants bleven in bedrijf. In de software kunnen we nu eenvoudig de index voor hotels en restaurants van 100 op 5 zetten en zien wat de impact is. We kunnen sneller schakelen dan voorheen.’

Bekijk de recording van dit webinar op YouTube en download de slides!