Q8Oils: ‘Een plug & play-oplossing zonder lang selectieproces’

Smeermiddelenproducent Q8Oils werd hard geraakt door verstoringen in de aanvoerketen en volatiel inkoopgedrag bij klanten. De productie- en voorraadplannen moesten voortdurend worden aangepast en toeleveranciers eisten harde forecasts. Dat was het moment dat start-up Garvis in beeld kwam. ‘We leverden onze data aan en binnen een week hadden we al resultaat’, stelt Supply Chain Planning Manager Louis-Charles De Prez.

Het hoofdkantoor van Q8Oils, dochterbedrijf van Kuwait Petroleum International (Q8), staat in de haven van Antwerpen waar tevens de grootste productiefaciliteit is gevestigd. Een tweede, kleinere locatie bevindt zich in Italië. In beide fabrieken worden basisoliën en additieven gemixt en afgevuld in diverse verpakkingsvormen. Eindproducten variëren van 1-literflacons voor in winkels tot oliedrums en zelfs complete tankwagens. Het bedrijf belevert retailers, grossiers en producenten in de automotivesector, maar ook industriële klanten die de olie- en smeermiddelen gebruiken om hun eigen machines en installaties draaiende te houden. Ongeveer 80 procent van de producten wordt uit voorraad geleverd.

De vraag naar eindproducten en de toevoer van grondstoffen was jarenlang stabiel, dus daar was geen heel geavanceerd planningssysteem voor nodig, zegt Louis-Charles De Prez. ‘We werken met een min/max-systeem in SAP waarbij we voorraad, zodra deze onder een bepaalde grens komt, weer aanvullen tot het ingestelde maximumniveau. Na het maken van de productieplanning draaien we een MRP-run waarmee de behoefteplanning van additieven en verpakkingen wordt berekend. Dit werkte tot voor kort goed, behalve dat we soms te laat waren met het aanpassen van de min/max-levels als het vraagpatroon daarom vroeg.’

De situatie veranderde drastisch toen de coronapandemie uitbrak. Toen was het gedaan met de stabiliteit. Fabrieken gingen op slot en later weer open, zowel bij toeleveranciers als klanten. Inkopers van klanten werden nerveus en gingen irrationele bestellingen plaatsen. Er ontstond schaarste, waardoor Q8Oils opeens niet meer op de aanvoer van grondstoffen kon vertrouwen. ‘De hele keten raakte uit balans. … … …

Verder lezen?