Nieuw contractmodel stimuleert samenwerking in de supply chain

In afspraken tussen leveranciers en afnemers staat het beschermen van het eigen belang centraal. Juridisch dichtgetimmerde contracten moeten het eigen risico beperken. Dergelijke contracten staan verbeteringen en innovatie in de weg. Binnen de bouwsector is daarom een compleet nieuw contractmodel opgesteld gebaseerd op de principes van ketensamenwerking. SCELP onderzocht of dit contractmodel breder in de supply chain kan worden toegepast. Hoogleraar Jack van der Veen was in eerste instantie sceptisch. ‘Maar dit contractmodel uit de bouwsector is een juridisch houdbaar model dat breed toepasbaar is.’ Belangrijk is wel dat ketenpartners vooraf goed nadenken over hun gedeelde visie.

Veel contracten in de supply chain bevatten boeteclausules. Als een leverancier een fout maakt, wordt hij daarvoor financieel afgestraft. Met als gevolg dat de leverancier wel uitkijkt om proactief zijn fout te melden. ‘Veel interessanter dan de straf is de oplossing’, stelt consultant Erik van den Boogaard van Peilon. ‘Hoe zorg je ervoor dat beide partijen met elkaar aan de slag gaan om de fout te verhelpen? Of, liever nog, te voorkomen? In plaats van een boeteclausule op te nemen, is het beter om overeen te komen dat een fout maken mag, maar verbeteren moet.’

Nieuw contractmodel

Van den Boogaard is binnen de bouwsector een van de drijvende krachten achter een nieuw contractmodel dat ketensamenwerking bevordert. Tijdens een online sessie onderzocht het Supply Chain Excellence Leadership Platform (SCELP) of dit contractmodel ook in andere supply chains kan worden toegepast. Jack van der Veen, hoogleraar supply chain management aan Nyenrode Business Universiteit en één van de initiatiefnemers van SCELP, is daarvan overtuigd. ‘Ketensamenwerking is de toekomst, maar ontstaat niet vanzelf en is op fundamenteel andere principes gebaseerd dan de traditionele ketenrelaties. Om alle zegeningen van ketensamenwerking te kunnen realiseren, hebben we concrete praktische tools zoals dit contractmodel nodig. Iedereen kan daarmee aan de slag.’

Van der Veen geeft toe dat hij aanvankelijk twijfels had over het idee om ketensamenwerking in contracten vast te leggen. ‘Contracten en ketensamenwerking lijken tegenstrijdige begrippen te zijn. Ketensamenwerking is gestoeld op onderling vertrouwen. Daarvoor heb je toch geen contract nodig? Maar het contractmodel uit de bouwsector is een juridisch houdbaar model dat breed toepasbaar is.’

Gestold wantrouwen

Het traditionele contractmodel is gebaseerd op het principe van twee partijen die elk hun eigen belang hebben en elkaar niet helemaal vertrouwen. Om te voorkomen dat beide partijen elkaar ‘neppen’, wordt alles op papier juridisch dichtgetimmerd. ‘Een contract is niets anders dan gestold wantrouwen. Dat kan in veel gevallen goed werken, maar niet in hoog-strategische situaties in zeer complexe omgevingen. Je kunt immers niet alle eventualiteiten voorzien en in het contract opnemen’, legt Van der Veen uit.

Het contractmodel voor ketensamenwerking is gebaseerd op een totaal ander principe; het principe dat bedrijven niet in hun eentje een volwassen supply chain kunnen creëren. ‘Daarvoor heb je ketenpartners nodig. En die moet je op een andere manier aan je binden dan met een klassiek contract. Daarin is te weinig aandacht voor ethische componenten zoals vertrouwen, saamhorigheid en wederkerigheid.’

Visiedocument

Van den Boogaard legt uit dat die ethische componenten heel goed in een contractvorm kunnen worden vastgelegd. ‘Het is belangrijk dat vooraf goed wordt nagedacht over de gedeelde visie van de partners die zich conformeren aan het contract. Die visie wordt vastgelegd in een visiedocument dat in hoofdlijnen het speelveld en de spelregels voor ketensamenwerking beschrijft. In de bouw kunnen we zien dat dit daadwerkelijk werkt. Als een probleem ontstaat, komt het altijd goed omdat vooraf de kaders voor ketensamenwerking zijn opgesteld.’

Op basis van het visiedocument wordt vervolgens een generieke samenwerkingsovereenkomst opgesteld, die nog verder kan worden gespecificeerd in een project- of procesovereenkomst. ‘Dit traject doe je niet voor één bouwproject. De tijd die ketenpartners in elkaar moeten investeren, is nogal fors. Daarom praten we liever over proces- of projectoverstijgende samenwerking’, licht Van den Boogaard toe.

Transparantie en volwassenheid

Tijdens de SCELP-sessie discussieerden de deelnemers intensief over de potentie van het nieuwe contractmodel. Sommigen zien in hun supply chain het aantal contracten met boeteclausules alleen maar toenemen en willen dat graag veranderen. Anderen vragen zich af met welke leveranciers je wel of niet het contractmodel voor ketensamenwerking moet inzetten. En wat doe je in supply chains met scheve machtsverhoudingen? Heeft een dergelijk contract dan wel zin?

Van den Boogaard heeft in de bouwsector inmiddels veel ervaring opgedaan met implementatie van het nieuwe contractmodel. ‘In alle voorbeelden van ketensamenwerking zijn twee zaken cruciaal: transparantie en volwassenheid. Allereerst is het zaak dat bedrijven taakvolwassen experts inzetten: experts die het belang van ketensamenwerking inzien en de keten kunnen overzien. Transparantie is belangrijk omdat je je leveranciers niet te veel wilt betalen, maar ook niet te weinig. Tenslotte wil je dat je partners langdurig partner blijven. Dat lukt niet als ze failliet gaan.’