Maak strategie en operatie ‘in sync’

Hoe hou je je supply chain-operatie in lijn met de bedrijfsstrategie? Misschien is het wel één van de belangrijkste succesfactoren van een bedrijf. Ik realiseerde me dat toen ik een bezoek bracht aan een bedrijf waar ik afzonderlijk de directie, de supply chain manager en de bestellers sprak. Het leek wel of deze drie lagen compleet langs elkaar heen werkten.

Allereerst de directie. Die zat er tevreden bij. Het was een florerend bedrijf, met een groeiende omzet en mooie, state-of-the-art technologie. Waar ze zich wel een beetje druk om maakte, was het aantal backorders. Dit was één van de KPI’s in hun dashboard en dit getal ging maar niet omlaag. We bespraken met elkaar waaraan dit kon liggen, maar kwamen er niet direct uit.

Toen ik even later bij de supply chain manager om tafel zat, slaakte die een diepe zucht. Tja, die backorders. Hij had al zo vaak gezegd dat dit kwam door al die klantspecifieke artikelen die ze verkochten en die ordergestuurd werden ingekocht. Dat waren helemaal geen backorders, maar ze werden wel als zodanig in de cijfers meegeteld. Er zat dus iets mis in de manier waarop de directie het begrip ‘backorder’ definieerde.

Vervuilde data

Het echte probleem was volgens hem dat de voorraadcijfers niet betrouwbaar waren. Het voorraadbeheerproces klopte perfect, maar orderpickers grepen gewoon mis bij artikelen die er volgens het ERP wel zouden moeten liggen. Vervuilde data, dát was volgens hem de grootste oorzaak van die backorders.

Toen ik even later met de bestellers om tafel zat, vroeg ik wat zij van de discussie over backorders hadden meekregen. Tot m’n verbazing kwamen zij met wéér een andere visie op het probleem. Het had volgens hen te maken met de nieuwe planningssoftware waar ze sinds kort mee moesten werken, maar waar ze nog nauwelijks een opleiding voor hadden gehad. Dit systeem kwam met besteladviezen die ze niet konden begrijpen en die daarom in hun ogen niet konden kloppen. Die gingen ze dus telkens handmatig aanpassen.

SCM Inventory Strategy Survey 2020

Een directie die stuurt op abstracte en slecht gedefinieerde KPI’s, een supply chain manager die er niet in slaagt de vertaalslag naar de operatie te maken en planners die worstelen met een systeem dat ze niet vertrouwen… Ik weet dat deze situatie zich bij wel meer bedrijven voordoet. Om hierin kennis op te doen, hebben we de SCM Inventory Strategy Survey 2020 opgezet, waarover u hier meer kunt lezen.

Ik zou zeggen: doe mee met het onderzoek en kijk of in uw bedrijf strategie en operatie wél ‘in sync’ zijn.

Jan Kraaijeveld, Business Development Manager bij Slimstock