Lola Ruiz, Photobox: ‘Export naar VK zelf regelen bleek de beste keuze’

De Brexit dwingt naar het Verenigd Koninkrijk (VK) exporterende bedrijven tot strategische keuzes. Besteed je als producent de douane-afhandeling uit of doe je dit zelf? Het van oorsprong Britse bedrijf Photobox, producent van gepersonaliseerde fotoproducten en -cadeaus, besloot het zelf te doen. Die keuze pakte goed uit. 

Door Martijn Lofvers

‘Vanwege de rommelige Brexit zijn er geen douanetarieven vastgesteld’, schetst Lola Ruiz, Group Shipping Project Manager bij Photobox, tijdens het internationale retailevenement Deliver begin oktober in Zaandam. ‘Daar kwam ook nog eens de verandering in btw bij.’

De productie van Photobox gebeurt op via internet binnengekomen klantorder bij tien tot vijftien fabrieken, van het bedrijf zelf en van partners. Ruiz: ‘We kunnen in Europa geen grensoverschrijdend transport voorkomen. De productie komt bij elkaar in onze centrale hub Sartrouville bij Parijs om de vereiste transportvolumes naar de klanten in Europa te krijgen.’

Uitbesteden of zelf doen

Voor de keuze de douane-afhandeling uit te besteden of zelf te doen, waren de leveringsvoorwaarden naar de consumenten toe essentieel. ‘Het is voor grensoverschrijdende e-commerce cruciaal wat de zogenaamde Incoterms zijn’, legt Ruiz uit. ‘Betaalt de leverancier de importbelasting voorafgaand aan de verzending of moet de consument dit doen bij ontvangst?’

‘Wij willen niet dat de consument wordt verrast door extra kosten bij ontvangst’, zegt Ruiz. ‘Dat verpest het positieve gevoel van het bestelde persoonlijke cadeau. We hebben daarom besloten de douanezaken zelf te doen. Op die manier behouden we de relatie met de klant.’

En uiteindelijk is het zelf afhandelen van douanezaken het meest kosteneffectief gebleken, aldus Ruiz. ‘Sommige transporteurs rekenden 5 tot 10 pond sterling voor de btw-afhandeling per pakket wanneer je dit aan hen zou uitbesteden. Dat kan natuurlijk niet uit. Lang niet alle transporteurs bleken klaar te zijn om data digitaal te ontvangen; sommigen zijn dan ook gestopt met het transport naar het VK. En de bepaling van de Incoterms was ook niet altijd duidelijk, met een mogelijk onaangename verrassing voor de ontvangende consument als gevolg. Photobox regelt het grensoverschrijdende transport daarom zelf en betaalt vooraf de invoerrechten.’

Eigen regie

De keuze om het transport en de douanezaken zelf te managen, is cruciaal gebleken voor de customer service. Ruiz: ‘Afgelopen najaar stonden vrachtauto’s in Frankrijk richting Calais vast vanwege de lockdowns door Covid-19. Om te zorgen dat onze Britse klanten toch vóór Kerst de door hen bestelde fotoproducten zouden krijgen, hebben we de vrachtauto’s teruggehaald en de producten naar het VK gevlogen. De Britse klanten waren blij verrast toch hun bestellingen te krijgen in deze onzekere tijd.’ De levertijden van Photobox zijn met een dag toegenomen, maar geven het bedrijf wel meer flexibiliteit in de manier van leveren.

Ruiz verwacht dat de naderende piek rond de feestdagen een uitdaging wordt vanwege de schaarste in transport, vooral in het Verenigd Koninkrijk. Vóór de coronapandemie groeide Photobox jaarlijks heel hard met 10 procent of meer tot 8,5 miljoen klanten in Europa, voornamelijk in het VK, Frankrijk en Duitsland. Tijdens de coronapandemie viel het aantal bestellingen echter sterk terug. Consumenten konden tijdens de lockdowns nergens heen en maakten daardoor ook geen foto’s die ze verwerkt wilden zien in producten van Photobox.