Kosten zijn geen uitgaven!

Gedurende mijn advies- en onderzoekcarrière ben ik vaak oprecht verbaasd geraakt. Zo liep ik ooit met een directeur door het bedrijfspand waar hij eigenaar van was. In het magazijn was het me opgevallen dat zowat de helft van de palletplaatsen leeg was. Even later zag ik bij het doornemen van de financiële administratie een post ‘Veemkosten’ staan.

‘Veemkosten?’ vroeg ik, want deze Vlaming kende dat woord toen nog niet. ‘Kosten voor externe opslag’, kreeg ik als antwoord. Enthousiast gevolgd door: ‘Ja, da’s lekker kosten sparen, joh! Onze palletplaatsen kosten iets van 8 euro per palletplaats per week en buiten kosten ze maar 4 euro per week… Da’s 4 euro per palletplaats per week goedkoper!’

Ik keek wat wazig, want ik was nog jong en niet zo ervaren, maar de man had me net nog trots verteld dat het hele pand van hem was. Dus als hij een pallet op één van zijn lege palletplaatsen zou zetten, dan hoefde hij er niets extra voor te betalen. En toch ging hij 8 euro per plek per week extra uitgeven om zo 4 euro ‘te besparen’. Zou u ook raar opgekeken hebben?

Geldstroombenadering

Dit voorval heeft mij in elk geval wel in contact gebracht met Prof. Jacques Theeuwes, met wie ik met veel plezier heb samengewerkt op het gebied van de geldstroombenadering. Maar stel nu dat onze directeur had gevraagd: ‘Wat moeten we extra uitgeven om een eigen palletplaats te gebruiken, en is dat minder dan wat we moeten uitgeven voor een palletplaats buiten?’ Zou hij dan dezelfde beslissing genomen hebben?

Mijn verbazing is in al die jaren alleen maar toegenomen, want in bedrijven wordt zo’n vraag zelden zo gesteld. Haast niemand realiseert zich dat kostprijzen bitter weinig te maken hebben met écht beïnvloedbare uitgaande geldstromen. Integendeel, kosten en daarvan afgeleide marges zijn de basis van de besluitvorming én de hele organisatorische prestatiemeting. En dat zet menig operations manager aan zich uit de naad te werken om ‘de kosten zo laag mogelijk te krijgen’. En voor je het weet stel je dan vragen als ‘Wat kost een palletplaats intern en extern?’ en neem je foute beslissingen.

Onzin uitkramen

Het is opvallend dat het management zo’n vraag ook niet stelt bij strategische investeringsbeslissingen. Daar kijken ze alleen maar naar het effect op de toekomstige geldstromen. Denk maar aan de kreet ‘Forget sunk costs!’, die aangeeft dat je alleen maar naar toekomstige effecten mag kijken. Het zou te ver gaan om dat in het kader van dit stukje uit te leggen, maar dat moet je dus ook doen bij operationele beslissingen.

Toch een tip om alvast op de goede weg te komen. Als je een kostprijs ‘x’ ziet staan, zeg dan niet ‘dat kost x’, maar zeg consequent ‘Daar moet ik x voor uitgeven’. En doe dat hardop, voor een spiegel. Jezelf vooraf hardop onzin horen uitkramen, helpt bij het voorbereiden van verstandige beslissingen.

Jacques Adriaansen is consultant bij AVMC en mede-auteur van het boek De AlignmentPuzzel.