Jabil krijgt grip op verstoringen door verbeterd inzicht in inkooporders

Hoe creëer je veerkracht in een supply chain met meer dan 27.000 leveranciers? Contract manufacturer Jabil zocht een oplossing om de communicatie met alle leveranciers te automatiseren. Ook met de leveranciers die maar een paar keer per jaar leveren. Alan Brown van Jabil deelt zijn ervaringen met de oplossing van e2open in een webinar van Supply Chain Media. ‘Ik waak voor het gouden schroef-probleem. Het maakt niet uit om welk onderdeel het gaat: als het ontbreekt, stagneert de operatie.’

Door Marcel te Lindert

Zoals Alan Brown het zelf uitlegt, is Jabil één van ’s werelds grootste bedrijven waar het grote publiek nog nooit van gehoord heeft. In meer dan honderd fabrieken, verspreid over dertig landen, maakt het bedrijf uiteenlopende producten, variërend van consumentenelektronica tot netwerkapparatuur en van medische producten tot auto-onderdelen. Tot de opdrachtgevers behoren circa driehonderd wereldmerken die de meeste mensen wel degelijk zullen kennen. ‘Wij bieden hun een breed dienstenpakket aan, dat begint met innovatie en ontwerp van producten en eindigt met levering en service’, vertelt Brown, vice president of supply chain transformation bij Jabil.

De grote diversiteit in producten en opdrachtgevers leidt tot een uiterst complexe supply chain. In zijn fabrieken verwerkt Jabil anderhalf miljoen verschillende onderdelen en materialen, afkomstig van meer dan 27.000 leveranciers. De aanvoer daarvan verloopt lang niet altijd vlekkeloos, beaamt Brown. ‘De afgelopen jaren hebben we steeds meer verstoringen gezien die het gevolg zijn van klimaatverandering en geopolitieke ontwikkelingen. Daarnaast zien we steeds sneller nieuwe producten verschijnen die disrupties in de markten van onze opdrachtgevers veroorzaken. Ook het gedrag van consumenten wordt steeds grilliger. Daarom is het cruciaal om een veerkrachtige supply chain te bouwen, zodat we snel kunnen schakelen en de impact van nieuwe verstoringen op de operatie en op de klant tot een minimum beperkt blijft.’

De gouden schroef

Voor een veerkrachtige supply chain is het zaak om allereerst de pijnpunten en risicofactoren in de supply chain te identificeren. Vanwege de omvangrijke supply chain is dat een grote uitdaging voor Jabil, meldt Brown. ‘Om een indruk te geven: op elk willekeurig moment hebben we 2,8 tot 3,0 miljoen openstaande inkooporderregels. Op jaarbasis doen we meer dan één miljard transacties met leveranciers. Met al die onderdelen en materialen maken we 375.000 verschillende eindproducten, die we vervolgens naar 10.000 verschillende locaties dienen te transporteren. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat die eindproducten daar op tijd arriveren, zodat de omzetdoelstellingen van onze opdrachtgevers niet in gevaar komen.’

Brown waakt voor het gouden schroef-probleem: dat ene ontbrekende onderdeel dat voltooiing van het eindproduct in de weg staat. ‘Het maakt niet uit om welk onderdeel van welke leverancier het gaat. Als het ontbreekt, stagneert het productieproces. Daarom is het zaak om in het streven naar weerbaarheid en veerkracht niet alleen op de grootste leveranciers te focussen, maar ook op de ‘‘long tail’’ van leveranciers die misschien maar één of twee keer per kwartaal of per jaar leveren. De focus ligt vaak op automatiseren van transacties en delen van forecasts met de 20 procent grootste leveranciers. Als je dat niet doet met die andere 80 procent, blijft de kans op verstoringen bestaan.’

Automatisch e-mailberichten genereren

Jabil gebruikt voor communicatie met zijn leveranciers de oplossingen van e2open. ‘We hadden een grote uitdaging op dat gebied. Wij hebben informatie van leveranciers nodig over de status van inkooporders. We beschikten al over goede digitale koppelingen met de grootste leveranciers, maar veel kleinere leveranciers zijn niet in staat zijn om een EDI-koppeling te implementeren. Met als gevolg dat we de data over de status van inkooporders handmatig moesten filteren uit e-mailberichten en invoeren in ons ERP-systeem.’

De gebruikelijke aanpak is het installeren van een portal waaraan leveranciers hun eigen systemen kunnen koppelen. Dat stelt hen in staat om inkooporders te bevestigen en statusdata in te voeren. ‘Maar we weten uit ervaring dat niet elke leverancier een portal wil gebruiken. Zeker niet de leveranciers die maar een paar keer per jaar aan ons leveren. E2open heeft een tool waarmee we automatisch e-mailberichten inclusief bijlagen kunnen genereren en versturen. Met links die leveranciers kunnen gebruiken om orders te bevestigen. Deze tool beschikt ook over een dashboard waarop we kunnen zien welke leveranciers niet op tijd reageren, zodat we actie kunnen ondernemen. Dankzij deze oplossing is de kwaliteit van de data van leveranciers aanzienlijk verbeterd, waardoor we meer zicht hebben op de risico’s in de supply chain.’

Samenwerking en besluitvorming

Verbetering en automatisering van de communicatie met leveranciers is niet voldoende om een veerkrachtige supply chain te realiseren. ‘Dat begint inderdaad met het creëren van supply chain visibility. Wat is de status van inkoop- en transportorders? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we op elk moment weten waar alle onderdelen en materialen zijn? De volgende stap is het identificeren en reduceren van de risico’s op basis van die data. Wij gebruiken netwerkmodellen om de mogelijke impact van die risico’s op onze operatie te bepalen. We rekenen verschillende scenario’s door om te onderzoeken of we de risico’s kunnen reduceren of eromheen kunnen plannen.’

Een ander cruciaal onderdeel van een veerkrachtige supply chain is een goede samenwerking, zowel intern als extern. ‘Denk aan de samenwerking tussen onze inkoopteams en planningsteams. Als die goed verloopt, kunnen ze sneller beslissingen nemen. Maar denk ook aan de samenwerking met leveranciers en klanten’, legt Brown uit. ‘Daarnaast is de kwaliteit van de besluitvorming belangrijk. Wij gebruiken analytics om op basis van de enorme hoeveelheid data onze supply chain te optimaliseren. Wat zijn de optimale voorraadlocaties en voorraadniveaus?’

Risk exposure index van Simchi-Levi

Om te meten hoe veerkrachtig de supply chain is, gebruikt Jabil de risk exposure index van MIT-professor David Simchi-Levi: hoeveel tijd heeft de supply chain nodig om te herstellen van een verstoring? Die prestaties zijn verbeterd, blijkt uit het verhaal van Brown. ‘Het belangrijkste voordeel van de investeringen in een veerkrachtige supply chain is dat we beter zicht hebben op de status van inkooporders en daardoor betere beslissingen kunnen nemen. Daardoor kunnen we ook accuratere toezeggingen doen aan onze klanten. En omdat we verstoringen eerder zien aankomen, hebben we meer tijd om te reageren totdat die verstoringen daadwerkelijk optreden.’