Inefficiënte Order to Cash-processen kosten miljarden aan liquiditeit

Veel bedrijven laten kansen liggen op het gebied van liquiditeit, kosten en samenwerking in de supply chain door inefficiënties in hun Order-to-Cash (O2C)-proces. Wanneer de totale omzet van het mkb in Nederland vijf dagen eerder wordt betaald, komt er bijvoorbeeld 14 miljard euro aan liquiditeit vrij. Dat blijkt uit de ‘Order to Cash Monitor’ van het Lectoraat Supply Chain Finance van Hogeschool Windesheim en Diesis, aanbieder van automatiseringsoplossingen voor O2C-processen.

Het Order to Cash-proces beslaat alle stappen van het moment dat een klant een bestelling plaatst tot aan de uiteindelijke betaling. Dit betekent dat het niet alleen gaat om de snelheid waarmee orders verwerkt en geleverd worden, maar ook om de nauwkeurigheid van levering en facturering en de tijd die nodig is om betalingen te innen. O2C vormt ook een cruciale schakel in de supply chain, omdat het directe impact heeft op klant-leveranciersrelaties en de financiële gezondheid van alle schakels in de keten. Dat stelt Christiaan de Goeij, senior onderzoeker Supply Chain Finance bij Hogeschool Windesheim en projectleider van het onderzoek.

Voor de Order to Cash Monitor werden 254 bedrijven ondervraagd. De monitor laat zien dat de gemiddelde doorlooptijd voor betaling in Nederland 51 dagen bedraagt. Bij conflicten over facturen loopt deze tijd op tot 66 dagen. Enkele dagen later betalen lijkt op het eerste gezicht misschien niet zo problematisch, maar kan het verschil maken tussen het wel of niet op tijd kunnen betalen van huur, salarissen of leveranciers. Het kan er ook voor zorgen dat bedrijven niet op tijd vervangingsinvesteringen kunnen doen, bijvoorbeeld wanneer productiemachines defect zijn.

Factureren per week of maand

Op veel plekken in het proces zitten vertragingen die de liquiditeit van bedrijven beperken, met als gevolg dat ze afhankelijker worden van externe financiering. Vaak gebeurt dit op plekken waar niet de meeste aandacht voor is. Zo vragen afnemers nogal eens om week- of maandfacturatie. Leveranciers die dit accepteren, factureren al hun orders op slechts één moment in de week of maand. Slechts 31,5 procent factureert per order. Hoewel sommige leveranciers dit als efficiënt zien, betekent het direct een verlies van gemiddeld drieënhalf (weekfacturatie) of vijftien dagen (maandfacturatie) in doorlooptijd.

Voor de afnemer is dit juist gunstig, deze kan nu later betalen. Daar staat tegenover dat sinds Covid-19 een groeiend aantal leveranciers vraagt om de gehele factuur (16,3% van alle bedrijven) of delen ervan (39,8%) te betalen vóór levering. Het verkorten van de doorlooptijd vereist dat bedrijven hun processen, zoals facturering en betalingen, strakker organiseren en waar nodig automatiseren.

Verzameling van losse onderdelen

Veel bedrijven beschouwen hun Order to Cash-proces nog als een verzameling van losse onderdelen. Dit zorgt voor veel inefficiënties. Problemen in de orderverwerking kunnen bijvoorbeeld leiden tot fouten in de levering en facturatie, wat vertragingen in betalingen tot gevolg heeft. Bovendien zijn de onenigheden die uit deze fouten komen een grote frustratiefactor bij de klant. Wanneer de afdelingen Verkoop, Operatie en Finance hun werkzaamheden in de verschillende delen van het proces beter op elkaar afstemmen, kunnen fouten en vertragingen worden verminderd.

Een belangrijke bevinding uit de monitor is ook de lage adoptie van e-facturatie, met name bij het mkb. Slechts 15,3 procent van de Nederlandse bedrijven maakt hier gebruik van; bij het mkb is dit percentage 9,9 procent. Met e-facturatie kunnen bedrijven facturen sneller versturen en de goedkeuringstermijn bij de klant verkorten. Daarnaast kan hiermee het aantal conflicten verminderen, door minder foutgevoeligheid bij factuurverwerking.

De druk om e-facturatie te implementeren, neemt ook toe nu de EU via de ViDA-richtlijn landen verplicht vanaf juli 2030 e-facturatie voor B2B-transacties in te voeren. Landen als Duitsland (2025) of België en Frankrijk (2026) starten al eerder met deze verplichting. Bedrijven die eerder overstappen op e-facturatie, zijn volgens de monitor beter voorbereid op deze veranderingen en kunnen sneller inspelen op nieuwe marktontwikkelingen.

Kredietwaardigheid controleren

Een opvallend aspect binnen de afnemer-leveranciersdynamiek is dat slechts 4,3 procent van de bedrijven de kredietwaardigheid van nieuwe klanten controleert bij het aangaan van een opdracht. Hierdoor missen veel bedrijven waardevol inzicht in de kans dat een klant te laat of helemaal niet betaalt. Dit is des te opmerkelijker omdat 13,7 procent van de bedrijven geregeld betalingsregelingen moet treffen met klanten die niet tijdig aan hun verplichtingen voldoen.

43,7 procent van de bedrijven verstuurt automatische betaalherinneringen. Slechts 14,9 procent zegt ook een persoonlijke benadering in te zetten. Een geautomatiseerde workflow, aangevuld met persoonlijk contact wanneer dat nodig is, zorgt voor een klantgerichte aanpak waarmee leveranciers zowel de betalingszekerheid als de klanttevredenheid kunnen vergroten.

Uit de monitor blijkt ook dat veel bedrijven onvoldoende inzicht hebben in hun O2C-processen. Maar 7 procent van de bedrijven meet de totale doorlooptijd van hun proces. Slechts 3 procent monitort de ontwikkeling van het werkkapitaal. Dit houdt in dat ze niet regelmatig de dynamiek van debiteuren, crediteuren en voorraden door het jaar heen volgen, maar zich veelal beperken tot een jaarlijkse momentopname die een vertekend beeld kan geven. Door de ontwikkeling van het werkkapitaal door het jaar heen te monitoren, ontstaat juist een beter beeld van de cashflow-dynamiek en kunnen inefficiënties eerder worden aangepakt.

Afdelingsoverstijgende samenwerking cruciaal

Veel bedrijven zijn sterk gericht op het stroomlijnen van leverings- en productieprocessen, maar besteden nauwelijks aandacht aan optimalisatie van O2C-processen. Dit terwijl er op dit gebied nog aanzienlijke kosten- en liquiditeitsvoordelen te behalen zijn. Het O2C-proces strekt zich uit over meerdere afdelingen, van Verkoop tot Operatie tot Finance, en kent vaak geen duidelijke, afdelingsoverstijgende eindverantwoordelijke. Door het gebrek aan een integraal aanspreekpunt wordt het optimaliseren van het proces lastiger.

Door samenwerking en het richten van optimalisatie-inspanningen op het hele O2C-traject kunnen bedrijven niet alleen de verwerkingstijd van orders en facturen verkorten, maar ook de klantrelaties verbeteren door minder conflictsituaties en snellere betalingen. Met name voor het mkb is er daarnaast veel potentie voor het behalen van liquiditeitsvoordelen, die financiële speelruimte kunnen geven in tijden wanneer bankfinanciering moeilijk is. Wanneer de totale omzet van het mkb in Nederland vijf dagen eerder wordt betaald, komt er ruim 14 miljard euro aan liquiditeit vrij voor deze groep bedrijven.

Om de survey-inzichten aan te vullen, gaat het Lectoraat Supply Chain Finance casestudies uitvoeren bij bedrijven, waarbij door middel van metingen en interviews met meerdere afdelingen de knelpunten per processtap in kaart worden gebracht. Hier ligt een mogelijkheid voor bedrijven om het eigen proces onder de loep te nemen. Daarnaast gaat de O2C-Monitor jaarlijks herhaald worden, zodat trends en ontwikkelingen in O2C-processen in Nederland in kaart gebracht kunnen worden.