Gij zult hamsteren!

De vijf P’s van supply chain management zijn: Perfect Preparation Prevents Poor Performance. Wees altijd voorbereid op wat komen gaat. Hamsteren hoort daarbij, want robuuste supply chains hebben veiligheidsvoorraden nodig, bij de leveranciers en producenten, in de distributiecentra en bij de verkoopkanalen. Die veiligheidsvoorraad geeft ademruimte bij verstoringen: als leveranciers uitvallen, de klant ineens een tijdje dicht moet of het personeel je laat zitten. Je staat ook sneller weer op na een verstoring als je de juiste buffer hebt.

Door Walther Ploos van Amstel

De onzekerheid in vraag en aanbod bepaalt de veiligheidsvoorraad die nodig is; meer onzekerheid betekent simpelweg meer voorraad. Anders staat de uiteindelijke klant met lege handen. Hamsteren is verstandig, mits goed doordacht en goed geïnformeerd. Wat moet je doen als producent?

Gij zult beter voorspellen!

Het vervelende bij de huidige coronacrisis is dat zowel de vraag als het aanbod bij geneesmiddelen, IC-capaciteiten en mondkapjes onzeker is. Consumenten raken zelfs helemaal in de stress. In blinde paniek worden winkels geplunderd. Welke consument weet nu precies hoeveel toiletpapier het gezin gebruikt? En wat er thuis nog aan pasta in de kast staat? Hij heeft geen idee. Weet je als producent wél wat gebeurt met de vraag aan het einde en het aanbod aan het begin van de keten? Daar zitten vijf tot tien schakels tussen.

Vraaguitval tikt stroomopwaarts in de supply chain extra aan door de lagere voorraadaanvulling, en tegelijkertijd ook door een verlaging van de veiligheidsvoorraden. Dat is het klassieke opslingereffect. Als de handel aan het eind van de supply chain besluit om 10 procent minder te bestellen, dan ziet de producent aan het begin van de supply chain na enige tijd de vraag met 50 tot 60 procent instorten, maar later ook ineens weer opveren. Dat gebeurde ook na de crisis in 2008. Dat gaan we de komende jaren, na de coronacrisis, opnieuw meemaken. De vraag komt in een logistieke achtbaan terecht en sleurt de voorraden mee. Dat zit ingebakken in onze planningssystemen. De opslingering is te voorspellen. De vraag voor onze data-analisten is: hoe snel en met hoeveel?

Hamsteren is prima. Maar, hamster slim, met mate, op basis van de harde data die je hebt over de vraagdynamiek in jouw supply chain. Heb je die actuele data niet beschikbaar? Bel of mail dan met jouw ketenpartners of maak samen een online dashboard. Alleen dan kun je de juiste data-gedreven hamstermaatregelen nemen.

Gij zult snel beslissen!

Vorm een crisisteam waarin inkoop, productie, verkoop, finance en logistiek elke dag bespreken wat er vandaag nodig is. Besluit snel, maar laat je niet gek maken door enkel emotie, nepnieuws en hysterie. Laat dat maar over aan de hamsterconsumenten. Filter nieuws, interpreteer data en raadpleeg externe experts.

Tenslotte: betrek de klanten, logistiek dienstverleners en leveranciers bij de maatregelen die je gaat nemen. Daarmee kun je niet vroeg genoeg beginnen. Met meer informatie, meer afstemming, kun je beslissingen nemen die uiteindelijk voor de hele supply chain beter zijn. Hamsteren is zo gek nog niet.

Gij zult een robuuste keten maken!

Als jouw supply chain niet robuust is, dan kun je rekenen tot je een ons weegt, maar loop je toch vast. Ben je je bewust van de risico’s en gevolgen van verstoringen in de supply chain? Die analyse moet je ieder jaar maken. Corona is niet de eerste crisis en zeker ook niet de laatste. Met dit inzicht kun je effectief middelen en capaciteit inzetten om meer robuust te worden: extra veiligheidsvoorraad, reserveproductie- en transportcapaciteit en een flexschil. Flexibiliteit gaat ook over het bij verstoringen snel kunnen schakelen met meerdere leveranciers voor eenzelfde product, insourcen of alternatieve transportketens. Dan moet je wel op elk moment weten waar de goederen in de supply chain zijn en wie er nog vrije capaciteit heeft: volledige transparantie is nodig. Pak het E2E supply chain assessment voor corona van Supply Chain Magazine er maar eens bij!

Samen met klanten, leveranciers en dienstverleners moet je logistieke verstoringen op kunnen vangen met veiligheidsvoorraden, het delen van capaciteit, flexibiliteit en ketentransparantie. Maak concrete afspraken met ketenpartijen over het voorkomen of genezen van verstoringen. Wat is jullie plan B of C als het fout gaat? Wat zijn de eerste waarschuwingssignalen? Wie neemt er actie? En, evalueer samen na elke crisis: wat doen we de volgende keer anders?

Dr. Walther Ploos van Amstel is Lector Citylogistics aan de Hogeschool van Amsterdam