Verduurzaming vraagt om focus bij inkopers

Hoe kun je de duurzaamheidsprestaties van je leveranciers meten en vergelijken? Veel inkopers sturen een standaard vragenlijst rond, maar de respons is vaak slecht en de waarde beperkt. Responsibly neemt inkopers werk uit handen met een platform dat een groot deel van de informatie automatisch verzamelt. Tijdens Webinar Wednesday gaat de winnaar van de European Supply Chain Start-up Contest dieper in op de uitdagingen en oplossingen voor inkopers.

Door Marcel te Lindert

Bedrijven lopen het gevaar een CO₂-tunnelvisie te ontwikkelen. Hun inspanningen zijn zo gefocust op het reduceren van de CO₂-uitstoot dat ze andere aspecten van duurzaamheid uit het oog verliezen. ‘Het onderwerp duurzaamheid wordt vaak gereduceerd tot CO₂-emissies, maar het gaat om zoveel meer. De vraag is waar de grootste risico’s zitten. En waar we de meeste impact kunnen maken’, zegt Thomas Buch Andersson, medeoprichter en CEO van Responsibly.

Responsibly eindigde op 19 mei als de nr. 1 bij de European Supply Chain Start-up Contest. De start-up uit Denemarken is vorig jaar opgericht en heeft inmiddels veertien mensen in dienst en meer dan twintig klanten in verschillende sectoren. De oprichters hebben de overtuiging dat inkopers een cruciale rol spelen in de verduurzaming van supply chains. ‘Steeds meer consumenten, klanten, investeerders en overheden stellen vragen over duurzaamheid. 60 tot 80 procent van de voetafdruk zit bij de leveranciers in de supply chain. Dus als je de bedrijfsvoering wilt verduurzamen, moet je daar aan de slag’, aldus Andersson.

Focus is cruciaal

Zoals gezegd is duurzaamheid meer dan CO₂-uitstoot. Responsibly onderscheidt vier delen. Het eerste deel gaat over milieuproblemen zoals biodiversiteit, luchtvervuiling en waterverbruik. Het tweede deel gaat over broeikasgassen – niet alleen CO₂ maar ook andere gassen zoals methaan, lachgas (distikstofoxide) en ozon. ‘Daarnaast gaat het om sociale problematiek. Iedereen denkt meteen aan kinderarbeid en dwangarbeid, maar denk ook aan werkomstandigheden, of het recht een vakbond op te richten. Het laatste deel gaat over de leveranciers van je leveranciers. Waar halen zij bijvoorbeeld hun grondstoffen vandaan?’

Bedrijven doen er goed aan om eerst in kaart te brengen op welke onderdelen van duurzaamheid ze hun inspanningen willen focussen. Het is niet te doen elke leverancier aan te spreken op alle onderdelen. ‘En dat is vaak ook niet nodig. Kijk naar de CO₂-footprint. Lang niet elke leverancier heeft daar een groot aandeel in. Dus hoef je ook niet elke leverancier te dwingen zijn eigen footprint te verkleinen. Of kijk naar andere duurzaamheidsrisico’s die gekoppeld aan grondstoffen of materialen. Hoe groot die risico’s zijn, is afhankelijk van de sector of de regio waarin de leverancier actief is. Kinderarbeid is lang niet in elk land een risico.’

Heatmap-analyse

Andersson adviseert goed te kijken naar de beschikbare data. In welke sectoren en regio’s zitten je leveranciers? Wat zijn de eisen waaraan je moet voldoen? Waar liggen de interne prioriteiten als het gaat om duurzaamheid? Is het vanuit concurrentieoverwegingen nodig om te focussen op bepaalde aspecten van duurzaamheid? ‘Maak een soort van heatmap-analyse. Dan krijg je meer inzicht. Op welke leveranciers moet je je focussen? En wat zijn de aandachtspunten? Die kun je vervolgens invullen op een scoreformulier.’

Er bestaat echter niet zoiets als een generiek scoreformulier dat voor elk bedrijf geschikt is. ‘Er is geen one size fits all. Daarom helpen wij bedrijven met het opzetten van hun eigen scoreformulier, zodat ze daarop de aandachtspunten kunnen zetten die voor hen belangrijk zijn. En bespreek dat scoreformulier met je leveranciers. Die moeten weten welke zaken jou bezighouden. En wellicht kun je incentives uitdelen. Denk aan betere betalingsvoorwaarden als een leverancier zijn duurzaamheidsprestaties verbetert. Of misschien zelfs een hogere prijs.’

Prestaties meten en vergelijken

Dat is het domein van de inkopers. Responsibly biedt hun een platform dat het gemakkelijker maakt om prestaties van leveranciers te meten en te vergelijken. Zoals Andersson al eerder aangaf, is focus belangrijk. ‘Natuurlijk, je kunt niet managen wat je niet meet. Maar je moet ook niet alles meten, want dat is niet te doen. Wie duurzaam wil inkopen, zal uiterst doelgericht te werk moeten gaan.’

Allereerst is het belangrijk te weten wat het doel precies is. Is dat het reduceren van de risico’s die bepaalde grondstoffen en materialen opleveren? Is het doel om aan de rapportage-eisen van bijvoorbeeld de B Corp-certificering te voldoen? Of aan de heersende wet- en regelgeving, zoals de Lieferkettengesetz in Duitsland? ‘Of misschien is het voorkomen van reputatieschade het doel. Met name sociale thema’s als kinderarbeid of dierenwelzijn kunnen slecht zijn voor het imago van bedrijven.’

Deze doelstellingen kunnen vertaald worden naar concrete acties. ‘In feite onderscheiden we twee soorten acties. Allereerst kunnen we meer met leveranciers gaan samenwerken om de prestaties op het gebied van duurzaamheid te verbeteren of de risico’s te verkleinen. Maar we kunnen er ook voor kiezen om het inkoopbudget anders te besteden, bijvoorbeeld door meer in te kopen bij duurzame leveranciers. Of door compleet nieuwe leveranciers in te schakelen.’

Zestig audits per jaar

De gemakkelijkste manier om inzicht te krijgen in de duurzaamheidsprestaties is iedere leverancier dezelfde vragenlijst toe te sturen. Althans voor de inkoper. Voor de leverancier is het invullen van die vragenlijst veel werk. ‘En vergeet niet dat die leverancier nog meer klanten heeft die allemaal een andere vragenlijst sturen. Wij kennen leveranciers die zestig audits per jaar krijgen over vrijwel identieke thema’s. Dat lijken er alleen maar meer te worden.’

De animo onder leveranciers om vragenlijsten in te vullen is laag. “Bovendien is het verwerken van die vragenlijsten best veel werk. En de waarde is beperkt. Dan staat er op de lijst een vraag over kinderarbeid die de leverancier met ja of nee kan beantwoorden. Wat zegt zo’n antwoord nou helemaal?”

Data van websites ‘scrapen’

Responsibly wil inkopers het werk uit handen nemen. De start-up uit Denemarken checkt allereerst de beschikbare informatie over de risico’s in bepaalde sectoren of regio’s. Vervolgens gaat het bedrijf op zoek naar andere openbare informatie over leveranciers, zoals de certificaten die ze hebben, de publicaties op hun website of de claims die ze maken over duurzaamheid. ‘Het datalandschap is erg gefragmenteerd. Een van onze klanten is een klein bedrijf met slechts 48 leveranciers. Voor die klant moeten we nog steeds 79 databronnen raadplegen.’

Responsibly gebruikt daar tools voor zoals scraping. Dat is een technologie waarbij voortdurend data van websites worden ‘geschraapt’. ‘Het volgende probleem is het interpreteren van die data. Wat betekent het dat een leverancier 156 punten heeft gescoord op het gebied van arbeidsomstandigheden? Wij leggen als het ware een laag over al die databronnen heen die het mogelijk maakt deze data correct te interpreteren. Het wordt zo mogelijk leveranciers te vergelijken.’

Ontbrekende data opvragen

Door het verzamelen en analyseren van data te automatiseren, blijft de hoeveelheid werk beperkt. ‘Het is mogelijk om 30 tot 60 procent van de benodigde data te verzamelen zonder dat de leverancier input hoeft te geven. Ons platform kan worden gebruikt om de ontbrekende data op eenvoudige wijze op te vragen. En wat het mooie is voor leveranciers: die kunnen ons platform weer gebruiken om die data ook te delen met hun andere klanten. Op die manier wordt het ook voor leveranciers aantrekkelijk om mee te werken.’

Bekijk de recording van dit webinar op YouTube!