Duidelijkheid is key

In supply chain management hebben we het vaak over de ‘harde’ en ‘zachte’ kant van ons vakgebied. In de praktijk krijg ik regelmatig het gevoel dat het één het ander uitsluit en dat het een kwestie van kiezen is. Dus óf je bent van de theorie en omarmt het ene na het andere model, óf je bent van de praktijk en hebt niets met wetenschappelijke modellen maar je houdt je prima staande vanwege een schat aan ervaring. Is het allemaal wel zo zwart-wit? Natuurlijk niet. Waar het om gaat is dat er duidelijkheid wordt geboden.

Zo zei een leidinggevende bij een opdrachtgever afgelopen week na het voeren van een gesprek met een medewerker: ‘Jij bent eigenlijk helemaal niet zo hard als iedereen denkt, het is gewoon duidelijk.’ Ik kon een kleine glimlach niet onderdrukken. De betreffende leidinggevende had mij namelijk vooraf gewaarschuwd dat de medewerker wel eens heel erg uit zijn plaat kon gaan, omdat ze al eerder een gesprek over dit onderwerp hadden gevoerd.

Ik had natuurlijk best ‘met gestrekt been’ het gesprek in kunnen gaan. Ook dan zou het doel wel bereikt zijn, voor even althans, maar deze aanpak is volgens mij nooit effectief, behalve in tijden van crisis. Als je duidelijkheid biedt, weten mensen gewoon waar ze aan toe zijn. En dat is over het algemeen best lekker.

Het is ook wel bijzonder dat duidelijkheid scheppen wordt verward met ‘hard’ zijn en dat we dat liever niet hebben. Want ja, dat kan de sfeer nogal verzieken en daar zijn we natuurlijk niet opuit. Als je het mij vraagt, wordt overigens de sfeer alleen maar beter als er duidelijkheid is, omdat er geen twijfels meer zijn over verwachtingen en regels.

Grijs gebied

Het grootste nadeel van het niet hebben van duidelijkheid is dat er een grijs gebied ontstaat. Iedereen doet dan over het algemeen met de beste bedoelingen zijn of haar ding, maar of dat ook tot het gewenste resultaat leidt? Het is ook behoorlijk lastig om zeker te weten óf iets duidelijk is. Je kunt de controlevraag stellen, maar ook dat biedt geen garantie. Niet iedereen zegt het namelijk als iets toch nog niet helemaal helder is.

Zonde, voor alle betrokkenen, want onduidelijkheid leidt altijd tot problemen. Of het nu gaat om bedrijfsplannen, beoordelingen, loopbaanontwikkeling of gewoon het uitvoeren van een bepaalde taak: als niet volstrekt helder is wat de bedoeling is, gaat het gewoon mis. Gewoon, omdat iemand niet weet wat hij moet doen of verwacht dat een ander het wel doet. En dat leidt weer tot oplopende frustratie en irritatie.

Management

Het is natuurlijk de taak van het management om duidelijkheid te scheppen. Altijd. Management moet de grenzen aangeven, bepalen wat wel en niet kan of mag, communiceren wat de verwachtingen precies zijn, etc. Het klinkt eenvoudig, maar vaak is de strategie van het bedrijf toch niet helemaal duidelijk, is niet helder wie waarvoor precies verantwoordelijk is of is niet bekend wat voor gedrag van medewerkers wordt verwacht.

Duidelijkheid scheppen dwingt het management om keuzes te maken, en inderdaad, soms wordt er een verkeerde keuze gemaakt, maar dat is nog altijd beter dan géén duidelijkheid scheppen. Iedereen weet in elk geval waar hij of zij aan toe is en wat er van hem of haar wordt verwacht. En mensen kunnen zelf duidelijkheid bieden door aan te geven dat ze daarin meegaan, of door de conclusie te trekken dat ‘het niet meer past’ en te vertrekken. Niet leuk, maar wel duidelijk.

Voordeel

Het hebben van duidelijkheid zorgt ervoor dat mensen, binnen vooraf gestelde grenzen, zelfstandig betere beslissingen kunnen nemen. Dit ontlast dan het management weer. Stel jezelf dus steeds de vraag of iets volstrekt helder is. Zo niet, zorg dan dat het wél duidelijk wordt, en zo ja: go for it! Duidelijkheid hebben en bieden is namelijk lang niet altijd even leuk, maar wel een sleutel tot succes.

Edward Heijnen, zelfstandig interim-professional supply chain-procesverbeteringen

Hoe zorg jij voor duidelijkheid? Reageer gerust via e.heijnen@supplychaininsight.nl