Compliance-vraagstuk vereist cross-functionele aanpak

Naast alle verstoringen in hun supply chains krijgen bedrijven te maken met steeds meer wetgeving omtrent duurzaamheid. Het zijn niet alleen overheidsinstellingen die toezien op naleving daarvan, maar steeds vaker ook ngo’s en andere belangengroeperingen. Tijdens Supply Chain Media’s Webinar Wednesday legt Jackson Wood van Descartes uit hoe bedrijven zich hiertegen kunnen weren door in te zetten op een cross-functionele aanpak. ‘Misschien ligt je supply chain onder het vergrootglas van een belangengroepering die je nog niet kent.’ 

Door Marcel te Lindert

De term VUCA is twintig jaar geleden al geïntroduceerd door het Amerikaanse leger, maar heeft pas de afgelopen jaren een breder publiek bereikt. De letters staan voor volatility, uncertainty, complexity en ambiguity. ‘Complexiteit is al langer een constante factor in het internationale handelsverkeer, maar de afgelopen jaren is ook de volatiliteit, onzekerheid en ambiguïteit toegenomen. Dat stelt supply chain-professionals van wereldwijd opererende bedrijven voor grote uitdagingen’, stelt Jackson Wood, director of industry strategy, global trade intelligence bij Descartes. ‘Veel mensen vragen zich af of de huidige VUCA-wereld het einde van de globalisering inluidt. Zover wil ik niet gaan, maar er is wel een duidelijke tendens richting nearshoring en friendshoring.’

Dat de luchtvaart-, defensie- en halfgeleiderindustrie geraakt wordt door geopolitieke conflicten, schaarste aan grondstoffen en andere verstoringen in de supply chain, begrijpt iedereen. Wood benadrukt dat deze verstoringen elk bedrijf in elke sector kunnen raken. Hij laat zien dat de Verenigde Staten zendingen met avocado’s uit Mexico blokkeren en dat China de import van Canadees rundvlees aan banden legt. ‘Wie had gedacht dat de markt van avocado’s en rundvlees geraakt zou worden door dit soort maatregelen? Misschien denk je geen risico te lopen als je in sokken en ondergoed handelt. Maar als die gemaakt zijn van katoen uit de Chinese provincie Xinjiang waar Oeigoeren dwangarbeid moeten verrichten, kun je erop rekenen dat je vragen krijgt.’

Schuldig tot het tegendeel bewezen is

Sommige verstoringen komen volledig onverwacht, waardoor bedrijven geen tijd hebben zich daarop voor te bereiden. Een voorbeeld is de instorting van de brug in Baltimore na een aanvaring met een containerschip. ‘Wie had ooit gedacht dat een uit koers geraakt containerschip een van de grootste havens van Noord-Amerika lam zou leggen? Kleine kans dat bedrijven in de regio hiervoor noodscenario’s klaar hadden liggen’, stelt Wood. ‘Maar andere verstoringen kunnen we ruim van tevoren zien aankomen. Neem alle nieuwe wetgeving die nu op ons afkomt.’

In Europa kennen we inmiddels de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die grote bedrijven verplicht om jaarlijks te rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties. Een ander voorbeeld is de German Supply Chain Act (Lieferkettengesetz), die bedrijven verantwoordelijk maakt voor onder meer schendingen van de mensenrechten in hun hele supply chain.

‘In de Verenigde Staten hebben we de Uyghur Forced Labor Prevention Act (UFLPA). Als gevolg daarvan worden aan de buitengrenzen importzendingen ter waarde van honderden miljoenen dollars tegengehouden. Als er een link is met de regio waar Oeigoeren dwangarbeid moeten verrichten, wordt aangenomen dat je schuldig bent tot het tegendeel bewezen is. Anders gezegd: bedrijven moeten zelf aantonen dat ze voldoende maatregelen hebben genomen en dat in hun supply chain geen sprake is van dwangarbeid.’

Invloed van belangengroeperingen

Wood bespeurt de laatste jaren een belangrijke verandering. Het zijn niet alleen douaneautoriteiten en andere overheidsinstellingen die toezien op naleving van deze wetgeving, maar steeds vaker ook ngo’s en andere belangengroeperingen. Die hebben in Duitsland rechtszaken aangespannen tegen onder meer Amazon, Ikea en Volkswagen, omdat ze zich niet zouden houden aan de German Supply Chain Act. In Nederland kennen we de rechtszaak tussen Shell en Milieudefensie. ‘Dit geeft een compleet nieuwe dimensie aan het compliance-vraagstuk van bedrijven. Het kan zijn dat op dit moment je supply chain onder het vergrootglas wordt gelegd door een belangengroepering die je nog niet kent.’

Een andere verandering is dat veel nieuwe wetgeving niet zozeer iets verbiedt, maar iets voorschrijft. Ze geeft nauwgezet aan hoe bedrijven bijvoorbeeld over duurzaamheid moeten rapporteren en welke andere data en documenten ze moeten overleggen. ‘Dat betekent een extra administratieve last, terwijl daar op dit moment nog geen kant-en-klare IT-oplossingen voor bestaan. Er bestaan wel oplossingen die de werklast verminderen en bedrijven helpen om sneller aan hun verplichtingen te voldoen, maar het vereist experimenteerdrift en iteratieve processen om de complexiteit beheersbaar te maken.’

Cross-functionele samenwerking

Tegelijkertijd verwacht Wood dat grote bedrijven een deel van hun verantwoordelijkheid zullen neerleggen bij leveranciers en andere ketenpartners. ‘Met Descartes werken wij veel voor bedrijven in de luchtvaart- en defensie-industrie, die strikte regels kennen rondom het eindgebruik van bepaalde technologieën. Vaak vragen deze bedrijven hun klanten om attesten waarin ze verklaren dat ze hun producten niet doorverkopen voor militaire doeleinden’, licht Wood toe. ‘Bedrijven die hun verplichtingen serieus nemen en de daad bij het woord voegen, kunnen een competitief voordeel verkrijgen.’

Dat is wel gemakkelijker gezegd dan gedaan. Nog niet zo lang geleden waren de vraagstukken rondom risicomanagement en naleving van wet- en regelgeving ondergebracht in verschillende, zelfstandig opererende functies. Logisch, want het ging om complexe vraagstukken die het nodige specialisme vereisen. ‘Maar nu zien we dat die functies steeds meer geïntegreerd worden. Steeds vaker zien we dat bedrijven een chief compliance officer of een chief risk officer aanstellen. Een goede ontwikkeling, want de nieuwe wetgeving waarover we hebben gesproken, raakt aan verschillende functies. Wie draagt dan de verantwoordelijkheid? Wie verzamelt en consolideert de data die nodig zijn voor de verplichte rapportages? Dat vereist cross-functionele samenwerking.’

Reputatieschade en robuustheid

Hoe moeten we in de supply chain omgaan met al die risico- en compliance-vraagstukken? Volgens Wood is het besef nodig dat we in onze supply chains vanwege wet- en regelgeving niet alles kunnen doen wat we willen. Denk niet alleen aan wetgeving, maar ook aan sancties of handelsembargo’s die het illegaal maken om zaken te doen met bepaalde bedrijven. Als zakendoen niet illegaal is, kan het wel reputatieschade opleveren als het bedrijf in kwestie in een kwaad daglicht staat. ‘Bijvoorbeeld omdat in de pers verhalen staan dat ze hun medewerkers slecht behandelen of hun duurzaamheidsclaims niet kunnen waarmaken. En als zowel regelgeving als reputatie geen problemen opleveren, moeten we kijken naar robuustheid en duurzaamheid. Misschien heeft het bedrijf een fabriek in een regio met een grote kans op overstromingen.’

Wood geeft vier tips. Zorg allereerst dat alle ketenpartners grondig worden gescreend. Zowel klanten als leveranciers, distributeurs als vervoerders. Check daarnaast of alle leveranciers voldoen aan wet- en regelgeving, geen risico op reputatieschade opleveren en bijdragen aan een robuuste supply chain. Doe dat niet alleen bij bedrijven die direct aan je leveren, maar ook bij ketenpartners stroomopwaarts in de keten. ‘En zorg dat deze activiteiten geïntegreerd zijn in de bedrijfsvoering’, besluit Wood. ‘Vaak worden bedrijven eenmalig gescreend en beoordeeld, maar dat moet doorlopend gebeuren. De wereld verandert continu. Een leverancier die vandaag betrouwbaar is, is dat morgen misschien niet meer.’