Centrale ketenregie ziekenhuizen hard nodig: ‘Besparing van een miljard is realistisch’

Tijdens de coronacrisis werden landelijke regiefuncties uit de grond gestampt voor het coördineren van hulpmiddelen en het spreiden van patiënten. Wat zijn de lessen en waarom komt supply chain management bij ziekenhuizen zo langzaam van de grond, terwijl de besparingsmogelijkheden in de miljarden lopen?

Door Harm Beerens

De zorgsector vergelijken met de maakindustrie is altijd gevaarlijk, maar stel je eens voor dat een autofabriek zou worden aangestuurd als een ziekenhuis. Dan zou ieder werkstation (vakgroep) zijn eigen planning maken en zouden operators (specialisten) zelf bepalen welk merk gereedschappen en ingangsmaterialen ze gebruiken. Inkoopafdelingen zouden zich niet bemoeien met de beschikbaarheid, maar alles in bulk inkopen. Machine-operators (verpleegkundigen) zouden er zelf voor moeten zorgen dat op hun werkstation de juiste onderdelen op voorraad liggen.

Verbeterpotentieel

De vergelijking is wellicht flauw. Toch kan het geen kwaad eens te kijken wat sectoren van elkaar kunnen leren. De belangen zijn groot. We geven in Nederland jaarlijks meer dan 100 miljard euro uit aan zorg, waarvan 30 miljard aan ziekenhuizen. Grote bedragen die door de vergrijzing de komende jaren alleen maar zullen groeien. Er werken een kleine 300.000 mensen in ziekenhuizen die fantastisch werk doen, maar de sector kraakt in zijn voegen; politici vrezen dat de zorg onbetaalbaar wordt, ziekenhuizen hebben het financieel zwaar en het is moeilijk om aan personeel te komen.

In het roemruchte rapport ‘Sneller Beter’ van toenmalig TPG-voorman Peter Bakker werd in 2003 becijferd dat door logistieke verbetermaatregelen de zorgkosten met 20 tot 25 procent omlaag zouden kunnen, bij een gelijkblijvend of zelfs hoger niveau van zorg. ‘Er is sinds die tijd veel logistieke vooruitgang geboekt’, zegt Jan Scheffer, zelfstandig adviseur en expert in zorglogistiek. ‘Door allerlei verbeterinitiatieven is een deel van de besparing zeker gehaald, maar tegelijkertijd is de zorgketen ook weer complexer geworden. Gevoelsmatig zeg ik dat het percentage voor de zorgsector nu op 15 procent zit. Voor de ziekenhuizen heb ik het specifiek uitgerekend en is een besparing van ruim een miljard euro zeker realistisch.’

Supply chain management in ziekenhuizen te versnipperd

Supply chain management is binnen ziekenhuizen een te versnipperde activiteit, constateert Frits van Merode, hoogleraar operations management and logistics in healthcare aan het Maastricht UMC. ‘Farmacie, disposables, operatiekamers (OK’s), voeding; het zijn verschillende stromen die vallen onder verschillende managers. Inkoopafdelingen onderhandelen op prijs, maar maken geen afspraken met leveranciers over leverschema’s. Materialen komen vaak in bulk binnen, waarna logistiek er de opslagruimte voor moet zien te vinden. Dit zorgt voor hoge voorraden en onnodige bezetting van dure vierkante meters. Materials management en Just in Time-aanlevering zoals je dat bijvoorbeeld ziet in de automobielindustrie, dat heb je in ziekenhuizen helemaal niet.’

Een fikse kostenreductie is mogelijk door het integreren van inkoop, voorraadbeheer, magazijnen en interne distributie, stelt Martijn van Berg, afdelingshoofd logistiek & facilitair bij het Dijklander Ziekenhuis. Tijdens zijn parttime masteropleiding Supply Chain Management & Logistics deed hij onderzoek onder zes ziekenhuizen en kwam dit issue breed naar voren. ‘Ziekenhuizen lopen achter in het toepassen van supply chain-concepten en er is onvoldoende aandacht voor kosten van voorraad en logistieke activiteiten. Door de technieken, standaarden en voorbeelden uit andere industrieën te adopteren, is er veel te winnen.’

Instellen Cross Chain Control Centre

Eén van zijn aanbevelingen in het afstudeerrapport is het instellen van een Cross Chain Control Centre dat binnen een ziekenhuis de hele interne bevoorrading regisseert. ‘Nu beheren wij vanuit onze afdeling Logistiek & Facilitair de centrale voorraad en de afdelingsmagazijnen, maar de verspreiding van deze voorraad over de kamers en de dagkasten gebeurt in veel gevallen door verpleegkundigen. Die zijn enorm toegewijd om de best mogelijke zorg te bieden en leggen buffers aan om maar nooit mis te grijpen. Als je dit integraal vanuit één afdeling aanstuurt, zouden die buffers helemaal niet nodig zijn en realiseer je met veel minder voorraad dezelfde beschikbaarheid. Bijkomend voordeel is dat zorgprofessionals, die toch al zo schaars zijn, hun tijd volledig aan zorgtaken kunnen besteden. … … …