Beteugel de complexiteit

Als supply chain manager heb je te maken met complexiteit. Dat kan spelen in klantgroepen, productportfolio’s, specificaties, leveranciers, in aanvoerstromen of in productie. Maar ook in de organisatie, in regels en richtlijnen, in het ICT-landschap of in het nemen van beslissingen.

Een deel van die complexiteit komt voort uit de gekozen bedrijfsstrategie. Een bedrijf dat customer intimacy nastreeft, zal complexer zijn dan een bedrijf dat cost leader wil zijn. Als bijvoorbeeld de strategie is om fysiek dichtbij de klant te zijn, dan is een complex distributienetwerk een logisch gevolg. Een breed productassortiment ligt voor de hand als ‘one-stop shopping’ een doelstelling is. Deze complexiteit is dus noodzakelijk om de bedrijfsstrategie te realiseren.

Bij de meeste bedrijven is er in mijn ervaring echter veel meer complexiteit dan je zou verwachten vanuit de bedrijfsstrategie. Hoe komt dat? Een deel ontstaat geleidelijk door kleine beslissingen. Bijvoorbeeld door klantspecifieke uitzonderingen te accepteren, een paar nieuwe productvarianten toe te voegen of door afwijkende werkmethodes. Op zichzelf ogenschijnlijk kleinere zaken, maar door de jaren heen wordt het meer en meer en groeit de complexiteit.

Blokkade

Complexiteit kan ook ontstaan als (ongewenst) gevolg van gemaakte keuzes. Afwijkende nieuwe klanten door een jacht op meer omzet. Onvoldoende investeringen in productie met als resultaat ‘kruip-door-sluip-doorfabrieken’. Een ingewikkeld houtje-touwtje ICT-landschap als resultaat van een keuze voor lage operationele kosten. En natuurlijk die non-movers die ook dit jaar weer niet uit de voorraad gehaald kunnen worden vanwege de impact op het budget.

Is die niet-noodzakelijke complexiteit een probleem? Het zal de dagelijkse gang van zaken er niet makkelijker op maken en de managementfocus van hoofdzaken afleiden, dat is zeker. Het zal leiden tot hogere kosten, maar die zijn niet makkelijk objectief te bepalen. Het grootste probleem van die niet-noodzakelijke complexiteit is dat het een blokkade vormt voor belangrijke veranderingen. Bij de implementatie van een nieuw systeem moeten al die uitzonderingen worden bekeken. Nieuwe medewerkers zullen tijd nodig hebben om door de complexiteit heen te leren kijken. Nog ingrijpender is dat een verandering van de bedrijfsstrategie lastiger zal zijn.

Juiste mindset

Het managen van complexiteit zou dus een vast onderdeel van de taken van het managementteam (MT) van een bedrijf moeten zijn. Voorkomen is altijd het beste. Het begint bij de juiste mindset. Een paar principes afspreken zou kunnen werken, zoals dat voor iedere nieuwe SKU er ook een SKU uit moet. Of iets hogere operationele kosten accepteren om de aanvoerstromen ‘logisch’ te houden. Segmentatie kan ook een antwoord zijn om de complexiteit bij de juiste klant- of productgroep te laten.

Supply chain managers hebben belang bij het voorkomen van complexiteit en kunnen het initiatief nemen. Makkelijk is het niet. Steve Jobs zei het al: ‘It takes a lot of hard work to make something simple.’

Lex Kop, supply chain consultant en interim-projectmanager bij bedrijven in FMCG, B2B, energy en logistiek dienstverlening