Automatiseren van processen leidt tot betere transportprestaties

In deze turbulente tijden hebben bedrijven behoefte aan meer grip op hun transportstromen. Maar hoe doe je dat als het transport decentraal is georganiseerd en uitbesteed? Tijdens Webinar Wednesday legt Elmer Spruijt van Descartes uit dat een Transport Management Systeem (TMS) niet alleen resulteert in betere prestaties en lagere kosten, maar ook volop kansen biedt voor automatisering van de vaak nog handmatige processen.

Door Marcel te Lindert

Het kantelpunt ligt rond duizend zendingen per jaar. Wie meer zendingen verstuurt, heeft een tool nodig. ‘Tenminste: als je zoveel mogelijk wilt automatiseren en optimaliseren om competitief te blijven’, stelt Elmer Spruijt, die als Vice President Transport Management verantwoordelijk is voor de TMS-oplossingen van Descartes in Europa. ‘Vandaag de dag zien we nog steeds veel bedrijven waar transportmanagement een grotendeels manueel proces is met veel bel- en mailverkeer en meerdere systemen met zelfgebouwde interfaces. Een TMS kan helpen om dat hele proces van begin tot eind te ondersteunen.’

Wat exact de toegevoegde waarde van een TMS is, verschilt van bedrijf tot bedrijf. De behoefte van een webshop die duizenden pakketten verstuurt, is onvergelijkbaar met een bedrijf dat duizend zeecontainers moet verschepen. ‘Maar vrijwel altijd zijn grote besparingen mogelijk door manuele processen te elimineren en automatiseren, door transportkosten te verlagen en de service aan klanten te verbeteren. Daarnaast kunnen we processen versnellen door de tijd voor het boeken en herplannen van zendingen flink te verkorten. Dat maakt supply chains flexibeler en veerkrachtiger.’

Global Logistics Network

De grootste uitdaging is het verzamelen van alle benodigde data. Om een container van China naar Europa te laten komen, zijn al snel tien verschillende partijen nodig, van lokale vervoerders tot haven- en douaneautoriteiten. Als bedrijven zelf over meerdere vestigingen met verschillende systemen en processen beschikken, neemt de complexiteit verder toe. ‘En dan hebben we het nog niet over alle minirampen die ontstaan als iemand een tikfout maakt of een update vergeet. Het is een grote uitdaging om data van al die partijen op een gestructureerde manier zonder vertraging in één systeem te krijgen. Dat is echter wel cruciaal als je processen wilt automatiseren’, stelt Spruijt.

Het delen van data met transportpartners is de basis van Descartes’ visie op transportmanagement. Die visie bestaat uit zes pijlers, van planning en verzending tot expeditie en douanebeheer. Al die zes pijlers zijn gebouwd op het fundament dat Spruijt het Global Logistics Network noemt. ‘Wij zijn al dertig jaar bezig met het bouwen van dit netwerk, waar elke maand duizenden vervoerders aan worden toegevoegd. Elke dag gaan dankzij dit netwerk 140.000 vrachtwagens de weg op. Maar ook zeevracht- en luchtvrachtvervoerders zijn hierop aangesloten.’

Consolideren van zendingen

Spruijt noemt verschillende voorbeelden van processen die geautomatiseerd kunnen worden, waaronder het consolideren van zendingen. ‘Veel bedrijven hebben een standaard werkwijze, vaak met een voorkeursvervoerder. Als ze een transportopdracht hebben, laten ze die zo snel mogelijk uitvoeren zonder goed na te denken over optimalisatiemogelijkheden. Een TMS maakt het mogelijk om alle transportopdrachten te analyseren en mogelijkheden voor consolidatie in kaart te brengen. Denk aan het combineren van meerdere opdrachten voor hetzelfde afleveradres in één zending. Of zendingen van meerdere locaties bundelen in één vrachtauto. Je kunt het TMS laten uitrekenen wat het beste scenario is.’

Een ander voorbeeld is het selecteren van vervoerders. Op basis van onder meer de aard van de zending en de tarieven van de vervoerders kan het TMS aangeven welke vervoerder het meest geschikt is om een transportopdracht uit te voeren. Het resultaat wordt getoond op het scherm van de planner, die het voorstel van het TMS dient te accepteren. ‘Vaak zien we dat bedrijven na verloop van tijd dat scherm niet meer hoeven te zien. Zij vertrouwen op de voorstellen van het systeem en controleren hooguit eens per week of eens per maand de data.’

Berekenen van CO₂-emissies

Een actueel thema is de noodzaak om CO₂-data te verzamelen voor de duurzaamheidsrapportages die bedrijven in het kader van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) moeten opstellen. ‘Het liefst gebruik je voor al je zendingen dezelfde rekenregels om de uitstoot te bepalen. Dan helpt het als je in het geval van zeevracht weet wat het gewicht van de container is, op welk schip deze staat en wat de emissies van het schip zijn. Ook van vrachtauto’s weten we vaak welk type motor en welke soort brandstof ze gebruiken. Als je alle data hebt, kun je voor alle vervoerders en alle modaliteiten relatief eenvoudig op gestandaardiseerde manier de uitstoot berekenen.’

Als laatste voorbeeld noemt Spruijt real-time visibility. Op basis van de data van vervoerders volgt het TMS alle zendingen op de voet. ‘Uit ervaringen van klanten weten we dat transportafdelingen door automatisering van processen soms met 20 tot 60 procent minder mensen toekunnen. Daarnaast zien we dat door onder meer consolidatie van zendingen de transportkosten met 2 tot 20 procent dalen. En door data te delen en klanten proactief te informeren over de status van zendingen, zien we het aantal telefoontjes dalen. Dat leidt direct tot een grotere klanttevredenheid.’