Alfen: ‘Zonder standaardisatie van je inkoopproces kun je niet hard groeien’

Alfen zit midden in een perfecte storm. Sinds 2018 verviervoudigde de omzet van het bedrijf dat laadpalen, transformatorstations en energieopslagsystemen levert. Ondanks de uitdagingen in de leveringsketen presteert het bedrijf goed. ‘Juist daarom investeren we in systemen zoals Tradecloud. Daarmee verzekeren we ons van een soepel werkende keten’, meldt supply chain-directeur René Hooijsma.

De perfecte storm voor Alfen vindt plaats in maar liefst drie sectoren. De onderneming is groot geworden met de ontwikkeling van transformatorstations, maar ziet nu de laadpalen en energieopslagbusiness sterk opkomen. Hooijsma: ‘Het bedienen van de markt van de laadpalen onder andere via groothandelkanalen rollen we nu Europees uit. Dat betekent dat je niet alleen je product, maar ook je leveringsprocessen moet standaardiseren.’

Het bedrijf positioneert zich als ‘specialist in turnkey-oplossingen van EV-laders, energieopslag en slimme netoplossingen’. Alfen ontwerpt, assembleert, onderhoudt en managet het transport. ‘We verwachten sterk door te groeien en moeten dus grip hebben en houden op de hele keten. Ontwerpen moeten goed bij leveranciers aankomen en wijzigingen in de planning willen we snel zien en verwerken. De materiaalbeschikbaarheid bepaalt immers of we iets wel of niet kunnen maken’, aldus Hooijsma.

Ketentransparantie verschaffen

Grip op de keten hebben is dus waar het om draait voor de onderneming. ‘Dat is alleen mogelijk als we een paar belangrijke stappen zetten. Enerzijds willen we een betrouwbare partner zijn naar klanten toe, tegelijkertijd is het noodzakelijk de leveringsketen gelijkmatig op en af te schakelen. Iedereen moet zo snel mogelijk kunnen zien of activiteiten in de keten lopen zoals verwacht. Het is aan ons om, mede door de inkoopportal Tradecloud, transparantie te geven aan onze eigen organisatie en ketenpartners.’

Bij de stappen die Alfen zet en waar Hooijsma op doelt, staan standaardisatie, automatisering en inzicht centraal. ‘Je kunt niet langer alles op ordergebied handmatig invoeren. Daar is geen tijd voor en de kans op het maken van fouten is te groot.’

Alfen zag al langer de toegevoegde waarde van een inkoopportaal, ontwikkelde dat zelfs, maar stopt er nu mee. ‘Zodra we het forecasting-aspect in Tradecloud hebben verwerkt, nemen we afscheid van het oude systeem. Integraties tussen Tradecloud en onze grootste leveranciers zijn al aangemaakt. Het platform is gebruikersvriendelijk. En: hoe meer bedrijven en gebruikers erop aansluiten, des te groter is het inzicht en de efficiencywinst. Ook zal er sprake zijn van een betere leverbetrouwbaarheid van leveranciers.’

Wegnemen van verrassingen uit de keten

‘Niemand gaat meer betalen voor het overtikken van data. Bovendien, is er een probleem in de keten, dan willen we dat als Alfen direct weten. Met Tradecloud koppelen we ketenpartners volgens een standaard, vervolgens communiceren we orders ook via die standaard met leveranciers. Die opzet geeft ons de kans om het vervolgens met deze partners te hebben over de totaalperformance en slechts actie te ondernemen op basis van uitzonderingen. De keten is ‘afgestemd en gebalanceerd’, waarmee je ook voorkomt dat een probleem zich pas in het magazijn voordoet. Er is altijd inzage in de status van de leveringen, wat leidt tot minder verstoringen in de productie.’

Correcte processen en eenduidige masterdata

Een groot deel van alle leveranciers is inmiddels overgestapt op werken met het inkoopplatform Tradecloud. Hooijsma: ‘Zeker voor de laadpalenbusiness is dit extreem belangrijk. Een klant bestelt iets in de webshop en de data lopen vervolgens door het hele systeem heen. We werken toe naar een geautomatiseerd proces, met integratie aan de verkoopkant en Tradecloud aan de achterkant naar de leveranciers. Belangrijk hierbij is een sterke focus op correcte processen in de volledige leveringsketen en eenduidige masterdata via bijvoorbeeld de 2BA-datapool.’

Inzicht in actuele situatie

Alfen transformeert volgens Hooijsma tot een ‘netwerk’, een onderneming die met standaarden werkt en transparantie geeft in de keten. ‘Elke dag die je kunt winnen in je processen is belangrijk.’ Alles draait om waarde toevoegen en faalkosten reduceren, stelt hij. ‘Dat is alleen mogelijk met eenduidig inzicht in de actuele situatie. Inmiddels hebben we alles over één leverancier bij de hand. Wij én onze leveranciers kijken naar hetzelfde leveringsoverzicht.’ De supply chain-directeur stelt dat deze voordelen er ook toe leiden dat de businesscase van een investering best iets minder op cijfers gericht mag zijn. ‘Als het uiteindelijk maar voordeel oplevert, een soepel samenspel met ketenpartners.’

Hoewel niet elk bedrijf zo hard groeit als Alfen, wil Hooijsma wel het belang van standaardisatie benadrukken voor iedere onderneming die een keten wil versnellen en beter wil integreren. ‘Het is essentieel dat je weet hoe data door zowel de interne als de gehele leveringsketen gaan. Daarnaast moet je een lange adem hebben en nauw willen samenwerken, iets wat niet altijd makkelijk is. Soms moet je iets niet doen, omdat een structurele oplossing op de langere termijn meer voordelen biedt. Er zijn voldoende knelpunten in de keten te definiëren, maar wachten is geen optie. Zet een stip aan de horizon, zorg dat je integraties met partners op orde zijn en hou dat zo.’