S&OP moet bedrijven helikoptervisie bieden

Is Sales & Operations Planning (S&OP) science of art? Dat is de vraag waarover Jan Kraaijeveld van Slimstock het gesprek aanging tijdens Webinar Wednesday. Dat veel bedrijven worstelen met S&OP, heeft volgens hem als oorzaak dat Supply Chain vanuit een ander perspectief handelt dan afdelingen als Verkoop en Marketing. ‘De echte kunst is om iedereen aan tafel en op één lijn te krijgen.’

Door Marcel te Lindert

‘Werken in de supply chain zal nooit meer saai zijn’, stelt Jan Kraaijeveld, sales director bij Slimstock. Hij wijst op de disrupties die de afgelopen jaren onze supply chains hebben ontregeld en dat de komende jaren blijven doen. ‘Disruptie is het nieuwe normaal. Kijk naar de fluctuerende containerprijzen, klimaatverandering, nieuwe technologieën zoals AI of trends zoals reshoring. Daarom is het relevanter dan ooit om te denken in scenario’s. Wij vertellen dat al een paar jaar, maar de meeste supply chain professionals zijn gefocust op de dagelijkse operatie. Een groot deel van hen ziet nog steeds niet de noodzaak van scenarioplanning in.’

Meer beslissingen dan ooit

Kraaijeveld ziet dat de wereld van zijn klanten flink is veranderd na de eerste implementatie van Slimstock’s software voor voorraadoptimalisatie en Sales & Operations Planning (S&OP). ‘Ik zie meer producten, meer verkoopkanalen, meer warehouses en meer volatiliteit in de vraag van klanten. Zowel de complexiteit als de hoeveelheid data nemen toe. Dat betekent dat bedrijven meer beslissingen moeten nemen dan ooit tevoren. Om te voorkomen dat ze zich verliezen in allerlei details is het zaak dat ze af en toe met een helikoptervisie naar hun eigen bedrijf kijken en focus aanbrengen. Ik hoor bijvoorbeeld veel bedrijven praten over portfoliomanagement, maar ondertussen zie ik hun portfolio alleen maar uitdijen.’

S&OP is het proces dat bedrijven die helikoptervisie kan bieden. In een maandelijkse cyclus wordt de vraag van klanten in kaart gebracht en de voorraadplanning daarop afgestemd, rekening houdend met de introductie van nieuwe producten en de financiële doelstellingen van het bedrijf. ‘Dit proces gaat misschien niet alle problemen oplossen. Maar het is noodzakelijk dat bedrijven meer naar de lange termijn kijken als ze cruciale beslissingen nemen. Het lijkt misschien een leuk idee om een grote winkel in China te openen, maar kijk ook naar de impact van zo’n beslissing op de complexiteit in de supply chain.’

Science of art

In de praktijk blijven veel bedrijven worstelen met het opzetten van een goed S&OP-proces. Het probleem is dat de betrokken afdelingen vanuit verschillende perspectieven handelen. Supply chain professionals beschouwen hun vakgebied als wetenschap. ‘Ze zijn vaak opgeleid in operations research en hebben geleerd om statistische forecasts te maken en patronen in data te herkennen. Hun objectieve beslissingen zijn gebaseerd op feiten en cijfers, ondersteund door empirisch bewijs’, stelt Kraaijeveld. ‘Bij negen van de tien bedrijven waar ik kom, kiezen supply chain professionals voor een wetenschappelijk onderbouwde aanpak.’

Dat is anders bij andere afdelingen zoals Verkoop en Marketing. ‘Ze maken dan wel geen kunst, maar in hun werk draait het meer om onderbuikgevoel en emoties. Zij kijken met een andere bril naar dezelfde vraagstukken, wat vaak resulteert in subjectieve beslissingen’, ziet Kraaijeveld. ‘Dat is waarom het soms zo moeilijk is om S&OP te implementeren. Een supply chain professional komt misschien met een mooie analyse in Excel of PowerBI. Een verkoper kan die zomaar van tafel vegen omdat hij denkt te weten dat zijn klanten anders zullen beslissen. Het is het verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen.’

Geen tijd te verspillen

De echte kunst is iedereen aan tafel te krijgen, van supply chain tot verkoop en marketing. Door met elkaar in gesprek te gaan, ontstaat wederzijds begrip. Kraaijeveld: ‘Het opzetten van een goed S&OP-proces is vooral een kwestie van verandermanagement, veel meer dan alleen een softwareimplementatie. De software is niet meer dan een middel om heel snel goede data op tafel te krijgen. Belangrijker dan dat is de cultuurverandering die nodig is binnen het bedrijf.’

Tegelijkertijd verliezen bedrijven veel tijd en talent met handmatige processen, laten ze kansen voorbij gaan om de juiste beslissingen te nemen en worstelen ze met werkkapitaal dat vastzit in de verkeerde voorraden op de verkeerde voorraadlocaties. ‘Iedereen schreeuwt om nieuwe talenten, maar laat die vervolgens ploeteren in Excel. Dat is niet de juiste stap vooruit. Wie over een efficiënt en gestroomlijnd S&OP-proces beschikt, maakt tijd vrij om cruciale vraagstukken op te lossen. Maar in de praktijk zie ik veel bedrijven die tijd blijven verspillen.’

Iedereen op één lijn

S&OP is teamwork, benadrukt Kraaijeveld. Het is een cross-functioneel besluitvormingsproces waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Niet alleen Supply Chain, Verkoop en Marketing, maar ook Inkoop, Financiën, R&D, IT en zelfs de leiding van het bedrijf. ‘S&OP is het proces om iedereen op één lijn te krijgen, maar we kennen genoeg voorbeelden van bedrijven waar dat niet lukt. Vaak zit Inkoop niet eens aan tafel en blijft Financiën vasthouden aan zijn eigen financiële data en planningsprocessen. Voor een groothandel is betrokkenheid van de R&D-afdeling misschien minder relevant, maar ergens in het proces moet rekening worden gehouden met productwijzigingen en productintroducties.’

Kraaijeveld waarschuwt bedrijven dat ze een duidelijk onderscheid moeten maken tussen Sales & Operations Planning (S&OP) en Sales & Operations Execution (S&OE). Bij S&OP wordt vooral gesproken over beslissingen op de lange termijn, zoals het openen van nieuwe productielijnen of nieuwe warehouses. ‘S&OE is een kortcyclisch proces met een horizon van hooguit drie maanden dat gericht is op kortetermijnbeslissingen. Denk aan een product dat uitverkocht is en waarvoor snel een andere leverancier moet worden gezocht.’

Verzanden in details

Een goed werkend S&OE-proces kan helpen om te voorkomen dat de S&OP-besprekingen verzanden in details. Voordat je het weet wordt een hele vergadering lang alleen maar gesproken over dat ene product dat uit voorraad is, waardoor geen tijd meer overblijft voor langetermijnbeslissingen. Kraaijeveld: ‘Zaak is om de vergaderingen goed voor te bereiden en te blijven focussen op het doel. Dat is een cruciale voorwaarde voor een succesvol S&OP-proces.’