Weg met die ineffectieve uren!

Digitalisering is een speerpunt voor veel bedrijven en staat ook hoog genoteerd op de prioriteitenlijst van supply chain-leiders. De indruk kan ontstaan dat het gaat om eenvoudigweg ‘alles de computer induwen’. Het blijkt echter geen goed idee om de huidige bedrijfsprocessen ‘zomaar’ te digitaliseren. Niet alles wat er in de organisatie gebeurt, voegt waarde toe en expliciete beslissingen zijn nodig welke activiteiten zinvol zijn om te digitaliseren. Wat bij deze overwegingen een steeds belangrijker aspect wordt, is de tijdsbesteding van medewerkers.

Hun tijdsbesteding was al lang een aandachtspunt in een efficiency-context, en dat zal niet veranderen. Wat er nu bij komt, is dat de beschikbare personeelscapaciteit onder druk staat door pensionering van oudere werknemers en lastig te vervullen vacatures. Bovendien vergt de voorbereiding en invoering van nieuwe digitale systemen ook de nodige personeelsinzet, hetgeen nogal eens vergeten wordt.

Het is dus nóg belangrijker om te weten waaraan (met name kritische) medewerkers hun beschikbare tijd besteden, en of dat niet effectiever kan. Hoe kom je daarachter? Afdelingsmanagers vragen naar de tijdbesteding van hun medewerkers kan werken, maar dit levert in mijn ervaring niet altijd het juiste beeld op. Een alternatieve aanpak is om afdelingsmanagers te vragen naar een plan om het bestaande werk te gaan uitvoeren met bijvoorbeeld 10 procent minder personeel, zodat die 10 procent als capaciteit beschikbaar komt voor extra taken in de toekomst of voor werk aan digitaliseringsprojecten.

Verrassende eyeopeners

Meestal komt dan wel boven tafel in welke taken de meeste tijd gaat zitten. Dat kunnen zowel bekende knelpunten betreffen als verrassende eyeopeners. Een paar voorbeelden uit mijn eigen ervaring. Op een planningsafdeling zaten planners veel te wachten op de uitkomsten van simulatieruns als gevolg van het gebruik van oude pc’s; dit was in een paar weken op te lossen. En monteurs die keer op keer dezelfde oude machine moesten repareren; de vervanging was al vaak ter sprake gekomen, maar nog niet gedaan.

Ook frappant: er kwamen ook punten naar voren die de wijze van werken betroffen. Zo bleek vaak dat medewerkers veel en lange vergaderingen hadden: de oplossing was meer prioriteiten stellen in lopende initiatieven en meer effectieve vergaderingen door een Lean-aanpak. Natuurlijk bleek ook dat informatieverwerking de nodige tijd kost: bij een gedetailleerde analyse in een foodfabriek kon ik vaststellen dat 15 procent van de arbeidsuren ging zitten in het verzamelen, verwerken en doorgeven van procesinformatie. Een deel was op te lossen door digitalisering, maar een fors deel kon ook worden geschrapt omdat die informatie niet (meer) werd gebruikt.

Keuzes maken

Kortom, alvorens te kiezen voor digitalisering als oplossing, is het zinvol om eerst te kijken waar de beschikbare werktijd in gaat zitten en vervolgens keuzes daarin te maken. Andere maatregelen naast digitalisering zullen ook noodzakelijk blijken. Uw medewerkers zullen er zeker blijer van worden, en dat is een mooie zaak in deze hectische tijden met een krappe arbeidsmarkt.

Lex Kop, supply chain consultant, sparringpartner en projectmanager