Trage digitalisering verhindert strategische focus bij inkoopmanagers

Meer dan de helft (51%) van de inkoop- en leveranciersmanagementprocessen moet nog worden gedigitaliseerd. Dit heeft grote impact op het vermogen van Inkoop om te werken aan strategische taken. Een gebrek aan digitalisering beperkt bedrijven namelijk in hun mogelijkheden om snelle, goed geïnformeerde beslissingen te nemen over hun leveranciers. Bovendien leidt het tot inefficiëntie, blijkt uit nieuw onderzoek van leverancier van inkoopsoftware Ivalua.

Het onderzoek maakt duidelijk dat de helft van de inkoopmanagers wereldwijd (50%) van mening is dat het tempo van digitalisering binnen Inkoop te laag ligt. In Nederland is dit percentage 36 procent. Wereldwijd zegt 47 procent ook dat de bestaande inkoopsystemen niet flexibel genoeg zijn om de voortdurende veranderingen bij te houden en om te gaan met markt- en economische onzekerheid. In Nederland geldt dit voor 38 procent van de bedrijven.

Handmatige processen

Inkoopteams over de hele wereld schatten dat ze elk jaar meer dan een vijfde (22%) van hun tijd verspillen aan het afhandelen van papieren of handmatige processen. In Nederland ligt dit percentage met 17 procent iets lager. Daarnaast is ongeveer een op de drie Nederlandse bedrijven het ermee eens dat een gebrek aan digitalisering bedrijven ervan weerhoudt de stijgende inflatie en kosten aan te pakken (36%) en het bijna onmogelijk maakt om talent aan te trekken en te behouden (32%).

‘Bedrijven verspillen jaarlijks miljoenen aan arbeidsuren met handmatige processen. Hierdoor verzanden teams in taken met een lage waarde, waardoor ze zich minder kunnen richten op meer strategische prioriteiten’, zegt Alex Saric, expert op het gebied van slimme inkoop bij Ivalua. ‘Aangezien de inflatie hoog blijft en de economische vooruitzichten onzeker zijn, is het nog nooit zo belangrijk geweest om inkoopprocessen te digitaliseren en teams vrij te maken om deze uitdagingen aan te gaan.’

Solide datafundament

Uit het onderzoek blijkt verder dat 86 procent van de Nederlandse organisaties data analytics heeft geïmplementeerd of van plan is te implementeren binnen inkoop- en leveranciersmanagement. Nog eens 54 procent zegt al AI- of machine learning-technologie te hebben geïmplementeerd of van plan te zijn dit te gaan doen, iets minder dan het wereldwijde gemiddelde (63%). Slechts 32 procent heeft veel vertrouwen in de kwaliteit en toegankelijkheid van leveranciersgegevens als het gaat om het ondersteunen van effectieve inkoop.

Om hun inkoop- en leveranciersmanagement te transformeren, implementeren Nederlandse bedrijven daarnaast onder andere volledige end-to-end source-to-pay-platforms (60%) die kunnen helpen hun uitgaven en leveranciers beter te beheren, chatbots (64%) die gebruikers in staat stellen beter geïnformeerde aankoopbeslissingen te nemen, blockchain-technologie (60%) die de provenance bij de aankoop van goederen kan verbeteren, en Robotic Process Automation (RPA) (54%) die de rapportagetijd verkort en helpt bij contract- en categoriebeheer.

Katalysator voor inkooptransformatie

‘AI kan de katalysator zijn voor inkooptransformatie, met duidelijke use cases voor het verwerken van gegevens, het stimuleren van automatisering, het creëren van bruikbare inzichten en het informeren van strategieën om inkoop- en supply chain-activiteiten te verbeteren’, concludeert Saric. ‘Maar gegevens van slechte kwaliteit beperken de inzichten die AI oplevert. Bedrijven moeten eerst lopen voordat ze kunnen rennen, en dat begint met digitalisering. Dit betekent een cloud-gebaseerde aanpak van inkoop die een solide datafundament opbouwt dat de besluitvorming informeert en het risico op ‘‘garbage in, garbage out’’ vermindert.’

Het onderzoek werd in juli 2023 uitgevoerd onder in totaal 850 inkoopleiders in het Verenigd Koninkrijk (250), de VS (250), Duitsland (100), Frankrijk (100), Zweden (50), Nederland (50) en Italië (50).