Ventory biedt zicht op voorraden die voorheen buiten beeld bleven

Ventory won de European Supply Chain Start-up Contest van Supply Chain Media met een eenvoudig ogende oplossing voor het beheren van voorraden. Niet van voorraden in warehouses, maar van voorraden op locaties die buiten de scope van een Warehouse Management Systeem (WMS) vallen. Een van de klanten is R7 Supply, een Amerikaanse leverancier van reserveonderdelen voor wind- en zonneparken. John Fraughton van R7: ‘Servicemonteurs hebben belangrijker dingen te doen dan een voorraadadministratie bijhouden. Daarom is gebruiksgemak zo belangrijk.’ 

Door Marcel te Lindert 

Reserveonderdelen kunnen overal op voorraad liggen: op locatie bij de eindgebruikers, in de bussen van servicemonteurs of op onbemande pick-up & drop-off points. Hoe houd je grip op al die voorraadlocaties, waar eindgebruikers doorgaans pakken wat ze nodig hebben? Met die vraag klopte logistiek dienstverlener DHL Supply Chain twee jaar geleden aan bij de oprichters van Ventory. ‘In hun grote warehouses heeft DHL natuurlijk de beschikking over een Warehouse Management Systeem. Maar je gaat geen volledig WMS installeren op een voorraadpunt dat eigenlijk niets meer is dan een veredelde container of een servicebus’, vertelt Ellen Malfliet, medeoprichter en COO van Ventory tijdens een recent webinar van Supply Chain Media.

De vraag van DHL vormde het startpunt van Ventory, de Belgische start-up die in mei de European Supply Chain Start-up Contest won. Ventory ontwikkelde een oplossing die DHL in staat stelt alle lokale voorraadpunten te digitaliseren en zicht te krijgen op de daar aanwezige voorraden. Malfliet spreekt liever over een ‘smart plug-in’. ‘Onze oplossing kan stand-alone draaien, maar de meeste klanten hebben al een WMS en ERP-systeem met de nodige voorraaddata. Wat wij doen, is meer accurate data toevoegen. In SAP staat misschien dat je 2500 stuks van een onderdeel op voorraad hebt, maar Ventory vertelt je dat er daarvan zeventien in bus één liggen, 25 in magazijn twee en nog eens 33 op een andere locatie.’

Groen of grijs vinkje

De oplossing van Ventory bestaat uit een platform met een app die op elke smartphone draait en overal gebruikt kan worden om voorraden te inventariseren. Deze app herkent alle barcodes die met de smartphone in beeld worden gebracht. ‘Ventory weet welke barcodes wel en niet relevant zijn. Als je alles hebt gescand, krijg je een groen vinkje op het scherm. Als je een barcode scant die al eerder is vastgelegd, zie je een grijs vinkje. En als je iets scant dat eigenlijk op een andere locatie hoort te liggen, ontvang je een alert’, legt Malfliet uit.

DHL heeft met de app aansprekende resultaten behaald. Allereerst verloopt het scannen zelf nu een stuk efficiënter. ‘Voorheen had een DHL-medewerker 46 minuten nodig om de voorraad in één stelling te tellen. Wij hebben een telefoon met de Ventory-app gegeven aan een nieuwkomer, die voor dezelfde klus net iets meer dan 20 minuten nodig had’, vertelt Malfliet. ‘Daarnaast is het aantal out-of-stocks met 70 procent gereduceerd. Voorheen grepen de eindgebruikers regelmatig mis, hoewel de onderdelen wel op voorraad lagen. Alleen wisten de eindgebruikers dat niet of konden ze het juiste onderdeel niet op tijd vinden. En tot slot leidde het gebruik van de app tot een voorraadreductie van 35 procent.’

Afgelegen locaties

Ventory-klant R7 Supply voorziet onafhankelijke energieproducenten van reserveonderdelen voor windmolens en zonneparken. ‘Onze klanten hebben die onderdelen vaak nodig op afgelegen plaatsen’, meldt John Fraughton, vice president bij R7 Supply. ‘Wij beschikken over een centraal distributiecentrum in Arizona, maar daarnaast ligt onze voorraad op veel meer locaties. Dat varieert van magazijnen van logistiek dienstverleners tot kleine opslagcontainers. We leveren onderdelen rechtstreeks op de locaties waar servicemonteurs reparaties uitvoeren, maar ook op hun huisadres, zodat ze ’s ochtends meteen over de juiste onderdelen beschikken.’

Die servicemonteurs hebben belangrijker dingen te doen dan een nauwkeurige voorraadadministratie bijhouden. Dat is althans het idee dat die monteurs zelf hebben. ‘Daarom is het onze taak het hun zo gemakkelijk mogelijk te maken. Dat is een belangrijke reden geweest om te kiezen voor de oplossing van Ventory’, vertelt Fraughton, die connectiviteit als andere uitdaging noemt. De servicemonteurs werken immers vaak op locaties waar hun mobiele telefoon geen bereik heeft. ‘We kunnen niet van servicemonteurs verwachten dat ze opschrijven welke onderdelen ze gebruiken om die data op een later moment, als ze weer bereik hebben, alsnog in te voeren. Ventory werkt ook als er geen internetverbinding is.’

Snel opschalen

R7 is zestien maanden geleden opgericht. Ventory’s oplossing wordt gebruikt door de warehouse-medewerkers van R7, maar ook door de externe service- en onderhoudspartners in het veld. ‘Dat is nog een reden waarom gebruiksgemak zo belangrijk is’, zegt Fraughton. ‘De oplossing is intuïtief en gebruiksvriendelijk. Een medewerker kan de app onderweg downloaden op zijn telefoon en direct aan het werk. Dat stelt ons in staat snel op te schalen en nieuwe medewerkers vlot aan het werk te zetten.’

Opvallend is dat R7 de oplossing stand-alone gebruikt. Het jonge bedrijf heeft nog geen WMS of ERP-systeem waarmee Ventory geïntegreerd kan worden. ‘Dit is de oplossing die we meteen konden gebruiken, onafhankelijk van de andere applicaties die we later gaan inzetten. We kunnen Ventory te zijner tijd alsnog integreren met andere bedrijfsapplicaties, maar daar zal de werkwijze van de mensen in het veld niet door veranderen. Dat is een belangrijk voordeel van deze oplossing.’

Dashboard voor klanten

Ventory levert niet alleen een app, maar ook een dashboard dat Fraughton en zijn team zicht biedt op de voorraden. Ook klanten hebben hun eigen dashboard dat inzicht geeft in de voorraden die R7 voor hen beheert. ‘We kunnen ook zien welke onderdelen terug naar de leverancier zijn voor reparatie. Als we die weer terugkrijgen, kunnen we ze weer op voorraad leggen’, stelt Fraughton, die tevreden is met de prestaties van Ventory. Een reden om de terugverdientijd te berekenen, heeft hij dan ook niet. ‘Ik loop lang genoeg mee om te weten hoe succes eruitziet.’