Weglekken van voorraad leidt tot omzetverlies bij retailers

Maar liefst 2,1 procent van alle voorraad haalt niet ongeschonden het schap in de winkel. Daarvoor is een belangrijke reden: de vele fouten die gemaakt worden tijdens het leveren, ontvangen, verzamelen en laden van de goederen. Dat het loont om een externe partij in te schakelen voor onafhankelijke, steekproefsgewijze controles, blijkt uit het webinar van Supply Chain Media in samenwerking met Retail & Asset Solutions (RAS). ‘Veel retailers leggen de schuld graag bij leveranciers, maar dat is lang niet altijd terecht.’ 

Door Marcel te Lindert

De kerstperiode heeft nog maar weer eens aangetoond hoe cruciaal een hoge beschikbaarheid in de winkel is. ‘Kerstmis is normaalgesproken de tijd van het jaar waarin consumenten veel geld uitgeven om de beste producten op tafel te kunnen zetten. Afgelopen december was het nog steeds druk in de winkels, maar consumenten kozen meer dan ooit voor white label-producten in plaats van A-merkproducten. Dat heeft uiteraard te maken met de hoge inflatie en de recessie, maar ook met de beschikbaarheid van producten. Door het tekort aan bepaalde ingrediënten hebben consumenten hun koopgedrag aangepast. Veel retailers hebben dat niet voorzien’, vertelt Faisal Ashfaq, head of supply chain bij Retail & Asset Solutions.

De ervaringen in de kerstperiode laten zien hoe belangrijk het is dat retailers beschikken over een waterdicht distributieproces waarin geen voorraad weglekt. Dat is vooralsnog niet meer dan een droom, zoals blijkt uit de 5 miljoen steekproeven die RAS elk jaar uitvoert in Britse distributiecentra van retailers. De grootste problemen doen zich voor bij goederenontvangst. ‘Veel retailers leggen de schuld graag bij leveranciers, dat is lang niet altijd terecht’, stelt Ashfaq. ‘Het gebeurt regelmatig dat goederen correct worden geleverd, maar dat de goederenontvangst niet goed verloopt. Dan worden rode appels ingeboekt als groene appels. Of worden de appels op de verkeerde opslaglocatie weggezet.’

Lekkages in de supply chain

Natuurlijk is een gebrekkig ontvangstproces niet de enige reden dat de beschikbaarheid van goederen te wensen overlaat. Ook bij orderpicking, verzending en verwerking in de winkels gaat veel mis, weet Ashfaq. ‘Wij beschouwen de supply chain als een stelsel van waterleidingen en -tanks die met elkaar verbonden zijn. Overal in dat stelsel bestaan lekkages waardoor water weglekt. Die lekkages ontstaan door fouten in processen en systemen of door menselijk handelen. Het helpt niet om je vinger alleen op het eerste lek te leggen. Dat leidt er alleen maar toe dat het water nog harder wegstroomt uit de andere lekken. Je moet het hele leidingenstelsel aanpakken.’

RAS levert diensten die eraan bijdragen dat goederenstromen zo veel mogelijk ongeschonden de klant bereiken. Het bureau stuurt mensen naar distributiecentra die controleren of goederen correct worden geleverd, ontvangen, verzameld en verzonden. Deze onafhankelijke steekproeven brengen niet alleen de fouten aan het licht, maar ook de oorzaken daarvan. Dat stelt bedrijven in staat om maatregelen te nemen die de beschikbaarheid van goederen ten goede komen. ‘Wij werken voor 94 procent van de retailformules in het Verenigd Koninkrijk. Nu proberen we met deze unieke dienst ook voet aan de grond te krijgen op het Europese vasteland’, aldus Ashfaq.

Good Faith Receiving

Wat de toegevoegde waarde is van onafhankelijke controles blijkt uit de discussies rondom goederenontvangst. Als retailers te veel of te weinig goederen ontvangen, levert dat veel correspondentie en administratie op om de fout te achterhalen en te herstellen. ‘Daarom hebben wij een proces opgezet dat eerlijk is naar zowel leveranciers als retailers en tegelijkertijd zorgt voor meer efficiëntie. Dat proces heet Good Faith Receiving, dat inmiddels door acht van de tien grootste Britse retailers met in totaal 700 leveranciers is geïmplementeerd’, legt Ashfaq uit.

Volgens de principes van Good Faith Receiving kunnen leveranciers direct na het lossen van hun vrachtwagen weer omdraaien. Het is niet nodig om te wachten totdat de retailer de levering heeft gecontroleerd, wat voor een flinke tijdsbesparing zorgt. Na levering stuurt de leverancier een factuur, die zonder discussie door de retailer wordt verwerkt. Ondertussen nemen de mensen van RAS per kwartaal een steekproef van bijvoorbeeld 5 procent van de geleverde goederen. Als daaruit blijkt dat te veel of te weinig goederen zijn geleverd, wordt dat aan het eind van het kwartaal tussen leverancier en retailer verrekend. ‘Wat we in deze steekproef aantreffen, is representatief voor de overige 95 procent. Omdat de controle onafhankelijk is uitgevoerd, wordt de uitkomst door zowel leverancier als retailer zonder problemen geaccepteerd.’

Laden van rolcontainers

Good Faith Receiving zorgt voor een snellere en efficiëntere goederentontvangst en vermindert de administratieve last. Omdat leveranciers en retailers in goed vertrouwen samenwerken, krijgt de onderlinge relatie een positieve impuls. Met als resultaat betere gesprekken over de oorzaak en het voorkomen van fouten. Uit de cijfers van RAS blijkt dat het aantal fouten binnen een jaar na implementatie van Good Faith Receiving met 60 procent daalt. In de fashion-sector is de daling het grootst. ‘Maar dat is ook de sector met de grootste foutenkans. Het gaat vaak om kleding met verschillende maten en kleuren, waarbij een fout snel is gemaakt’, weet Ashfaq.

RAS verzorgt ook onafhankelijke steekproefcontroles op het gebied van orderpicking of directe levering aan winkels. Het proces dat het meest wordt onderschat, betreft het consolideren van goederen op de expeditievloer en het laden van vrachtwagens. ‘Als je een fout maakt tijdens het orderpicken, gaat het maar om één product. Maar als je een fout maakt met het laden van een rolcontainer, gaat het meteen om twintig, vijftig, honderd of tweehonderd producten. Een grote Britse retailer ontdekte dat 3 procent van alle ladingdragers naar de verkeerde winkel werd gebracht. Dat heeft grote impact op de voorraad in die winkels’, stelt Ashfaq. ‘Wij controleren niet alleen of de juiste ladingdragers in de juiste winkels belanden, maar ook of ze bij de juiste winkel worden gelost.’

Totale impact 2,1 procent

Opgeteld zorgen alle fouten ervoor dat de beschikbaarheid van goederen 2,1 procent lager is dan noodzakelijk. Met andere woorden: 2,1 procent van de klanten koopt niets omdat ze het gewenste product niet aantreffen in de winkel. Of ze kiezen een ander product en kopen noodgedwongen rode in plaats van de niet voorradige groene appels. Ashfaq: ‘Vaak gaat het om fouten die onopgemerkt blijven als je niet regelmatig controles uitvoert. De voordelen van die controles wegen ruimschoots op tegen de kosten daarvan. En ze brengen het doel dichterbij: dat de juiste producten in de juiste hoeveelheden op het juiste moment op de juiste locatie zijn.’