Hesselberg verbetert beschikbaarheid van onderdelen rondom de poolcirkel

Hoe krijg je defecte bouwmachines en heftrucks in het noorden van Noorwegen zo snel mogelijk weer aan de praat? De Hesselberg Group implementeerde daartoe de supply chain planning-software van Blue Ridge. Tijdens Webinar Wednesday vertelde Thomas Bach-Nilsen hoe zijn bedrijf daarmee de beschikbaarheid van onderdelen flink heeft opgekrikt.

Door Marcel te Lindert

Het verzorgen van onderhoud en service aan bouwmachines en vorkheftrucks is een uitdaging in Noorwegen. Dat geldt met name voor het langgerekte en dunbevolkte deel ten noorden van Trondheim. De servicemonteurs van de Hesselberg Group moeten soms 600 kilometer afleggen voordat ze bij de volgende klant zijn. ‘Dat leidt tot lange rijtijden. En in de winter is het bieden van een goede service nog lastiger’, meldt Thomas Bach-Nilsen, chief information officer bij Hesselberg.

Hesselberg levert onder meer bouwmachines en vorkheftrucks van merken als Komatsu en Linde in Noorwegen. In het noorden van Zweden levert het bedrijf ook mijnbouwmachines. ‘Als een machine in een ijzermijn of een containtertruck in de haven stilvalt, kunnen de kosten oplopen tot duizenden euro’s per uur. We beschikken over bijna 150 servicemonteurs die elke dag opnieuw onderdelen nodig hebben. De grote afstanden en extreme weersomstandigheden stellen hoge eisen aan de beschikbaarheid en distributie daarvan. Als we storingen niet op tijd verhelpen, riskeren we flinke boetes’, legt Bach-Nilsen uit.

Problemen met forecasting

Vorig jaar heeft Hesselberg een nieuw centraal distributiecentrum voor onderdelen geopend. Op een vloeroppervlak van 5000 vierkante meter liggen 6500 onderdelen op voorraad. Daarnaast telt het assortiment nog eens 14.600 onderdelen die Hesselberg niet op voorraad heeft. ‘Het assortiment is niet eens zo heel groot, maar de planning is complex. Zonder een geavanceerde tool voor voorraadplanning kost het veel manuren om het assortiment te beheren. Met het risico dat er fouten gemaakt worden en we in de problemen komen’, aldus Sverre Rosmo, general manager Nordics bij Blue Ridge.

Blue Ridge is de leverancier van de supply chain software die Hesselberg het afgelopen jaar heeft geïmplementeerd. Het bedrijf had een meer dan tien jaar oud planningssysteem dat niet langer voldeed en vervangen moest worden. Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze op de software van Blue Ridge. ‘Wat planning in de service-industrie zo complex maakt, zijn de problemen met forecasting. De diversiteit in onderdelen is groot. De vraag verschilt per regio en per seizoen. En er zijn veel slowmovers waarnaar slechts sporadisch vraag is’, verklaart Rosmo.

Scenario’s doorrekenen

Met name het managen van servicelevels is een uitdaging in de service-industrie. De software van Blue Ridge heeft eerst een ABC-classificatie in het assortiment van Hesselberg aangebracht. ‘De software laat zien wat de consequenties zijn als de servicelevels van de A-, B- en C-artikelen omlaag schieten. Klanten kunnen daartoe zes verschillende scenario’s definiëren. Per scenario berekent de software wat de beschikbaarheid is en hoeveel voorraad wordt opgebouwd. Door verschillende scenario’s te draaien, krijgen planners een goed gevoel van de risico’s. Ze kunnen een scenario uitproberen, dat vervolgens automatisch wordt uitgevoerd.’

Wat voor Hesselberg de doorslag heeft gegeven in de zoektocht naar een nieuw planningssysteem, is de demonstratie die Blue Ridge gaf. Die was niet gebaseerd op een PowerPoint-presentatie met een heleboel aannames, maar op een live demonstratie met een echte dataset van Hesselberg. ‘We konden met eigen ogen zien wat we van de software mochten verwachten. Baseer je keuze niet op de slides van de leveranciers, maar kijk onder de motorkap’, adviseert Bach-Nilsen.

Overtroffen verwachtingen

De implementatie startte in december 2020 en werd nog geen half jaar later afgerond. De ingebruikname verliep niet via een big bang, maar gefaseerd. ‘Goed projectmanagement is het allerbelangrijkste. Alle stappen waren tot in detail gepland. Een enkele keer mondde het overleg met de programmeurs van Blue Ridge en van ons eigen ERP-systeem uit in te lange discussies. Maar die hebben we snel afgekapt en knopen doorgehakt. Daardoor bleven we op schema’, zegt Bach-Nilsen.

Een half jaar na de ingebruikname door Hesselberg zijn de eerste verbeteringen zichtbaar. De servicelevels zijn gestegen van 85 naar 97 procent. Tegelijkertijd zijn de voorraadniveaus met 25 procent gedaald en is de verkoop van de belangrijkste onderdelen met 35 procent gestegen. ‘Deze resultaten hebben onze verwachtingen overtroffen. Daarnaast is de productiviteit op het gebied van supply chain planning gestegen. We hebben nu minder planners nodig, maar die zijn wel beter opgeleid’, aldus Bach-Nilsen.

Tool voor prijsoptimalisatie

Hesselberg is nog niet klaar. Het bedrijf gaat nog meer investeren in training. De scope van de planningssoftware wordt uitgebreid, zodat straks de voorraad in alle lokale depots en alle 125 servicebussen in de voorraadplanning wordt meegenomen. Bach-Nilsen: ‘In elke regio gebruiken we weer andere onderdelen. Als we daar meer zicht op hebben, kunnen we de lokale voorraden daar beter op aanpassen. Ook willen we de tool niet alleen gebruiken voor onderdelen, maar ook voor andere producten, zoals onze machines. Tot slot onderzoeken we nu hoe we de tool voor prijsoptimalisatie kunnen inzetten.’

Met name in deze tijd kan software voor prijsoptimalisatie van grote waarde zijn. Door de tekorten en vertragingen in internationale supply chains stijgen de kosten. Rosmo: ‘De vraag is welk deel van die kosten kan worden doorberekend aan klanten. De meeste bedrijven hebben geen enkel idee en tasten in het duister. Dan wordt het lastig om je concurrentiepositie te handhaven.’