Mestergruppen: succesvolle implementatie dankzij perfecte voorbereiding

De Noorse doe-het-zelf-retailer Mestergruppen heeft met succes de supply chain software van Blue Ridge geïmplementeerd. Binnen acht weken na de ingebruikname is de investering al bijna terugverdiend. Tijdens een webinar van Supply Chain Media en Blue Ridge legt Ove Berger van Mestergruppen uit wat dit project zo succesvol heeft gemaakt. ‘Onze aanpak heeft de selectie van de juiste softwareleverancier erg eenvoudig gemaakt.’ 

Door Marcel te Lindert 

Mestergruppen is Noorwegens grootste leverancier van bouwmaterialen. Het bedrijf levert niet alleen aan bouwbedrijven, maar heeft ook 420 doe-het-zelf-winkels in Noorwegen en Zweden. De afgelopen jaren is Mestergruppen snel gegroeid, onder andere door overnames. Dat heeft geresulteerd in een gefragmenteerd IT-landschap. ‘Onze IT-directeur vertelde onlangs dat hij is gestopt met het tellen van ERP-systemen’, lacht Ove Berger, senior supply chain specialist bij Mestergruppen.

Ondanks dit gefragmenteerde IT-landschap heeft Mestergruppen met succes de supply chain software van Blue Ridge geïmplementeerd. Dat succes is geen kwestie van toeval, stelt Sverre Rosmo, general manager van Blue Ridge in Scandinavië. ‘Het is niet alleen een kwestie van goed of slecht projectmanagement. Een software-implementatie omvat een groot aantal opeenvolgende stappen waarbij bijna het hele bedrijf betrokken is. Als één van die stappen te lichtvaardig wordt opgevat, kan dat het hele project en zelfs het bedrijf in gevaar brengen.’

Doorgronden van problemen

Het project startte met de constatering dat de retailtak van Mestergruppen met verschillende problemen kampte. Het bedrijf heeft veel tijd gestoken in het doorgronden van deze problemen. ‘We hadden geen grip op de servicelevels en op de voorraad. We hadden het gevoel dat de voorraad niet in balans was, maar geen idee hoever die uit balans was. En we hadden te veel out-of-stocks. Dat alles had impact op onze reputatie in de markt, op onze financiële positie en op onze relatie met toeleveranciers’, stelt Berger.

Mestergruppen had al snel in de gaten dat geen van de gebruikte ERP-systemen de functionaliteit bezat om meer grip te krijgen op servicelevels en voorraden. En nog meer detaillering in de gebruikte spreadsheets zou ook geen oplossing bieden. Het alternatief was implementatie van een best-of-breed softwaresysteem van een leverancier met de nodige expertise op dit punt. Voordat de retailer daadwerkelijk op zoek ging naar een geschikte softwareleverancier werden eerst de behoeften nauwgezet in kaart gebracht.

Niet laten afleiden of misleiden

Een belangrijke behoefte betrof de optimalisatie van inkoop en toelevering. Mestergruppen beschikt niet over één centraal distributiecentrum voor alle 420 winkels, maar over verschillende warehouses die afzonderlijk inkopen bij minstens honderd leveranciers. ‘We wilden allereerst het rendement van de inkoopoperatie maximaliseren. Daarnaast zagen we dat die leveranciers rondjes reden langs onze warehouses, maar bij inkoop werd daarmee geen rekening gehouden. We zochten naar mogelijkheden om alle verschillende inkooporders te combineren tot volle vrachtwagens’, legt Berger uit.

Een andere behoefte was multi-echelon voorraadoptimalisatie en classificatie van artikelen op onder meer omloopsnelheid en andere criteria. ‘We hebben deze behoeften vertaald naar concrete ‘use cases’ die we hebben getoetst bij de toekomstige gebruikers in de verschillende warehouses. We wilden ervan verzekerd zijn dat we de behoeften in voldoende detail in kaart hadden gebracht. Ook omdat we wisten dat softwareleveranciers ons zouden verleiden tot investeringen in andere oplossingen. We wilden ons niet laten afleiden of misleiden.’

Vijftien scenario’s voorgelegd

Mestergruppen nodigde verschillende softwareleveranciers uit om te laten zien wat ze in huis hadden. Daarvan heeft het bedrijf veel geleerd, beaamt Berger. ‘We hebben dat gebruikt om onze behoeften nog scherper neer te zetten. Maar eerlijk gezegd klonken alle verhalen van softwareleveranciers te mooi om waar te zijn. De mogelijkheden leken onbegrensd. De standaard demo’s van de leveranciers boden geen duidelijkheid. Daarom hebben we vijftien verschillende scenario’s opgesteld waarin onze problemen tot uitdrukking kwamen.’

De scenario’s werden voorgelegd aan een select aantal softwareleveranciers met de vraag hoe ze die met hún software zouden afhandelen. Het team van Berger heeft de antwoorden samen met de toekomstige eindgebruikers gekwantificeerd, geëvalueerd en vertaald in een score. De uitslag leidde tot verbazing. ‘Het bleek dat we een overduidelijke winnaar hadden. Deze aanpak met de vijftien scenario’s heeft het ons eigenlijk erg gemakkelijk gemaakt om de juiste softwareleverancier te kiezen.’

Gedetailleerde projectaanpak

Minstens zo belangrijk als de juiste software is een goede implementatie. Daarom is het goed vóór ondertekening van het contract de verschillende softwareleveranciers te vragen naar hun aanpak. Vraag hen om een gedetailleerde omschrijving van het project inclusief de gebruikte methodologie, de planning, de betrokken partijen en de inschatting van de werklast – niet alleen voor de softwareleverancier, maar ook voor andere betrokken partijen en natuurlijk het bedrijf zelf. ‘Als een bedrijf daar niet om vraagt, is het onze morele plicht dat ter tafel te brengen. Ook worden daarbij eventuele problemen vroegtijdig blootgelegd. Een softwareleverancier kan niet verwachten dat elk bedrijf weet wat bij een project als dit komt kijken’, aldus Rosmo.

Een ander aandachtspunt voordat het contract met een softwareleverancier daadwerkelijk wordt getekend, betreft de doorontwikkeling van de software. Die moet immers niet alleen nú voldoen, maar ook in de toekomst. Belangrijk dus om te weten hoe de roadmap eruitziet. ‘En wordt nieuwe functionaliteit automatisch ter beschikking gesteld? Of moet er extra betaald worden voor elke ontwikkeling of uitbreiding’, vraagt Berger. ‘Voor ons was het belangrijk dat we de software van Blue Ridge in de toekomst kunnen koppelen met verschillende ERP-systemen en inzetten op andere terreinen.’

Binnen acht weken terugverdiend

Een succesvolle implementatie hangt ook af van het commitment binnen het bedrijf: van de aandeelhouders die het project moeten financieren en het management dat verantwoordelijkheid moet nemen tot de eindgebruikers die ermee moeten werken. Het helpt daarbij om concrete doelen te definiëren en inzicht te geven in de return on investment (ROI). Berger: ‘Ik durf het bijna niet hardop te zeggen, maar acht weken na de ingebruikname hebben we de investering al bijna terugverdiend. Onze voorraadwaarde is met ruim 11 procent gedaald, terwijl ons servicelevel – dat al boven de 97 procent lag – met 1 procent is gestegen.’

Als belangrijke succesfactor noemen Berger en Rosmo de projectmatige aanpak. Ze onderschrijven het motto uit het leger: ‘Perfect project preparation prevents poor performance’. Dat betekent dat alle beslissingen en de opvolging daarvan moeten worden vastgelegd, zodat duidelijk is wat ieders verantwoordelijkheid is. Een andere succesfactor is het uitschrijven van de use cases en het voorleggen daarvan aan de eindgebruikers. Dat heeft voor het nodige draagvlak gezorgd. ‘En daarnaast trainen, trainen en nog eens trainen’, vult Berger aan. ‘Laat dat over aan de leverancier, die is daarin gespecialiseerd. Ook als je zelf voldoende kennis hebt over het gebruik van het systeem betekent dat niet dat je ook goed bent in het overdragen van die kennis.’