Complexe vaccinatiecampagne vergt connected planning

Webinar Wednesday stond deze week in het teken van de vaccinatiecampagne: hoe krijg je zes verschillende soorten vaccins met ieder zijn eigen karakteristieken en bewaarcondities zo snel mogelijk in 17 miljoen bovenarmen? En hoe zorg je ervoor dat de vele honderden betrokken stakeholders bij dit project allemaal over dezelfde informatie beschikken? Drie sprekers gaven in dit door Supply Chain Media georganiseerde webinar het antwoord.

Door Mirjam Hulsebos 

Jan Fransoo is als professor Operations & Logistics Management verbonden aan Tilburg University en TU/Eindhoven. Zoals iedereen met enige logistieke kennis zag ook hij dat de kartrekkers van de Nederlandse vaccinatiecampagne – het ministerie van VWS, het RIVM en de 25 onafhankelijke GGD-organisaties – een denkfout maakten. Gedacht werd: wij hebben de meest efficiënte griepvaccinatiecampagne ter wereld. Die infrastructuur kunnen we ook gebruiken voor de Covid-19-vaccinaties. De realiteit was echter dat het speelveld op veel fronten anders was: andere randvoorwaarden, andere beperkingen, andere business rules.

In januari meldden zich dagelijks wel 300 mensen bij het ministerie van VWS die hun diensten aanboden. Onder hen ook Jan Fransoo. Met dit verschil: hij maakte onderdeel uit van een groep supply chain professionals en lean experts die hun diensten pro bono aanboden. Nog belangrijker was dat ze geen enkel belang hebben bij deze industrie. In het team zitten naast academici ook mensen van ASML, Heineken en vijftien andere Nederlandse bedrijven. Bovendien beschikt het team over een grote groep studenten die modellen kunnen maken. ‘Na een pitch van een half uur waren we binnen’, zegt Fransoo. Vanaf eind januari is de groep bij de vaccinatiecampagne betrokken.

Massavaccinatie en fijnmazige vaccinatielocaties

Hoe ziet het speelveld eruit? Fransoo: ‘In de eerste plaats is de situatie in ieder land anders. Nederland krijgt de leveringen via de EU, qua aantallen geleverde vaccins lopen we dus in de pas met de andere EU-landen. Maar omdat de gezondheidssystemen in die landen heel verschillend in elkaar zitten, zal ieder land zijn eigen supply chain moeten bouwen.’ Nederland kent een decentraal systeem waarbij de zorg een mix is van private en publieke taken. In dit geval ligt de coördinatie bij het RIVM en de uitvoering voor een groot deel bij 25 onafhankelijke GGD-organisaties en 5000 huisartsen. Daarnaast spelen de ziekenhuizen en langdurige zorgorganisaties een rol in het inenten van hun eigen personeel en bewoners. Het RIVM en ministerie organiseren dit alles wel, maar er is geen line of command.

Een tweede karakteristiek is dat je in deze campagne zowel massavaccinatie nodig hebt als fijnmazige vaccinatielocaties dichtbij burgers. Het is niet of-of, maar en-en. Naast de grootschalige priklocaties van de GGD’s en de fijnmazige vaccinaties door huisartsen moet de supply chain ook worden voorbereid op out-of-the-box oplossingen. Fransoo: ‘Stel dat straks uit analyses blijkt dat de vaccinatiebereidheid onder jongeren laag is. Misschien wil je dan wel vaccineren op een festivalterrein. Wat heb je daarvoor nodig? Hoe regel je dan de logistiek, de registratie wie een vaccin heeft gehad, de eventuele opvolging met een tweede prik?’

Product supply chain

De markt wordt momenteel gedomineerd door schaarste. De supply chain heeft alle karakteristieken van een product supply chain: leveranties zijn niet erg betrouwbaar, want het zijn nieuwe producten waarvoor de productiecapaciteit nog op stoom moet komen. Forecasts voor leveringen zijn nauwelijks te maken, omdat er ontzettend veel onzekerheden zijn. Nederland heeft afspraken met zes vaccinproducenten. Die vaccins moeten allemaal onder andere condities worden bewaard en vervoerd. Zo is de houdbaarheid van AstraZeneca veel langer dan die van Pfizer en Moderna als het vaccin eenmaal op koelkasttemperatuur is. Van het Janssen-vaccin dat momenteel nog in het goedkeuringsproces zit, hoeft maar één prik gegeven te worden.

Lastig is niet alleen dat de bewaarcondities van de zes vaccins allemaal anders zijn, maar dat er ook nog eens in een later stadium nieuwe instructies kunnen volgen. Het Pfizer-vaccin moest bijvoorbeeld oorspronkelijk bewaard worden bij -80 graden Celsius en was daarna vier dagen houdbaar op koelkasttemperatuur. Nu hebben ze ontdekt dat je het vaccin twee weken voor ontdooien al kunt bewaren op -25 graden, vergelijkbaar met het vaccin van Moderna. Tot slot zijn er continu veranderingen in de regelgeving. Zo blijkt dat verschillende landen het EMA-advies en het advies van fabrikanten verschillend interpreteren, wat dan weer leidt tot aanpassingen van de regels.

Én service supply chain

Behalve een product supply chain is het echter ook een service supply chain, zegt Fransoo. ‘Je hebt immers niet alleen een vaccin nodig, maar ook een prikker en een bovenarm. Die drie moeten allemaal op dezelfde locatie op dezelfde tijd bij elkaar komen. De capaciteitsplanning is derhalve heel kritisch. Daarom creëert Nederland momenteel een surplus aan prikkers, zodat we op ieder moment de vraag aan kunnen.’ Nederland kiest ook voor zorgvuldigheid om het vertrouwen van de bevolking niet te beschamen. ‘In Duitsland hebben ze nu bijvoorbeeld wel de vaccins van AstraZeneca, de priklocaties en de prikkers, maar geen mensen die dit vaccin willen hebben omdat het een slechte naam heeft gekregen.’

Kortom, je kunt je product supply chain nog zo goed op orde hebben, als er geen klanten zijn houdt het op. Fransoo concludeert: ‘Normaal gesproken bouw je je capaciteit op een forecast. Het lastige is nu echter dat er geen betrouwbare forecast is: niet van de te leveren vaccins en niet van de mensen die een vaccin willen. We hebben alleen een heleboel mogelijke scenario’s en een doel: vóór 1 juli iedereen die een vaccin wil ook een vaccin geven. Het is dus eigenlijk reverse S&OP.’

Connected planning

Automatisering van de S&OP is het specialisme van Anaplan. Deze leverancier ontwikkelde dan ook een oplossing voor het vaccinatievraagstuk. Head of Industry & Partner Solutions Ara Gopal beaamt dat de complexiteit gigantisch is. ‘Je hebt te maken met heel veel dataflows, business rules en constraints, die ook nog eens continu veranderen. En die bovendien in ieder land anders zijn. Misschien nog wel complexer is het grote aantal stakeholders dat overeenstemming moet vinden en vervolgens op basis van dezelfde data beslissingen moet nemen. Zij hebben naast supply chain-uitdagingen met nog veel meer vraagstukken te maken: hoe bereik ik alle bevolkingsgroepen? Hoeveel callcenter-medewerkers moet ik inzetten? Hoe voorkom ik negatieve krantenkoppen?’

Wat daarnaast meespeelt, is dat er geen tijd is om een grote enterprisetool te implementeren. Je moet iets hebben wat nu werkt en zo eenvoudig is dat alle betrokken partijen ermee uit de voeten kunnen. Gopal: ‘Ons doel is om de Excels die nu worden gebruikt de wereld uit te helpen. We willen alle partijen laten werken met dezelfde set aan data op basis van een unified data model.’ Inmiddels is de door Anaplan ontwikkelde oplossing live in de eerste Amerikaanse staat. ‘Alles rondom vaccindistributie staat erin. We hebben connecties naar alle data-aanleverende systemen. Bovendien kunnen mensen hun eigen Excels uploaden. Het resultaat is dat iedereen beschikt over dezelfde data waardoor er sneller betere beslissingen genomen kunnen worden’, aldus Gopal.

Cloud based

Tata Consultancy Services is een van de bureaus die door meerdere regeringen worden ingehuurd om advies te geven en is daarom betrokken geweest bij de inrichting van het systeem. ‘Er is op dit moment ontzettend veel behoefte aan een cloud based connected planning tool’, zegt Muralidharan Murugesan, Global Head Strategic Solutions bij Tata. Dan kunnen meerdere partijen vanaf iedere willekeurige locatie eenvoudig inloggen. ‘Er is behoefte aan een tool waarin je alle data kunt laten samenkomen, waarmee je scenario’s kunt doorrekenen en waarmee je forecasts kunt maken. Het moet bovendien een agile platform zijn dat je makkelijk kunt uitrollen, want zoals Ara Gopal al zegt is er geen tijd voor een langdurig implementatietraject.’

Tot slot heb je volgens Murugesan ook een heel robuust systeem nodig dat de benodigde schaal aankan. ‘Want wereldwijd hebben we het over 5 miljard mensen die een vaccin moeten krijgen, verdeeld over 219 landen. Omdat je van de meeste vaccins twee prikken nodig hebt en er veel verspilling optreedt vanwege de strikte bewaarcondities, verwachten we dat er wereldwijd 12 miljard doses nodig zijn. Vanwege de schaarste ligt het ambitieniveau voor de priksnelheid nu op 27 miljoen vaccins per dag, en het liefst zou je die snelheid willen opvoeren zodra de productiecapaciteit dat toelaat.’

Na enkele staten in de VS introduceren nu meerdere landen de oplossing van Anaplan. Een enorme verbetering, zegt Murugesan. ‘Vooral omdat we nu alles kunnen koppelen: locatieplanning, distributieplanning, resource planning, expense planning. Je ziet meteen wat de consequenties zijn van een bepaalde beslissing, zodat je je beter kunt voorbereiden. Dit gaat bijdragen aan het verlagen van de verspilling en verhogen van de vaccinatiesnelheid.’