Reinders automatiseert e-fulfilment schoolartikelen in één ‘big bang’

Reinders uit Oisterwijk, een leverancier van onderwijsproducten en -diensten, ging in januari in één keer over naar een nieuwe webshop, een nieuw CRM, een nieuw ERP-systeem én Astro WMS. Gedurfd, maar het in één keer implementeren van vier nieuwe systemen door Consafe Logistics pakte goed uit. Marjolijn Bertens, teamleider Logistiek: ‘Al in de eerste maand hadden we nauwelijks issues.’

Reinders levert zijn producten aan basisscholen en kinderopvang. ‘Ze kunnen via onze webshop 12.000 artikelen bestellen, waarvan we er 9000 altijd op voorraad hebben. Daaronder natuurlijk heel veel leermiddelen, maar verder gaat het van plakstiften tot inrichting, en van speeltoestellen tot softwarepakketten. De webshop, het ERP-systeem én ons WMS moeten als één geoliede machine functioneren’, aldus Bertens (foto).

‘Het paste bij onze groeiambities om alles in één ‘big bang’ tegelijk te implementeren. Het is zeker spannender, maar als je met betrouwbare partijen werkt en de communicatie goed regelt, win je enorm aan efficiency. We wilden het heel praktisch houden, voor onszelf, maar vooral voor onze klanten. Die willen primair bezig zijn met het leerklimaat, en niet met voorraadbeheer.’

Best practice

‘Vier nieuwe systemen in één keer implementeren, is zeker een risico’, stelt Lead consultant Sander Adriaensen van Consafe Logistics. ‘Maar doordat Reinders er intern een sterk team voor had vrijgemaakt, konden we heel effectief werken. De totale doorlooptijd van het project was minder dan een jaar. Wat mij betreft een best practice.’

De omschakeling werd bewust in januari gepland. Bertens: ‘De grote piek in ons werk ligt in juni en juli, als de zomervakantie begint en scholen hun bestellingen doen voor het nieuwe schooljaar. Januari is traditioneel een rustige maand.’ Het nieuwe systeem functioneerde de eerste maand al direct voor 99 procent foutloos. Bestellingen van klanten via de webshop kwamen goed binnen in het WMS, en er waren ook nauwelijks tot geen fouten bij het picken en uitleveren van orders.

‘Heel belangrijk in onze logistiek is ook het packen. Alles gaat bij ons in opvallend gekleurde dozen. Alle artikelen die in één doos gaan, worden automatisch gewogen en gemeten. Als de bestelling in de doos compleet is, moet het gewicht kloppen. Dat is voor 99 procent goed gegaan’, aldus Bertens, die ook laat weten blij te zijn met Astro WMS. ‘Het WMS werkt optimaal samen met de webshop en met het administratieve proces voor bijvoorbeeld factureren en retourneren.’

Sturen op pieken en dalen

Nu het hele nieuwe systeem een aantal weken draait, merkt Bertens dat haar rol verandert. ‘Er zitten zoveel mogelijkheden voor analyse en monitoring in het systeem, dat ik veel meer kan sturen op bijvoorbeeld pieken en dalen. Alle acties op de vloer kun je volgen. We hebben echt het gevoel dat we weer helemaal toekomstproof zijn!’