Erasmus MC kiest voor dynamisch voorraadbeheer in crisistijd

Het Erasmus MC start als grootste academisch ziekenhuis van Nederland met het dynamisch aansturen van voorraad. Een nieuw systeem voor voorraadbeheer, Slim4 van Slimstock, maakt het mogelijk de voorraad optimaal aan te sturen en inzichtelijker te maken, waardoor er meer controle is. Hiermee bespaart het universitair medisch centrum kosten en verhoogt het de operationele efficiëntie. De meerwaarde is uiteraard voor de patiënt.

‘Wij zijn dankzij deze stap waarschijnlijk het eerste ziekenhuis met dynamisch voorraadbeheer’, meldt René Dullaart, manager Inkoop bij het Erasmus MC (foto). ‘Ik verwacht op korte termijn een aantal verbeterprocessen. Daarmee helpen we de operationele mensen die voorraadbeheer doen direct in hun tijdsbesteding en verbeteren we de efficiëntie van het voorraadbeheer.’

Dat dat nodig is, bleek ook uit een recente publicatie in Supply Chain Magazine. Martijn van Berg, afdelingshoofd logistiek & facilitair bij het Dijklander Ziekenhuis, stelt daarin dat ziekenhuizen onvoldoende aandacht hebben voor kosten van voorraad en logistieke activiteiten. Een fikse kostenreductie is volgens hem dan ook mogelijk. Jan Scheffer, expert in zorglogistiek, stelt in hetzelfde artikel dat een besparing van ruim een miljard euro realistisch is.

Artsen beslissen

Ook Bas Mulder van logistiek dienstverlener Hospital Logistics laat in het blad weten dat het voorraadbeheer in de ziekenhuizen stukken beter en goedkoper kan. Datzelfde geldt voor het assortimentsbeheer. ‘We maken regelmatig overzichten van de besparingen die we met standaardisatie kunnen bereiken, maar je krijgt het er nergens door. Vaak zijn het uiteindelijk de artsen die beslissen en dan blijft het zoals het is.’

Het Erasmus MC beheert de voorraad vanuit een centrale voorraadlocatie van 2500 m² waar 2000 producten op voorraad liggen. Daarnaast zijn er meer dan 10.000 medische middelen die decentraal op medische afdelingen op voorraad liggen.

Proactief voorraadbeheer

Ziekenhuizen streven 100 procent beschikbaarheid van producten na om continuïteit van de zorg te kunnen garanderen. Zonder de juiste gereedschappen voor voorraadbeheer wordt er ruimer gerekend dan in de praktijk nodig is. Handmatig voorraad beheren brengt het logische effect mee dat er bijvoorbeeld veel derving van producten plaatsvindt. Dullaart: ‘Je bent heel reactief bezig, terwijl je proactief moet zijn.’

Volgens hem biedt Slim4 de oplossing voor een efficiëntere manier van werken. ‘Nu kunnen we met één druk op de knop progressie maken in plaats van handmatig lijstjes te moeten draaien en gegevens aan elkaar te moeten knopen. Alleen de manier waarop we in staat zijn om de dynamiek grafisch te maken, spreekt al meer tot de verbeelding. Het geeft zoveel meer gevoel bij de lastige beslissingen die je dagelijks moet nemen’, aldus Dullaart.

Kansen voor de hele zorgsector

De manager Inkoop voorziet in de toekomst kansen voor de hele zorgsector. Hij is ervan overtuigd dat de sector veel kosten kan vermijden door andere keuzes te maken. ‘Op het moment dat je aan de voorkant kosten maakt voor producten, die je vervolgens weg moet gooien in verband met een geëxpireerde THT-datum, dan weet je dat je stappen moet maken’, aldus Dullaart.

Toch zijn er volgens hem ook al heel veel mooie dingen gebeurd tussen zowel ziekenhuizen als andere zorginstellingen onderling in crisistijd. ‘We zijn continu op zoek naar artikelen en hielpen elkaar allemaal uit de brand. Wanneer iemand uit de producten liep, dan ging er een noodsignaal naar de collega’s. Hoe mooi zou het zijn als iedereen op dit systeem zou zitten, zodat we gewoon een nationaal inzicht hebben in onze gezamenlijke voorraad.’