Connected Planning maakt van elke disruptie een kans

Covid-19 laat zien dat het veel supply chains ontbreekt aan slagkracht. Elke schakel in de keten maakt zijn eigen planning, maar het ontbreekt vaak aan een tool die al die planningen met elkaar verbindt. In een op 9 juli gehouden webinar demonstreerde PwC hoe het platform van Anaplan is ingezet om de slagkracht van een farmaceutisch bedrijf te vergroten. ‘Als bedrijven snel en efficiënt kunnen reageren, zijn disrupties opeens niet meer zo disruptief.’ 

Door Marcel te Lindert

Het coronavirus trof bedrijven van twee kanten. Aan de ene kant raakte de aanvoer van grondstoffen en componenten verstoord, terwijl aan de andere kant onverwachte pieken en dalen in de klantvraag optraden. Dat stelde bedrijven voor nieuwe vraagstukken. Welke klantorders worden vertraagd door de verstoorde aanvoer van die ene leverancier? Welke producten kunnen we überhaupt nog verkopen? ‘In dergelijke situaties staat of valt alles met transparantie in de keten en snelheid in de besluitvorming’, stelt Marjolein Cuypers, supply chain manager bij PwC in België.

In traditionele ketens laat die snelheid te wensen over. Informatie wordt overgedragen van schakel naar schakel, waardoor het vaak dagen en soms zelfs weken duurt voordat cruciale informatie de juiste mensen verderop in de keten bereikt. ‘Met de digitale tools van vandaag kunnen we die snelheid drastisch verhogen’, verklaart Cuypers. ‘Daarmee kunnen we een ecosysteem creëren waarin we de planning van klanten en de eigen verkoopteams kunnen koppelen aan de planningen van distributie, productie, inkoop en zelfs leveranciers. Op die manier kunnen we razendsnel en efficiënt reageren, waardoor de disrupties van vandaag opeens niet meer zo disruptief zijn. Sterker nog: bedrijven kunnen een disruptie dan in hun voordeel ombuigen en hun concurrentiepositie versterken.’

Connected Planning

Cuypers introduceert de term Connected Planning. Het afbreken van de silo’s binnen het bedrijf maakt het mogelijk om de verschillende planningen met elkaar te verbinden en daarmee de basis te leggen voor samenwerking over de verschillende afdelingen heen. Cuypers: ‘Dat hoeft niet beperkt te blijven tot de volumes die we moeten inkopen, produceren en distribueren. We kunnen ook een koppeling maken met de financiële planning, zodat we inzicht krijgen in omzet en kosten. Veel bedrijven worstelen met het vertalen van volumes in financiële waarde, maar dat is noodzakelijk om de link te kunnen leggen met onze financiële en commerciële collega’s. Die denken nu eenmaal in euro’s. Als we die link niet leggen, blijven we hangen in die silo’s die we juist willen afbreken.’

Veel bedrijven zijn al bezig om hun planning op strategisch en tactisch niveau te koppelen. ‘Dat is wat we Sales & Operations Planning noemen. Maar het is ook zaak om de planningen op operationeel niveau te koppelen, zodat we snel kunnen reageren als er iets onverwachts gebeurt in de markt of in de aanvoerketen. De investeringen in Connected Planning betalen zich terug door een betere balans tussen vraag en aanbod, door een betere service aan klanten, door een betere productmix en door een betere marge. Daarnaast nemen de buffers af in de vorm van doorlooptijden en voorraden. Dat levert cash op, wat juist in deze tijd zo welkom is.’

Significant lagere voorraden

PwC heeft met ondersteuning van het platform van Anaplan Connected Planning geïmplementeerd bij een farmaceutisch bedrijf in België. Dit bedrijf levert aan drogisterijen in heel Europa via een groot aantal lokale warehouses, die bevoorraad worden door een groot aantal leveranciers uit Europa. ‘De vraag waarmee de lokale vestigingen werden geconfronteerd, werd onvoldoende gecommuniceerd met de leveranciers. Dat leidde tot hoge minimale bestelhoeveelheden en lange levertijden met erg hoge voorraadniveaus als resultaat’, legt Cuypers uit.

Het bedrijf benaderde PwC met de vraag hoe de supply chain wendbaarder en flexibeler kon worden ingericht. Het team van Cuypers richtte vervolgens een control tower in met een centrale planner die zicht heeft op de volledige keten. Die planner is daardoor in staat om orders uit de verschillende markten te consolideren en de minimale bestelhoeveelheden over meerdere landen te verdelen. Het leidde tot een betere onderhandelingspositie met de leveranciers, waardoor het bedrijf kortere levertijden kon bedingen. Het eindresultaat: significant lagere voorraden. ‘Belangrijk was ook de mogelijkheid om ‘what if’-scenario’s te draaien. Dat is met name in tijdens zoals deze van groot belang. Wie kan analyseren wat de impact van een plotselinge stijging of daling van de vraag is, is beter voorbereid op de toekomst. Dat betaalt zich uit.’

Snelheid van implementatie

De keuze voor Anaplan had te maken met de flexibiliteit en de snelheid van implementatie. In een paar weken bleek het mogelijk een concrete toepassing te ontwikkelen en een eerste proof of concept te implementeren. De eerste voordelen van de nieuwe werkwijze werden direct zichtbaar. ‘Anaplan is een cloud-based-platform waarmee we elk planningsproces kunnen modelleren. Het maakt het mogelijk een planningsoplossing te ontwikkelen die volledig is aangepast aan de bedrijfsvoering. Die oplossing is eenvoudig op te schalen en uit te breiden, wat ons in staat stelt verschillende planningen met elkaar te verbinden.’

Tijdens het webinar wordt de vergelijking gemaakt met Excel. Veel planners gebruiken nog altijd Excel, maar merken dat het lastig is om met collega’s te delen hoe hun oplossing werkt. Dat helpt niet om vertrouwen bij collega’s te creëren. Anaplan is niet alleen veel robuuster dan Excel, maar maakt ook de onderliggende intelligentie zichtbaar. ‘Het heeft de flexibiliteit van Excel, wat het mogelijk maakt om in crises als deze snel een nieuw model of dashboard te bouwen. Maar dan zonder het gedoe met datafouten en versiebeheer’, stelt Cuypers.

Corona-dashboard

Cuypers’ collega Bert Appels geeft een demonstratie van de oplossing die PwC voor het farmaceutisch bedrijf heeft ontwikkeld. Hij toont een dashboard dat de impact van het coronavirus op de vraag weergeeft. Het dashboard laat de curve zien van de oorspronkelijke vraagvoorspelling naast de curves die de best case- en worst case-scenario’s symboliseren. In de grafiek daarnaast zijn deze vraagpatronen vertaald naar omzetcijfers. Een KPI toont hoeveel omzet het bedrijf de komende twaalf maanden misloopt. De gebruiker kan met een paar klikken dezelfde cijfers per productgroep of regio op het scherm toveren. ‘Het voordeel van Anaplan is dat gebruikers eenvoudig nieuwe scenario’s kunnen creëren en met elkaar vergelijken’, stelt Appels.

Appels toont meer scenario’s. Wat is het effect op de productiecapaciteit als in één fabriek vanwege ‘social distancing’ minder mensen aan het werk kunnen worden gezet? Wat is het effect als het warehouse in Amsterdam vanwege een lockdown niet meer bevoorraad kan worden vanuit het warehouse in Frankfurt? ‘Vervolgens kunnen we met deze tool eenvoudig masterscenario’s creëren waarin de totale impact van alle subscenario’s zichtbaar wordt’, stelt Appels. ‘Deze oplossing is in korte tijd ontwikkeld door consultants van PwC. Daar is geen gespecialiseerde kennis van IT-experts voor nodig. Ook supply chain professionals kunnen eenvoudig zelf nieuwe modellen en dashboards ontwikkelen.’