Van efficiënt naar effectief voorraadbeheer

Het vakgebied voorraadbeheer lijkt in een paar weken compleet te zijn veranderd. Normaal is alles erop gericht de juiste spullen op de juiste plek te hebben, tegen de laagst mogelijke kosten. Maar de laatste tijd ging het vooral om ‘overleven’ en zorgen dat je bedrijf überhaupt kan blijven draaien.

Opeens waren het heel andere vragen waar supply chain-mensen zich het hoofd over moesten breken. Welke zaken hebben acuut aandacht nodig? Hoe ontwikkelt zich de vraag nu mijn historische data geen enkele voorspellende waarde meer hebben? Hoe zorg ik dat m’n belangrijkste artikelen voorrang krijgen? Zijn er voldoende orders onderweg en welke orders moet ik juist annuleren?

Maar ook de manier van beslissingen nemen, ging op de schop. Teams moesten vanuit huis met behulp van videoconferencing overleggen en remote inloggen op voorraadapplicaties. Waar ze voorheen bij wijze van spreken wekenlang konden vergaderen om tot een besluit te komen, moesten er nu snel, ingrijpende maatregelen worden genomen. Of de ware leider nu maar op wilde staan.

Lessen delen

We zijn in korte tijd van efficiënt naar effectief voorraadbeheer overgeschakeld. Het is nog te vroeg om conclusies te trekken, maar een paar lessen wil ik toch alvast delen.

De eerste is dat je als bedrijf altijd met scenario’s moet werken. Uiteraard had niemand een pandemie van deze omvang zien aankomen, maar een basaal draaiboek voor supply chain-verstoringen was achteraf toch wel handig geweest. In zo’n noodplan regel je bijvoorbeeld hoe je binnen je bedrijf per direct alle focus op je A-artikelen en A-klanten krijgt. Of hoe je, als de toevoer van artikelen wegvalt, snel alternatieve leveranciers kunt inschakelen.

Ketensamenwerking

Een andere les die ik trek, is dat ketensamenwerking nog veel belangrijker is dan we al dachten. Bedrijven bellen zich momenteel een slag in de rondte met klanten en  leveranciers om te kijken hoe ze zich met elkaar door deze onzekere tijd heen kunnen slaan. Hierbij geldt: wie goed doet, goed ontmoet! Bedrijven die in het verleden hun leveranciers uitknepen en alleen maar op kosten hebben gedrukt, krijgen nu de rekening gepresenteerd.

Laten we de komende tijd goed kijken hoe we binnen voorraadbeheer de juiste balans tussen efficiency en effectiviteit kunnen vinden. Stel daarbij kritische vragen aan uzelf. Was het achteraf wel zo verstandig om dat assortiment telkens maar weer verder uit te breiden? En was het wel zo handig om voor die goedkope leveranciers te kiezen met onzekere, lange levertijden? De coronacrisis heeft de bakens verzet, het is nu tijd voor bezinning.

Jan Kraaijeveld, business development manager bij Slimstock