IT-puzzel vraagt om holistische benadering

Keep it simple, stupid. Ik heb het vaak gehoord en zelf in projecten succesvol in de praktijk toegepast. Het adagium ‘Simpel beginnen, succes creëren en doorbouwen’ is daaraan gelieerd en werkt in het kader van change management vaak erg goed. Probleem is dat de IT-puzzel meestal niet simpel is, zoals ik in de dagelijkse praktijk van supply chain-projecten zie. Supply chain-transformatieprogramma’s waarbij supply chain-planningtechnologie – gek genoeg vaak advanced planningsystemen genoemd – goed wordt toegepast, kunnen echter fantastische resultaten geven.

Door Henk Jan Rijkse

Het correct en compleet modelleren van supply chains en daar vervolgens planning- en optimalisatietechnologie op toepassen, biedt ongekende mogelijkheden. Denk alleen al aan goede ketentransparentie, kloppende simulaties en slimme plannen die ook echt integraal in de operationele praktijk kunnen worden vertaald en uitgevoerd. Zo heeft een multinationaal ingrediëntenbedrijf, waar ik bij betrokken was, nu ketenbreed een correct inzicht en kan het snel ‘optimale’ afwegingen maken in productiekeuzes, voorraadopbouw, (re-)allocatie, sourcing en risicomanagement. Essentieel in de snel veranderende businesscontext van dit bedrijf.

Technologie-inhoudelijk zit ‘m de crux vaak in het correct kenschetsen van de supply chain en het goed ondersteunen bij het maken van al dan niet optimale plannen. Het venijn zit ‘m daarbij in de details – laat ik maar niet verder ingaan op het niet te onderschatten belang van correcte masterdata en de tijdige beschikbaarheid van juiste transactiedata; vaak een hoofdpijndossier.

Over details gesproken: recent heb ik zeer intensief in de keuken kunnen kijken bij een project waar machine learning wordt ingezet. Ook hier is de nieuwste technologie op zichzelf geen wondermiddel: voor het correct bepalen van de impact van weersinvloeden waren bijvoorbeeld toch echt data op het laagste niveau in de supply chain noodzakelijk – op winkelniveau en tijdgefaseerd. Op geaggregeerd niveau bleken andere effecten meer invloed te hebben; rekening houden met weerdata werkte zelfs verstorend.

Snel zichtbaar succes

Bochten al dan niet onbedoeld afsnijden om ‘simpel te beginnen’ lijdt uiteindelijk tot veel hoofdpijn in een project. Het staat op gespannen voet met alle slimmigheid in geavanceerde supply chain-toepassingen waar alles met alles kan samenhangen en versimpelingen of fouten op één plek direct een ‘optimaal’ plan op een andere plaats onuitvoerbaar of waardeloos kunnen maken. Toch willen we graag ‘simpel beginnen’, liefst met snel zichtbaar succes.

Gezien de aard van integrale supply chain-planningtechnologie is het belangrijk het grotere geheel goed te overzien om de impact van tijdelijke versimpelingen goed te kunnen inschatten. Dat is lastig als we snel zichtbaar succes willen.

Simpel beginnen betekent vaak ook dat gebruikers van al die fantastische supply chain-systemen nog steeds allerlei stand-alone Excel-bestanden gebruiken omdat niet goed in al hun informatie- en planningsbehoeften wordt voorzien. Niet goed voor de bereidheid met al dat moois te gaan werken. Ook niet met het oog op het gewenste resultaat: het is ‘m juist vaak om een goede integrale planning te doen, dus zonder allerlei lokale spreadsheets.

Bij het eerder genoemde ingrediëntenbedrijf is er pas echt grote waarde met de supply chain tools gecreëerd toen alle productieprocessen, het hele volume, alle gedetailleerde (technische) voorraadopbouw en -uitwisselingsopties en alle onderlinge samenhangen tussen de fabrieken correct werden meegenomen. Tot het zover was, was iedereen nog vooral met allerlei Excels bezig en zat het systeem vooral in de weg. Gelukkig had de directeur een goede en duidelijke visie en het geduld om deze te realiseren; ik vraag me af of het zonder tot een goed eind was gekomen.

Magic Quadrant

Wanneer je het goed wilt doen, is deze materie eigenlijk te complex om snel en eenvoudig aan te pakken en tegelijkertijd te waardevol, en vaak ook te kostbaar, om het risico te lopen dat een implementatie halverwege strandt.

In dat verband is het opmerkelijk dat ik veel bedrijven zie die bij het selecteren van supply chain tools het Magic Quadrant van Gartner raadplegen en enkel op basis van posities daarin een select aantal leveranciers benaderen. Het zakelijk bij elkaar passen – zowel inhoudelijk als projectmatig – lijkt mij echter belangrijker voor succes dan het maken van een ogenschijnlijk ‘veilige’ keuze. Waarmee ik overigens niet zeg dat de diverse kwadranten en leveranciersinzichten niet zeer waardevol zijn.

Klassiekers als het belang van een echte noodzaak om te veranderen, heldere en duidelijke doelstellingen, een goede uitgewerkte visie, een capabel en gedreven team, inclusief ‘doeners’ in een project en actief commitment van senior management zijn en blijven een essentiële basis voor een succesvolle implementatie van de supply chain-planning. Wanneer het op één van deze punten niet goed zit, wordt het duwen en trekken om een project succesvol af te ronden.

Voor een supply chain-planningproject is het echter minstens zo belangrijk om goede tools te kiezen, correct en compleet te modelleren en een en ander goed te voeden. Het is een heel gebalanceer om zaken die in een tool niet mogelijk of slechts tegen zeer hoge meerkosten te realiseren zijn, goed in de dagelijkse praktijk te laten landen, als het al mogelijk is.

Niet te simpel maken dus!

Henk Jan Rijkse is director bij Supply Chain Company. Hij heeft veel ervaring met het begeleiden van supply chain-transformatieprogramma’s waarbij in de loop der jaren een breed scala aan supply chain-planningsystemen is geïmplementeerd.